wyłączenia z ksef

Umowy z klientami a KSeF – zapisy dla biur rachunkowych

Umowy z klientami a KSeF: pobierz praktyczne wskazówki dla biur rachunkowych

Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla nowej, bardzo licznej grupy przedsiębiorców. Wymusza to zmiany nie tylko po stronie tych firm, ale również biur rachunkowych. Szczególnego znaczenia nabierają umowy z klientami w kontekście KSeF, ponieważ nowe przepisy wymagają dostosowania zasad współpracy, uprawnień oraz odpowiedzialności. Sprawdź, co powinno znaleźć się w umowie w związku z KSeF i jakie działania warto podjąć.

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest ogólnopolską platformą do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Umożliwia on wystawianie, przekazywanie i przechowywanie tzw. faktur ustrukturyzowanych, tj. o ujednoliconej strukturze logicznej. Chodzi o format xml zgodny ze strukturą logiczną  opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE). Przy czym od 1 lutego 2026 r. obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej jest struktura logiczna FA(3).

Jako podmioty zaangażowane w prowadzenie księgowości przedsiębiorców, biura rachunkowe  już wcześniej odgrywały dużą rolę w funkcjonowaniu KSeF (początkowo dobrowolnym). 

Od kiedy KSeF  jest obowiązkowy i kogo obejmie

Po 1 kwietnia 2026 r. znaczenie biur rachunkowych w tym zakresie będzie jeszcze większe. To dlatego, że wystawianie faktur za pośrednictwem tego systemu, który do tej pory obejmował  tylko  największe firmy, po tej dacie stanie się obowiązkowe dla  dużej liczby mniejszych przedsiębiorców.

Nadawanie uprawnień do KSeF

Jednym z najbardziej istotnych zagadnień związanych z funkcjonowaniem KSeF, jest nadawanie uprawnień w tym systemie. Jak wynika z art. 106nb ustawy o VAT, z sytemu mogą korzystać nie tylko podatnicy, ale również m.in. podmioty wskazane przez  podatnika, a także  osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z tego systemu, którym podatnik lub podmioty, o których była mowa wcześniej, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu.

To samo dotyczy innych niż ww. podmiotów, wskazanych przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.

Korzyści 
  • Sprawdzisz, z jakimi problemami muszą się zmierzyć biura rachunkowe w związku z wejściem KSeF;
  • Upewnisz się, czy KSeF wymusi zmianę umów biur rachunkowych z klientami;
  • Dowiesz się, jakie zapisy warto zawrzeć w umowie z klientem w przypadku KSeF.
KSeF w praktyce – konsultacje na żywo

KSeF w praktyce: pierwsze problemy już się pojawiają. Księgowi pytają o konkretne przypadki

W wielu firmach i biurach rachunkowych trwają już pierwsze testy pracy z Krajowym Systemem e-Faktur. I właśnie na tym etapie pojawiają się pytania, których często nie przewiduje się podczas analizy przepisów czy przygotowywania procedur. Jeśli masz pytania dotyczące KSeF, możesz skonsultować je na żywo z ekspertem podczas cyklu 3 spotkań poświęconych praktyce KSeF.

Ustawa o podatku od towarów i usług – komentarz do zmian wchodzących w życie 1 stycznia 2026 r.

Zmiany wprowadza ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.2023.1598) oraz ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U.2025.896). Ich celem jest podwyższenie limitu tzw. zwolnienia podmiotowego oraz umożliwienie składania zgłoszeń o zamiarze wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) faktur z załącznikiem.

Jak przekuć obowiązek KSeF w przewagę konkurencyjną?

Jak przekuć obowiązek KSeF w przewagę konkurencyjną?

Nadchodzący obowiązek wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w procesach fakturowania, która dotknie praktycznie wszystkich przedsiębiorców w Polsce.

Faktury uproszczone a KSeF

Faktury uproszczone a KSeF. MF zmienia rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur

Resort finansów przygotował projekt zmian w rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur, który dostosowuje przepisy do KSeF.  Projekt przewiduje trzy zmiany w treści niektórych szczególnych rodzajów faktur, z których dwie związane są z wprowadzanym obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Dowiedz się na czym polegają zmiany w wystawianiu faktur uproszczonych.

Na podstawie art. 106o ustawy o VAT minister właściwy do spraw finansów publicznych uprawniony jest do określania przypadków, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT. W oparciu o to upoważnienie wydane jest rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur.

