E-faktury w KSEF

Biuro obsługujące kilkudziesięciu klientów nie będzie logować się do KSeF ręcznie przy każdej fakturze. Token KSeF rozwiązuje część problemu, ale ma niezmienny zestaw uprawnień, a od 2027 roku ustępuje miejsca certyfikatowi KSeF. Pokazujemy, jak poukładać uwierzytelnianie i uprawnienia w biurze, żeby działały w skali i przetrwały zmianę zasad.

Ministerstwo Finansów uruchomiło w aplikacji Podatnika KSeF 2.0 funkcję zgłaszania faktur wyłudzeniowych. Dla biur rachunkowych to nowy element procedury comiesięcznego nadzoru nad klientami. Pokazujemy, jak nowy mechanizm działa, kiedy go używać i jakie kroki powinny stać się standardem w pracy biura.

Klient dzwoni w panice. W aplikacji Podatnika KSeF zobaczył fakturę wystawioną na swój NIP, której nigdy nie zatwierdzał. Kwota jest wysoka, kontrahent nieznany, termin płatności już minął. To klasyczna faktura wyłudzeniowa (potocznie tzw. scam) — próba oszustwa wystawiona na cudze dane bez wiedzy podatnika.

Ministerstwo Finansów udostępniło w aplikacji Podatnika Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) funkcję zgłaszania takich dokumentów. W tym poradniku wyjaśniamy, jak nowy mechanizm działa, kiedy go używać i co biuro rachunkowe powinno zrobić, gdy klient zgłosi się z podejrzeniem oszustwa.

Obowiązkowy KSeF działa już od kilku miesięcy, dlatego można ocenić nie tylko założenia systemu, ale także jego funkcjonowanie w codziennej praktyce. Sprawdź, jakie zmiany proponuje Ministerstwo Finansów, czego nauczyły pierwsze produkcyjne wdrożenia i na jakie kwestie warto zwrócić uwagę w najbliższych miesiącach.

Aplikacja Podatnika KSeF pozwala bezpłatnie wystawiać i odbierać faktury oraz obsługiwać ich obieg w KSeF. Nie w każdym przypadku oznacza to jednak, że będzie najwygodniejszym rozwiązaniem do codziennej pracy. Sprawdź, gdzie w praktyce przebiega granica jej możliwości i dowiedz się, co warto policzyć przed wyborem narzędzia do obsługi KSeF.

Wystawienie faktury korygującej  poza  Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) wbrew obowiązkowi, nie pozbawia  nabywcy prawa  do  odliczenia VAT  z tego dokumentu. Nie ma również wpływu  na moment korekty „in minus”  VAT naliczonego po stronie nabywcy, który ją otrzymał. Tak wynika z odpowiedzi MF 2026 na interpelację poselską. Sytuację tę trzeba jednak  odróżnić od szczególnych trybów wystawiania faktur VAT, takich  jak:  tryb awarii, tryb niedostępności KSeF oraz tryb offline24. Sprawdź, dlaczego.

Rozliczenie VAT od usług transportowych dla kontrahenta zagranicznego zależy m.in. od statusu nabywcy, miejsca rozpoczęcia i przebiegu transportu oraz państwa siedziby kontrahenta. Sprawdź, kiedy usługa podlega opodatkowaniu w Polsce, jak wystawić fakturę i w których ewidencjach należy ją wykazać. Dowiesz się również, jakie zasady mają zastosowanie do transportu na rzecz osoby prywatnej oraz kontrahentów z UE i spoza UE.

Wizualizacja faktury w KSeF, która różni się od faktury ustrukturyzowanej zapisanej w systemie, może zostać uznana za tzw. pustą fakturę. Takie ryzyko istnieje nawet wtedy, gdy dokument PDF zawiera wszystkie obowiązkowe dane faktury VAT. Wtedy wystąpi obowiązek zapłaty wynikającego z niej VAT. Potwierdził to dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej. Sprawdź, co jeszcze grozi za wystawienie takiego dokumentu.

Ustawa o VAT w pewnych przypadkach wymaga podawania na fakturach adnotacji mających postać konkretnych wyrazów, m.in.: „odwrotne obciążenie” lub „mechanizm podzielonej płatności”. Dlatego trzeba sprawdzić, w jaki sposób wymagane oznaczenia są wykazywane w e-fakturze. W strukturze  KSeF występują też dodatkowe adnotacje, nieprzewidziane wprost przepisami podatkowymi. Z tekstu dowiesz się m.in.: kiedy adnotacje na e-fakturach są obowiązkowe, czy oznaczenie MPP można stosować na zapas oraz jak traktować dodatkowe znaczniki w KSeF.

Po częściowym wejściu obowiązkowego KSeF Ministerstwo Finansów konsultuje pierwszą dużą zmianę w architekturze systemu: model zdarzeń biznesowych i nową synchronizację zmian dla faktur. Brzmi technicznie, ale konsekwencje są jak najbardziej praktyczne dla biur rachunkowych. Pokazujemy, na czym polega propozycja, co miałaby zmienić w codziennej pracy i co jest już przesądzone, a co dopiero do ustalenia.

Wokół UPO narosło w biurach sporo nieporozumień, od przekonania, że trzeba je obowiązkowo archiwizować przez pięć lat, po mylenie go z numerem KSeF. Wyjaśniamy, czym dokładnie jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru, czym różni się od numeru KSeF i co przepisy naprawdę mówią o przechowywaniu faktur oraz samego UPO.

Pytanie wraca w biurach przy niemal każdej rozmowie o KSeF: jak długo trzymać UPO? Obiegowa odpowiedź, „pięć lat, bo tyle wynosi przedawnienie", jest jednocześnie niedokładna co do liczby i nietrafiona co do samego obowiązku. Zanim jednak przejdziemy do przechowywania, warto ustalić, czym UPO w ogóle jest, bo właśnie z tym bywa największy problem.

Pełnomocnictwo KSeF to nie wszystko – samo nadanie uprawnień w systemie nie zawsze oznacza, że biuro rachunkowe może działać w imieniu klienta. Sprawdź, kiedy reprezentacja w KSeF jest możliwa, jakie dokumenty warto przygotować i na co zwrócić uwagę, aby prawidłowo zgłaszać działania w imieniu przedsiębiorcy.