Nie zwlekaj ze zdobyciem uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

Obecnie podatnicy posiadający rozbudowane struktury często działają jako niezależne byty w ramach jednej organizacji. Wystawieniem faktur zajmują się wyspecjalizowani w tym zakresie pracownicy, wykorzystujący do tego celu programy do fakturowania. Faktury po ich wystawieniu przekazywane są do działu księgowości.

Inaczej wygląda kwestia związana z otrzymywaniem faktur zakupowych. Faktury te przeważnie trafiają na wyznaczoną skrzynkę mailową, ale mogą być także dostarczane w tradycyjny sposób, tj. pocztą w formie papierowej. Odebrane faktury zakupowe przekazywane są do osób w organizacji, które są odpowiedzialne za ich akceptację, a dopiero po jej uzyskaniu są przekazywane do działu księgowości.

Niektórzy podatnicy decydują się również na powierzenie wystawiania faktur podmiotom zewnętrznym, tj. biurom rachunkowym, które także prowadzą ich rozliczenia podatkowe. W związku z tym po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego, podatnicy przekazują do biur rachunkowych otrzymane faktury zakupowe.

Jeszcze bardziej skomplikowany wydaje się proces wystawienia i obiegu faktur zakupowych w JST, które składają się z wielu jednostek organizacyjnych. Pomimo tego, że są one jednym podatnikiem VAT i posługują się tym samym NIP, to zarówno proces wystawienia, jak i odbierania faktur w praktyce bywa często zdecentralizowany, a zatem przebiega odrębnie w każdej poszczególnej jednostce organizacyjnej.