Zwolnienie od VAT – jak wystawiać faktury po zmianach

Rozporządzenia określa między innymi zakres danych (węższy od standardowego) dla faktur dokumentujących dostawy towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2-6, 8-36 ustawy o VAT lub przepisów rozporządzenia w sprawie zwolnień od podatku VAT, jak również dla faktur wystawianych przez podatników korzystających z tzw. zwolnienia podmiotowego (zob. § 3 pkt 1 i 3 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur). Do danych tych obecnie numery VAT podatnika ani nabywcy.

Faktury dokumentujące transakcje zwolnienie z VAT a KSeF

W związku z wejściem w życie przepisów określających obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF pojawia się jednak potrzeba wskazywania numerów VAT podatnika i nabywcy na wskazanych fakturach.

Korzyści 

Po przeczytaniu tekstu dowiesz się:

Co się zmieni w rozporządzeniu w sprawie wystawianiu faktur w związku z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF i jakie zmiany nastąpią w wystawianiu faktur uproszczonych.

Polecamy też:

Testy KSeF 2.0 – harmonogram, integracja, nowe środowisko

Testy KSeF 2.0 już we wrześniu – sprawdź, jak przygotować się do zmian w testach i integracji

Testy KSeF 2.0 ruszają już we wrześniu 2025 r. 1 września 2025 r. Ministerstwo Finansów wyłączy dotychczasowe środowisko testowe KSeF 1.0. 30 września zastąpi je KSeF 2.0 – nowa wersja systemu, która od 1 lutego 2026 r. stanie się obowiązkowa dla wszystkich podatników. Wdrożeniu towarzyszą otwarte testy API, uruchomienie Modułu Certyfikatów i Uprawnień oraz testy Aplikacji Podatnika. Sprawdź, z jakich narzędzi możesz skorzystać i jak przygotować się do pracy w KSeF 2.0.

KSeF a faktury zagraniczne – jak wystawiać i doręczać dokumenty kontrahentom spoza Polski

KSeF a faktury zagraniczne – jak wystawiać i doręczać dokumenty kontrahentom spoza Polski

KSeF a faktury zagraniczne to temat, który budzi wiele pytań wśród księgowych, przedsiębiorców. Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy, ale co z rozliczeniami z kontrahentami spoza Polski. Dowiedz się, kiedy i jak wystawiać faktury ustrukturyzowane, w jakiej formie należy je doręczać oraz czy nowe przepisy wpływają na sposób rozliczania VAT przy transakcjach międzynarodowych.

Korzyści 

Po przeczytaniu tekstu:

  • Dowiesz się, czy i kiedy polski podatnik VAT musi wystawiać faktury w KSeF przy sprzedaży dla zagranicznych kontrahentów.
  • Sprawdzisz, jak nowe przepisy wpływają na moment powstania obowiązku podatkowego w VAT, np. przy WDT.
  • Przekonasz się, czy i kiedy zagraniczny dostawca może lub musi korzystać z KSeF w relacji z polskim nabywcą.
  • Otrzymasz praktyczne przykłady obrazujące, jak stosować przepisy w realnych sytuacjach handlowych.
Wystawianie faktur w KSeF a nabywca

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF a nabywca - tabela z podsumowaniem

Na razie wystawianie faktur w systemie ministerialnym, czyli KSeF, jest dobrowolne. Już za kilka miesięcy stanie się jednak obowiązkowe, a zakres tego obowiązku będzie zależał od rodzaju nabywcy. Sprawdź, jak wygląda obowiązek wystawiania faktur w KSeF a nabywca. Przygotowaliśmy praktyczne podsumowanie w formie tabeli.

Korzyści 

Po przeczytaniu:

Będziesz mieć dostęp do tabeli z podsumowaniem dotyczącym tego, jak po wejściu w życie obowiązkowego KSeF wystawiać faktury ze względu na rodzaj nabywcy. Pobierz 

obowiązek korzystania z KSeF a rodzaj nabywcy – praktyczne zestawienie.

Polecamy szkolenie online dotyczące KSeF:

Sprawdź komentarze ekspertów:

Więcej>>>

Awaria w KSEF – postępowanie

Postępowanie w razie awarii KSeF – tabela z kolejnymi krokami postępowania

Po wprowadzeniu od 1 lutego 2026 r. obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF mogą zdarzać się awarie tego systemu  (o dacie początkowej i końcowej takich awarii informować będzie najczęściej komunikat w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów). Jakie obowiązki w takich przypadkach będą ciążyć na podatnikach? Sprawdź w tabeli.

