E-faktury w KSEF

Wizualizacja faktury w KSeF, która różni się od faktury ustrukturyzowanej zapisanej w systemie, może zostać uznana za tzw. pustą fakturę. Takie ryzyko istnieje nawet wtedy, gdy dokument PDF zawiera wszystkie obowiązkowe dane faktury VAT. Wtedy wystąpi obowiązek zapłaty wynikającego z niej VAT. Potwierdził to dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej. Sprawdź, co jeszcze grozi za wystawienie takiego dokumentu.

Ustawa o VAT w pewnych przypadkach wymaga podawania na fakturach adnotacji mających postać konkretnych wyrazów, m.in.: „odwrotne obciążenie” lub „mechanizm podzielonej płatności”. Dlatego trzeba sprawdzić, w jaki sposób wymagane oznaczenia są wykazywane w e-fakturze. W strukturze  KSeF występują też dodatkowe adnotacje, nieprzewidziane wprost przepisami podatkowymi. Z tekstu dowiesz się m.in.: kiedy adnotacje na e-fakturach są obowiązkowe, czy oznaczenie MPP można stosować na zapas oraz jak traktować dodatkowe znaczniki w KSeF.

Ministerstwo Finansów uruchomiło w aplikacji Podatnika KSeF 2.0 funkcję zgłaszania faktur wyłudzeniowych. Dla biur rachunkowych to nowy element procedury comiesięcznego nadzoru nad klientami. Pokazujemy, jak nowy mechanizm działa, kiedy go używać i jakie kroki powinny stać się standardem w pracy biura.

Klient dzwoni w panice. W aplikacji Podatnika KSeF zobaczył fakturę wystawioną na swój NIP, której nigdy nie zatwierdzał. Kwota jest wysoka, kontrahent nieznany, termin płatności już minął. To klasyczna faktura wyłudzeniowa (potocznie tzw. scam) — próba oszustwa wystawiona na cudze dane bez wiedzy podatnika.

Ministerstwo Finansów udostępniło w aplikacji Podatnika Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) funkcję zgłaszania takich dokumentów. W tym poradniku wyjaśniamy, jak nowy mechanizm działa, kiedy go używać i co biuro rachunkowe powinno zrobić, gdy klient zgłosi się z podejrzeniem oszustwa.

Biuro obsługujące kilkudziesięciu klientów nie będzie logować się do KSeF ręcznie przy każdej fakturze. Token KSeF rozwiązuje część problemu, ale ma niezmienny zestaw uprawnień, a od 2027 roku ustępuje miejsca certyfikatowi KSeF. Pokazujemy, jak poukładać uwierzytelnianie i uprawnienia w biurze, żeby działały w skali i przetrwały zmianę zasad.

Po częściowym wejściu obowiązkowego KSeF Ministerstwo Finansów konsultuje pierwszą dużą zmianę w architekturze systemu: model zdarzeń biznesowych i nową synchronizację zmian dla faktur. Brzmi technicznie, ale konsekwencje są jak najbardziej praktyczne dla biur rachunkowych. Pokazujemy, na czym polega propozycja, co miałaby zmienić w codziennej pracy i co jest już przesądzone, a co dopiero do ustalenia.

Wokół UPO narosło w biurach sporo nieporozumień, od przekonania, że trzeba je obowiązkowo archiwizować przez pięć lat, po mylenie go z numerem KSeF. Wyjaśniamy, czym dokładnie jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru, czym różni się od numeru KSeF i co przepisy naprawdę mówią o przechowywaniu faktur oraz samego UPO.

Pytanie wraca w biurach przy niemal każdej rozmowie o KSeF: jak długo trzymać UPO? Obiegowa odpowiedź, „pięć lat, bo tyle wynosi przedawnienie", jest jednocześnie niedokładna co do liczby i nietrafiona co do samego obowiązku. Zanim jednak przejdziemy do przechowywania, warto ustalić, czym UPO w ogóle jest, bo właśnie z tym bywa największy problem.

Pełnomocnictwo KSeF to nie wszystko – samo nadanie uprawnień w systemie nie zawsze oznacza, że biuro rachunkowe może działać w imieniu klienta. Sprawdź, kiedy reprezentacja w KSeF jest możliwa, jakie dokumenty warto przygotować i na co zwrócić uwagę, aby prawidłowo zgłaszać działania w imieniu przedsiębiorcy.

Korekta JPK_VAT przy braku numeru KSeF budzi coraz więcej praktycznych wątpliwości, zwłaszcza w przypadku faktur wystawionych w trybie offline. Sprawdź, kiedy pojawia się obowiązek korekty ewidencji oraz jak interpretować przepisy dotyczące oznaczeń DI, OFF i BFK. Dowiesz się również, jakie podejście może być najbezpieczniejsze w praktyce rozliczeń VAT.

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w sektorze samorządowym wiąże się z koniecznością dostosowania złożonych struktur do nowych standardów cyfrowych. Sprawdź, jak przygotować systemy finansowo-księgowe do obsługi faktur ustrukturyzowanych oraz dowiesz się, jakie kroki organizacyjne musi podjąć Gmina, aby zapewnić sprawny przepływ dokumentacji.