Adnotacje na e-fakturach – jak wykazywać obowiązkowe oznaczenia w KSeF?

W określonych  przypadkach na fakturach należy podawać wyrazy (w formie dokładnie ustalonej przepisami):

• „metoda kasowa”,
• „samofakturowanie”,
• „odwrotne obciążenie” oraz „mechanizm podzielonej płatności”.

W tym celu w strukturze każdej e-faktury przewidziano odpowiednie pola, z których każde może mieć wartość:

• tak („1”) albo
• nie („2”).

Fiskus prezentuje ciekawe podejście dotyczące adnotacji odpowiadającej wyrazom „mechanizm podzielonej płatności”.

Stosowanie tego sposobu zapłaty (split payment) jest obowiązkowe w przypadku faktur, w których kwota należności przekracza 15.000 zł, obejmujących dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Wystawca faktury musi wtedy zamieścić na niej odpowiednią adnotację. W przeciwnym wypadku narazi się na dotkliwą sankcję  - 30% kwoty podatku.

Wśród niektórych podatników rozpowszechniła się praktyka zamieszczania wyrazów „mechanizm podzielonej płatności” bez  istnienia takiego obowiązku. Znalazło to faktyczną aprobatę w stanowisku zajmowanym przez organy podatkowe. Przykładowo w interpretacji z 19 maja 2026 r. (sygn.: 0112-KDIL1-3.4012.185.2026.1.KM) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że takie  postępowanie nie wiąże się z żadną sankcją, ponieważ nie stanowi naruszenia przepisów dotyczących wystawiania faktur.

Ustawa o VAT przewiduje szczególny sposób fakturowania w odniesieniu do podatników występujących jako drugi podmiot w tzw. transakcjach trójstronnych w procedurze uproszczonej.

Dotyczy to treści faktury, na której, zgodnie z treścią przepisów, trzeba podać wyrazy w konkretnie określonej formie:

• „VAT: Faktura WE uproszczona na mocy art. 135-138 ustawy o ptu” lub
• „VAT: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE”.

Takiej adnotacji odpowiada pole P_23 w strukturze e-faktury – może mieć ono wartość 1 (tak) albo 2 (nie).

Tutaj uwagę zwraca jednak sposób prezentowania wizualizacji e-faktury, zwłaszcza stosowany przez „oficjalną” Aplikację Podatnika KSeF udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Zauważmy, że  posługuje się ona wyrazami „Procedura trójstronna uproszczona”. Nie jest to formuła zgodna z konkretnymi wyrazami wyznaczonymi przepisami prawa. Należy jednak przyjąć, że wskazana rozbieżność nie powinna powodować negatywnych konsekwencji po stronie podatników.

Z drugiej jednak strony, można zauważyć, że wystawca faktury może dodać na dokumencie (w tym na jego wizualizacji) dodatkowe informacje będące powieleniem lub rozbudowaniem wskazanej adnotacji.

W każdej e-fakturze można się doszukać dodatkowych adnotacji odnoszących się do:

• procedury marży,
• zwolnień oraz
• dostawy wewnątrzwspólnotowej nowego środka transportu.

Jest to związane z obowiązkiem podawania na fakturze dodatkowych danych w określonych przypadkach.

Przykładowo, należy wskazać podstawę prawną zastosowanego przez podatnika zwolnienia albo dane dotyczące nowego środka transportu. Jeżeli odpowiednie pola mają wartość negatywną (nie), to informacje na ten temat nie muszą pojawiać się na wizualizacji e-faktury (co jest uzasadnione większą czytelnością dokumentu).

W strukturze e-faktury przewidziano dwa szczególne pola określane jako „znacznik członka GV” oraz „znacznik jednostki podrzędnej JST”. Nie mają one podstawy w przepisach prawa podatkowego, ale wynikają z potrzeby obrotu. Ich wypełnienie (wartość „tak” lub „nie”) jest jednak obowiązkowe.

Dotyczy to sytuacji, gdy nabywcą jest członek grupy VAT albo jednostka organizacyjna JST (np. urząd gminy, jednostka budżetowa taka jak szkoła albo samorządowy zakład budżetowy). Istotne jest to, że takie podmioty nie są podatnikami VAT – taki przymiot przysługuje odpowiednio: grupie VAT albo jednostce samorządu terytorialnego. Członek GV albo jednostka podrzędnej JST, choć mogą posiadać odrębny NIP, nie są wskazywani na e-fakturze jako nabywca.

Z drugiej strony, dane tych podmiotów (w tym zwłaszcza NIP) mogą być podane jako „podmiot trzeci”. Zaznaczenie wskazanych znaczników ma więc sprawiać, że na fakturze dodatkowo znajdą się dane członka grupy VAT albo jednostki podrzędnej JST.

Podatnik wystawiający e-fakturę powinien sprawdzić nie tylko to, czy dana adnotacja jest wymagana przepisami ustawy o VAT, ale także to, czy struktura KSeF przewiduje dla niej odrębne pole. Dotyczy to zarówno obowiązkowych oznaczeń, takich jak „mechanizm podzielonej płatności”, jak i dodatkowych znaczników technicznych, np. dla grup VAT oraz jednostek samorządu terytorialnego.