Jak korzystać z KSEF od 1 stycznia 2022 r.

Przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur określać będą dodawane z początkiem 2022 r. art. 106na-106ne ustawy o VAT. Przepisy te uzupełniać będą przepisy wykonawcze, które zawiera przygotowane przez resort finansów rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Przepisami tymi będą określone:

5)    rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;

6)    sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień;

7)    sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur;

8)    dane faktury ustrukturyzowanej, których podanie umożliwia dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

Przepisami § 2 projektowanego rozporządzenia określone są uprawnienia podmiotów uprawnionych do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Uprawnieniami tymi mają być uprawnienie do:

4)    nadawania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (uprawnienia te przysługiwać mają podmiotom wskazanym w § 2 ust. 2 projektowanego rozporządzenia),

5)    wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych (uprawnienia te przysługiwać mają podmiotom wskazanym w § 2 ust. 3 projektowanego rozporządzenia),

6)    wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ustawy o VAT, będących fakturami ustrukturyzowanymi (uprawnienia te przysługiwać mają podmiotom wskazanym w § 2 ust. 4 projektowanego rozporządzenia).

Sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KrajowegoSystemu e-Faktur oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień określają przepisy § 3-6 projektowanego rozporządzenia. Z przepisów tych wynika, że nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur ma być dokonywane na dwa sposoby.

Przede wszystkim nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dokonywana ma być za pomocą oprogramowania interfejsowego dostępnego na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (zob. § 3 ust. 1 pkt 1 projektowanego rozporządzenia).

Szczegółowe zasady, jakie mają obowiązywać w tym zakresie określają przepisy § 4 i § 5 projektowanego rozporządzenia.

Ponadto nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur ma być możliwe na podstawie złożonego w postaci papierowej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (zob. § 3 ust. 1 pkt 2 projektowanego rozporządzenia; oznaczony symbolem ZAW-FA projektowany wzór tego zawiadomienia stanowi załącznik do projektowanego rozporządzenia).

Ten sposób dostępny ma być dla podatników niebędących osobami fizycznymi, organów egzekucyjnych oraz komorników nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się w sposób wskazany w § 7 ust. 1 projektowanego rozporządzenia (zob. § 6 ust. 1 projektowanego rozporządzenia).

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymagać będzie uwierzytelnienia oraz weryfikacji posiadanych uprawnień (§ 7 ust. 1 projektowanego rozporządzenia).

Uwierzytelnienie to ma być dokonane na jeden z czterech  sposobów, tj.:

1)    kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub

2)    kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, lub

3)    podpisem zaufanym i

4)    wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego oraz jego uprawnień – po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1–3

(§ 7 ust. 1 pkt 1-4 projektowanego rozporządzenia).

Krajowy System e-Faktur umożliwiać będzie między innymi dostęp do faktur ustrukturyzowanych (zob. art. 106nd ust. 2 pkt 5 ustawy o VAT).

Dostęp ten ma być możliwy po podaniu danych wskazanych przepisami § 8 projektowanego rozporządzenia, tj.

1)    numeru identyfikującego daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, o którym mowa w art. 106nd ust. 2 pkt 8 ustawy o VAT,

2)    numeru faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT,

3)    numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy albo informacji o braku identyfikatora;

4)    imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy albo informacji o braku tych danych;

5)    kwoty należności ogółem.

Źródło:: projekt z 25 listopada 2021 r. rozporządzenia ministra finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.