Wizualizacja faktury w KSeF jako pusta faktura – ryzyko dla przedsiębiorcy

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) odniósł się niedawno  do kwestii podatkowych skutków sporządzenia i wysłania kontrahentowi wizualizacji faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, na gruncie przepisów dotyczących tzw. pustych faktur. Zrobił to w interpretacji indywidualnej z 5 maja 2026 r. (nr 0114-KDIP1-2.4012.88.2026.1.RST).

Z wnioskiem do dyrektora KIS o wydanie interpretacji zwróciła się spółka będąca czynnym podatnikiem VAT. Zamierzała ona wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSef), a także  udostępniać swoim  kontrahentom ich wizualizacje (w formacie PDF). Wizualizacja miała zawierać takie same obowiązkowe dane, jak wystawiona wcześniej faktura ustrukturyzowana. Dodatkowo – aby nie było wątpliwości co do tego, że stanowi ona odzwierciedlenie faktury w KSeF oraz że nie jest kolejną fakturą dokumentującą tę samą transakcję – miały się w niej również znajdować:

• numer KSeF faktury,
• data przesłania tej  faktury do KSeF oraz
• jej  kod weryfikacyjny (tzw. kod QR).

Ponadto wizualizacja PDF mogłaby zawierać – oprócz danych obowiązkowych znajdujących się na fakturze ustrukturyzowanej – także  dodatkowe dane (niebędące elementami określonymi w art. 106e i 106j ustawy o VAT), które jednak nie wpływałyby na klasyfikację przedmiotu transakcji. Może być również tak, że faktura ustrukturyzowana będzie zawierać informacje dodatkowe (niewymagane ustawą o VAT), których nie ma w wizualizacji PDF. Niektóre elementy wizualizacji mogłyby również prezentować dane w odmienny sposób, np. zawierać inną nazwę nagłówka (co nie wpływałoby na treść danych). Zarazem jednostka wyjaśniła, że zamiar zamieszczania w wizualizacjach faktur dodatkowych danych, o których była mowa wcześniej, wynikał z uwarunkowań biznesowych.

Spółka zwróciła się do dyrektora KIS o potwierdzenie jej stanowiska, że tak wystawiane i przesyłane kontrahentom wizualizacje faktur (PDF) nie są tzw. pustymi fakturami w rozumieniu art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.

Dyrektor KIS w wydanej interpretacji nie podzielił stanowiska spółki. Wskazał, że przepisy ustawy o VAT nie określają wymogów, jakie powinny spełniać dokumenty stanowiące wizualizacje faktur ustrukturyzowanych. Jednak wymagane jest zachowanie merytorycznej zgodności pomiędzy wizualizacją a danymi zapisanymi w pliku XML. Zatem dane zamieszczane w wizualizacji powinny być spójne z danymi zawartymi na fakturze wystawionej za pomocą KSeF.

W ocenie organu, wobec wskazanych przez spółkę różnic pomiędzy danymi znajdującymi się na fakturze ustrukturyzowanej i na wizualizacji PDF, nie można mówić o odzwierciedleniu faktury ustrukturyzowanej. Może to wprowadzać w błąd odbiorcę faktury co do warunków transakcji.

Dlatego organ uznał stanowisko spółki za nieprawidłowe.

Konsekwencją uznania wysłanej  przez podatnika  kontrahentowi wizualizacji faktury ustrukturyzowanej  (pliku XML w KSeF) za tzw. pustą fakturę może być konieczność zapłaty podwójnego VAT. Po pierwsze, z faktury wystawionej w KSeF, zaś drugi raz – z dokumentu potraktowanego przez niego jako jej wizualizacja.

Jak bowiem wynika z powołanego wcześniej art. 108 ust. 1 ustawy o VAT,  w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

Warto również nadmienić, że przedstawione niekorzystne dla przedsiębiorców stanowisko w tej kwestii fiskus prezentował już wcześniej. Za przykład mogą tutaj posłużyć m.in. interpretacje indywidualne dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej  z 17 kwietnia 2026 r. (nr 0113-KDIPT1-2.4012.49.2026.2.AJB) i z 29 kwietnia 2026 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.86.2026.1.JG) czy trzy tego rodzaju pisma z  ostatniego dnia kwietnia br. Chodzi o interpretacje dyrektora KIS  z 30 kwietnia 2026 r.:  nr 0114-KDIP1-1.4012.94.2026.1.MKA, nr 0114-KDIP1-1.4012.84.2026.2.EW oraz  nr 0114-KDIP4-2.4012.87.2026.1.MC.

Analiza powołanych wyjaśnień dyrektora KIS prowadzi do konkluzji, że wizualizacja faktury wystawionej w KSeF musi być jej wiernym odbiciem. Powinna ona zatem zawierać te same elementy, co faktura, której dotyczy. Nawet niewielkie odchylenia w tym względzie mogą skutkować uznaniem np. przez urząd skarbowy  przedmiotowej wizualizacji za pustą fakturę VAT.

Dyrektor KIS w wydanej  5 maja 2026 r. interpretacji indywidualnej po raz kolejny potwierdził, że jeśli faktura ustrukturyzowana wystawiona w KSeF oraz jej wizualizacja będą się różnić co do treści, to ten drugi dokument może być uznany za tzw. pustą fakturę (art. 108 ust. 1 ustawy o VAT). Będzie to rodzić obowiązek zapłaty podatku VAT również z tej wizualizacji.