Umowy z klientami a KSeF: pobierz praktyczne wskazówki dla biur rachunkowych

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest ogólnopolską platformą do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Umożliwia on wystawianie, przekazywanie i przechowywanie tzw. faktur ustrukturyzowanych, tj. o ujednoliconej strukturze logicznej. Chodzi o format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE).

Jako podmioty zaangażowane w prowadzenie księgowości przedsiębiorców, biura rachunkowe  już teraz odgrywają dużą rolę w funkcjonowaniu KSeF. Po 1 lipca 2024 r. ich znaczenie w tym zakresie będzie jeszcze większe. To dlatego, że wystawianie faktur za pośrednictwem tego systemu, które obecnie jest dobrowolnie, po tej dacie stanie się obowiązkowe dla czynnych podatników VAT. Natomiast przedsiębiorcy zwolnieni z VAT będą musieli korzystać z KSeF od 1 stycznia 2025 r.

Nadawanie uprawnień do KSeF

Jednym z najbardziej istotnych zagadnień związanych z funkcjonowaniem KSeF, jest nadawanie uprawnień w tym systemie. Jak wynika z art. 106nb ustawy o VAT, z sytemu mogą korzystać nie tylko podatnicy, ale również m.in. podmioty wskazane przez  podatnika, a także  osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z tego systemu, którym podatnik lub podmioty, o których była mowa wcześniej, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu.

To samo dotyczy innych niż ww. podmiotów, wskazanych przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.