Korzyści 

Poznaj kolejne kroki postępowania w przypadku awarii KSeF.

Oglądaj szkolenie:

Awarie, niedostępności systemu i problemy techniczne a KSeF

Polecamy też:

Podatnicy obowiązani do wystawiania faktur przy użyciu KSeF – tabela z podsumowaniem

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF a nabywca - tabela z podsumowaniem

Więcej o KSeF>>>

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF – tabela

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF – tabela ze względu na rodzajów podatników

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie w życie już za kilka miesięcy i obejmie większość podatników prowadzących działalność gospodarczą w Polsce. Nie wszyscy jednak zostaną nim objęci. Sprawdź, kogo dotyczy ten obowiązek i zapoznaj się z tabelą podsumowującą sytuację poszczególnych grup podatników.

Korzyści 

Po zalogowaniu:

Będziesz mieć dostęp do tabeli, w której znajdziesz podsumowanie dotyczące rodzaju wystawianej faktury przy użyciu KSeF ze względu na rodzaj podatnika.

Przypominamy, że w Portalu FK stworzyliśmy zakładkę KSeF, w której znajdziesz komentarze ekspertów, porady i szkolenia video.

Sprawdź m.in.:

Podatek naliczony a KSEF

Odliczenie VAT w KSeF – najważniejsze ryzyka i praktyczne wskazówki dla księgowych

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa rewolucja podatkowa od ponad 30 lat. Choć większość ekspertów skupia się na procesie wystawiania faktur, prawdziwe wyzwanie dla księgowych kryje się po stronie odliczenia VAT w KSeF. Opóźnienia w systemie, brak trybu offline dla faktur zakupowych czy przesunięcie momentu odliczenia mogą poważnie zagrozić płynności finansowej firm. Sprawdź, jakie ryzyka musisz znać i jak już dziś przygotować klientów na nowe realia.

Korzyści 
  • Dowiesz się, jak uniknąć utraty prawa do odliczenia VAT w KSeF i ochronić płynność finansową klientów.
  • Zrozumiesz, jak działa różnica między datą wystawienia faktury (P1) a datą nadania numeru KSeF, i jakie to ma skutki dla rozliczeń.
  • Zrozumiesz, jakie pułapki kryją się w nowych przepisach i jak przygotować procedury w biurze rachunkowym.
  • Poznasz sprawdzone argumenty z orzecznictwa TSUE i WSA, które mogą być Twoją tarczą w sporach z fiskusem.
  • Zyskasz praktyczne wskazówki, dzięki którym będziesz krok przed innymi księgowymi.
  • Otrzymasz praktyczne wskazówki, jak rozmawiać z klientami o zagrożeniach KSeF, aby przygotować ich na nadchodzące zmiany.
Struktura FA(3) KSeF – nowe zasady fakturowania 2026

Struktura FA(3) KSeF – co się zmieni w e-fakturze od 2026 roku

Ministerstwo Finansów udostępniło roboczą wersję struktury FA(3), która zastąpi FA(2) w ramach KSeF od 2026 roku. Nowe rozwiązania uwzględniają postulaty zgłaszane w trakcie konsultacji. Zobacz, co się zmienia w nowej strukturze e-faktury FA(3).

Korzyści 

Po przeczytaniu tekstu:

Dowiesz się, na czym polegają zmiany w roboczej wersji struktury logicznej FA(3) w porównaniu z poprzednią wersją.

Przesunięcie KSeF 2026 – Ministerstwo potwierdza brak zmian

Przesunięcie KSeF? Ministerstwo potwierdza: terminy zostają bez zmian. Nowy projekt w II kwartale 2025 roku

Ministerstwo Finansów nie planuje przesunięcia KSeF – obowiązkowy system e-fakturowania ma wejść w życie zgodnie z zapowiedziami. Resort wciąż pracuje nad finalną propozycją nowego projektu. Ma on trafić pod obrany Rady Ministrów w II kwartale – tak wynika z odpowiedzi na interpelację nr 8479 dotyczącą Krajowego Systemu e-Faktur. Poznaj szczegóły.

Korzyści 

Po przeczytaniu tekstu dowiesz się:

Czy wiadomo, kiedy zostanie opublikowany nowy projekt ustawy o KSeF

Czy vacatio legis dla KSeF będzie wystarczające dla przedsiębiorców.

