E-fakturowanie coraz bliżej a przepisów brak. Sprawdź, co już teraz musisz wiedzieć o obowiązkowym KSeF 2026

Obowiązkowy KSeF to dla firm duże wyzwanie, trzeba zmodyfikować swoje wewnętrzne procedury i dostosować systemy IT.Przypomnijmy, ż resort finansów przeprowadził audyt systemu KSeF i postanowił odroczyć wejście w życie obowiązkowego KSeF. Został przygotowany nowy projekt, który uwzględniał zgłaszane przez przedsiębiorców postulaty. Przedmiotem konsultacji była także struktura logiczna FA(3), struktura logiczna FA_RR(1) oraz koncepcja funkcjonowania załącznika do faktury w KSeF.

Konsultacje zakończyły się pod koniec listopada 2024 roku. Zgodnie z planami MF proces legislacyjny miał się zakończyć w I kwartale 2025 roku. Jak dotąd nie pojawiły się stanowiska zgłoszone w trakcie konsultacji.

1. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT), z uwzględnieniem etapowania:

• od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

2. Odroczenie do 31 lipca 2026 r., wprowadzenia niektórych innych rozwiązań, takich jak:

• wymóg podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury. Dotyczy to również faktur, za które płatność jest dokonywana w mechanizmie podzielonej płatności,
• utrzymanie dodatkowego odroczenia KSeF w odniesieniu do faktur wystawianych z kas rejestrujących,
• utrzymanie dodatkowego odroczenia terminu w zakresie kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF.

3. Umożliwienie stosowania tzw. trybu offline do końca 2026 r. przez wszystkich podatników.

4. Dopuszczenie wystawiania faktur konsumenckich w KSeF.

5. Zapewnienie w okresie przejściowym (do 30 września 2026 r.) podatnikom „wykluczonym cyfrowo”, gdzie skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka, możliwości wystawiania faktur w dotychczasowej formie.

6. Zapewnienie rozwiązań prawnych odpowiadających celowi tzw. wyrównania środowisk KSeF, tj. wprowadzenie pełnych funkcjonalności technicznych systemu obowiązkowego przed datą wejścia w życie przepisów, które nakładają na podatników obowiązek wystawiania faktur w KSeF. Zdaniem MF zabieg ten pozwoli na testowanie wszystkich rozwiązań przewidzianych w obowiązkowym KSeF 2026 „w praktyce”, w tym np. umożliwi testowanie wystawiania faktur poza systemem (offline) i ich wprowadzania do KSeF. Zakłada się, że wymiana środowiska produkcyjnego KSeF nastąpi w IV kwartale 2025 r.

W projekcie ustawy znajdują się propozycje zawierające:

• modyfikację struktury logicznej e-faktury m.in. w zakresie zasad wskazywania terminu płatności,
• wprowadzenie obowiązku oznaczania „JST” w celu zapewnienia dostępu do faktur jednostkom podległym JST,
• usprawnienia i inne drobne modyfikacje struktury zgłoszone podczas konsultacji,
• umożliwienie przesyłania załączników do faktur dla branż wystawiających faktury o złożonym zakresie danych,
• wprowadzenie nowej roli - „pracownik”.

Zgodnie z planami MF nowa wersja struktury zostanie wdrożona jeszcze przed terminem obowiązkowego KSeF, aby zapewnić stabilny proces jej implementacji w narzędziach do e-fakturowania.

Zmodyfikowany projekt dotyczący KSeF zakłada, że załącznik stanowi integralną część faktury. Dlatego też struktura logiczna FA(3) została rozbudowana o dodatkowy, fakultatywny węzeł „Zalacznik”.

Charakteryzuje się on możliwością wskazywania w nim złożonych danych, specyficznych dla różnych branż. Kluczowa jest tu możliwość utworzenia załącznika, który zawiera w sobie tabele o różnych (zmiennych) wymiarach. Struktura tabeli danych zawiera m.in. nagłówki poszczególnych kolumn (maks. 20), wiersze oraz podsumowanie tabeli. Dzięki temu tabelę danych można wypełnić wiersz po wierszu, podając wartości np. dla kolumny 1 i wiersza 1 - wartość A, a dla kolumny 2 i wiersza 1 - wartość B.

Do KSeF nie będą przyjmowane załączniki w postaci osobnych od faktury plików. Nie będą przyjmowane również załączniki w postaci plików tj. np. pdf, jpg.

Możliwość przesyłania załączników do KSeF będzie stanowiła dodatkową funkcjonalność systemu i w związku z tym nie będzie dostępna domyślnie w API KSeF dla wszystkich podatników. Aby skorzystać z tej funkcjonalności podatnik będzie dokonać zgłoszenia.

Zgłoszenie będzie przesyłane wyłącznie drogą elektroniczną, za pomocą API KSeF (za pośrednictwem komercyjnych programów zintegrowanych z API). Możliwość przesyłania załącznika do faktury będzie przypisana do konkretnego podatnika tzn. do danego NIP – np. jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki).

Przesyłanie załączników do KSeF nie będzie obowiązkowe.

Zespół deregulacyjny Rafała Brzoski przedstawił rozwiązanie, które ma pomóc w walce z zatorami płatniczymi. Propozycja zakłada wykorzystanie w tym celu Krajowego Systemu e-Faktur.

• Wystawienie faktury: Mała firma wystawia e-fakturę za pośrednictwem KSeF.
• Akceptacja przez dużą firmę: Duża firma księguje otrzymaną fakturę, co oznacza akceptację wykonanej usługi lub dostarczonego produktu.
• Automatyczna klauzula wykonalności: Po zaksięgowaniu faktury przez dużą firmę, faktura automatycznie uzyskuje klauzulę wykonalności, umożliwiając natychmiastowe działania komornicze w przypadku braku płatności, bez konieczności angażowania sądu.

• Poprawa płynności finansowej małych firm: Szybsze otrzymywanie należności umożliwi rozwój i stabilność finansową.
• Odciążenie sądów: Zmniejszenie liczby spraw gospodarczych związanych z opóźnieniami w płatnościach odblokowując dostęp do są dla Obywateli
• Bez dodatkowych kosztów dla budżetu: Wykorzystanie istniejącego systemu KSeF nie generuje dodatkowych wydatków publicznych.
• Poprawa klimatu inwestycyjnego: Zwiększenie zaufania do instytucji państwowych i uczciwości w obrocie gospodarczym.

Zdaniem pomysłodawców wprowadzenie tej zmiany zapewni małym przedsiębiorcom narzędzie do skutecznej ochrony przed opóźnieniami w płatnościach, wzmacniając ich pozycję na rynku i przyczyniając się do zdrowego funkcjonowania całej gospodarki.

Źródło:

projekt z 5 listopada 2024 r. ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw

www.gov.pl
sprawdzamy.com