Polecamy też:

Nowości w KSeF – kluczowe zmiany, które musisz znać cz. 1

Nowości w KSeF – kluczowe zmiany, które musisz znać cz. 2

E-fakturowanie coraz bliżej a przepisów brak. Sprawdź, co już teraz musisz wiedzieć o obowiązkowym KSeF 2026

Obowiązkowe e-faktury od 2026 – nowe zasady i terminy w KSeF

Archiwalny Nowe zasady e-fakturowania w KSeF – ważne zmiany od 2026 roku

Przedsiębiorco, przygotuj się na nadchodzące zmiany w przepisach dotyczących e-faktur! Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy. Dowiedz się, jak wprowadzone zmiany mogą wpłynąć na Twój biznes – od możliwości wystawiania e-faktur dla konsumentów, przez opcje offline, aż po przedłużone terminy dostosowawcze dla mniejszych podatników. Zadbaj o przygotowanie i wykorzystaj czas na dostosowanie się do nowych wymogów.

W dniu 5 listopada 2024 r. opublikowany został projekt ustawy nowelizującej wprowadzającej zmiany dotyczące przepisów o obowiązku wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej KSeF). Zmiany wprowadzane tym projektem mają wejść w życie 1 lutego 2026 r., tj. w dniu wprowadzenia tego obowiązku.

Obowiązkowy KSeF przesunięty

Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą wystawiać tzw. faktury ustrukturyzowane (dalej:  e-faktury). Są to faktury wystawiane przy wykorzystaniu udostępnionego wzoru za pośrednictwem KSeF (zob. art. 2 pkt 32a ustawy o VAT). Przy czym w obecnym stanie prawnym wystawianie e-faktur jest dobrowolne, a dostarczanie takich faktur przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy (zob. art. 106na ust. 2 ustawy o VAT).

Miało się to zmienić od 1 lipca 2024 r., jednak zrezygnowano z wprowadzenia z tym dniem przepisów określających obowiązek wystawiania e-faktur. Aktualnie planowana data wprowadzenia tego obowiązku to 1 lutego 2026 r.

Decydując się na opóźnienie wprowadzenia przedmiotowego obowiązku Ministerstwo Finansów przeprowadziło liczne konsultacje z przedsiębiorcami. W efekcie tych konsultacji podjęto decyzję o wprowadzeniu zmian do przepisów wprowadzających obowiązek wystawiania e-faktur.

W dniu 5 listopada 2024 r. opublikowany został projekt ustawy nowelizującej wprowadzającej zmiany dotyczące przepisów o obowiązku wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej KSeF). Zmiany wprowadzane tym projektem mają wejść w życie 1 lutego 2026 r., tj. w dniu wprowadzenia tego obowiązku.

Korzyści 

Po przeczytaniu tekstu dowiesz się:

  • Jakie zmiany zakłada projekt ustawy w zakresie obowiązku wystawiania e-faktur;
  • Na czym polega etapowe wprowadzanie obowiązku wystawiania e-faktur? Których podatników dotyczy pierwszy etap;
  • Czy nowelizacja umożliwia dobrowolne wystawianie e-faktur na rzecz konsumentów? Jakie warunki muszą zostać spełnione;
  • Jakie są nowe zasady dotyczące wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących po wprowadzeniu obowiązku e-fakturowania;
  • Jakie wyjątki przewidziano dla podatników wystawiających faktury na niewielkie kwoty? Do kiedy obowiązuje okres przejściowy w tym zakresie;
  • Na czym polega możliwość wystawiania e-faktur w trybie „offline” i kto będzie mógł z niej skorzystać;
  • Jakie dodatkowe obowiązki nakłada projekt ustawy na wystawców e-faktur dotyczące danych na fakturze, np. NIP nabywcy;
  • Czy nowelizacja umożliwia przydzielanie identyfikatora zbiorczego przez KSeF? W jakich przypadkach można go użyć;
  • W jaki sposób Minister Finansów może rozszerzyć przypadki, w których nie będzie obowiązku wystawiania e-faktur.

Polecamy też:

KSeF: Ministerstwo Finansów zaktualizuje strukturę FA

Resort finansów przygotuje podręcznik na temat Krajowego Systemu e-Faktur

Już niedługo odbędą się kolejne konsultacje dotyczące KSEF

Już niedługo odbędą się kolejne konsultacje dotyczące KSEF

Resort finansów poinformował w komunikacie o  przygotowaniu założenia do drugiej ustawy nowelizującej ustawę o VAT oraz uzupełnienie założeń dotyczących rozwiązań biznesowych. Mają one ułatwić wdrożenie obowiązkowego KSeF. Ze względu na powódź konsultacje zostają przesunięte i ruszą na przełomie października i listopada. 

@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.