Poznaj nowe przepisy w sprawie prowadzenia akt osobowych po 31 grudnia 2018 r.

Obecnie projekt z 13 września 2018 r. przechodzi jeszcze kolejne etapy legislacji.

Dotychczasowe rozporządzenie rozpoczyna się od rozdziału, który jest poświęcony dokumentowaniu podjęcia pracy przez pracownika. Wymienia ono jakiego rodzaju dokumentów pracodawca może żądać od osoby starającej się o pracę oraz od osoby już przyjętej, czyli pracownika.

W przepisach ogólnych projektu rozporządzenia wskazano natomiast, że rozwiązania zawarte w rozporządzeniu dotyczące dokumentacji pracowniczej pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę będą miały odpowiednie zastosowanie do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy nawiązano na innej podstawie niż̇ umowa o pracę, z zastrzeżeniem, że pewne odrębności w tej materii mogą wynikać jedynie z przepisów szczególnych, którym ci pracownicy podlegają (np. tzw. pragmatyk służbowych).

Akta osobowe będą podzielone na 4 części obejmujące poszczególne etapy drogi zawodowej:

1) ubiegania się̨ o zatrudnienie (część A),

2) nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (część B),

3) wyodrębnioną̨ część dotyczącą̨ ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach (część C), oraz

4) ustania stosunku pracy (część D).

Przypomnijmy, że w obecnym stanie prawnym akta składają się z 3 części –A, B i C, przy czym ta ostatnia dotyczy już ustania zatrudnienia.

Część A

Ta część została przeznaczona na oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się̨ o zatrudnienie, obejmujące dane osobowe, o których mowa w Kodeksie pracy, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia.

Część B

W nowych aktach część B będzie zawierała oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in.:

– potwierdzenie zapoznania się̨ przez pracownika: z treścią̨ regulaminu pracy albo obwieszczenia, z informacjami o warunkach zatrudnienia oraz ich zmianie, z informacją o ryzyku zawodowym, które wiąże się̨ z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami, z przepisami oraz zasadami bhp, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną̨ w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;

– dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy o emeryturach pomostowych;

– potwierdzenie otrzymania przez przedstawiciela ustawowego pracownika młodocianego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się̨ z pracą wykonywaną przez młodocianego oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;

– dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu;

– dokumenty związane z ubieganiem się̨ i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego obejmujące: wniosek pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie rodzicielskim oraz urlopie ojcowskim, wniosek pracownika o przesuniecie terminu urlopu;

– skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;

– wniosek pracownika o wypłatę̨ wynagrodzenia do rąk własnych;

– pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

Część C

W części C pracodawca będzie od nowego roku przechowywał odrębnie dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują̨ zatarcie kary (po upływie określonego czasu). Jest to podyktowane obowiązkiem usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, w przypadkach określonych w art. 113 Kodeksu pracy oraz w przepisach odrębnych.

Część D

W tej części, która jest nową częścią będą oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym m.in. wnioski o wydanie, sprostowanie, uzupełnienie świadectwa pracy, pisma dotyczące niewypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy w razie, gdy urlop zostanie wykorzystany w kolejnym stosunku pracy z tym samym pracownikiem.

Dodatkowo projekt przewiduje możliwość́ podzielenia części B akt osobowych na mniejsze, zbierające oświadczenia i pisma powiązane ze sobą̨ tematycznie, część B1 – związane z nawiązaniem stosunku pracy, część B2 – potwierdzające zapoznanie się z wewnętrznymi dokumentami (regulaminy, obwieszczenia, informacje itp.). Wtedy przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń́ lub dokumentów będzie dotyczyło każdej części.

Podobnie można będzie można „rozmnożyć" część C grupując w każdej mniejszej dane dotyczące nałożenia określonego rodzaju kar np. osobno te na podstawie przepisów Kodeksu pracy o odpowiedzialności porządkowej oraz przepisów innych ustaw.

Oprócz akt osobowych pracownika pracodawca będzie musiał prowadzić jeszcze inne rodzaje dowodów składające się na dokumentację pracowniczą. Są to:

– ewidencja czasu pracy, obejmująca m.in.  kopię rozkładu czasu pracy, kartę̨ ewidencji czasu pracy za dany okres rozliczeniowy, a także wszelkie wnioski, zgody, oświadczenia pracownika

– karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń́ związanych z pracą,

– karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidulanej, wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację oraz

– dokumentacja związana z realizacją innych uprawnień́ lub obowiązków pracowniczych, jeżeli jej przechowywanie jest niezbędne dla celów dochodzenia roszczeń́ ze stosunku pracy

Zapraszamy Cię na bezpłatny warsztat: Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe od 1 stycznia 2019 r.

Jakie będą szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej?

W kolejnym, nowym rozdziale opracowano dla pracodawcy instrukcje dotyczące wymagań, przede wszystkim technicznych, w przypadku prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.

W przypadku, gdy do e-dokumentacji pracowniczej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, osoba upoważniona przez pracodawcę̨ sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią̨ elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność́ tej dokumentacji, a także uzgadnia z pracownikiem termin i sposób jego odbioru.

Powyższemu celowi służą̨ regulacje zawarte w następnym, 4. rozdziale. Ustalono tu minimalny zestaw elementów informacyjnych (metadanych), jakie muszą być́ przyporządkowane do każdego dokumentu elektronicznego stanowiącego część dokumentacji pracowniczej.

To rozdział 5 projektowanego rozporządzenia, który określa sposób doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej.

Możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej, zgodnie z art. 94⁶ Kodeksu pracy, będzie istniała do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, który co do zasady obejmie okres zatrudnienia i okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego w którym ustaje stosunek pracy.

Informacja lub zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji będzie doręczana za pokwitowaniem przez operatora pocztowego, osoby upoważnionej przez pracodawcę̨ lub też za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

Rozdział 6 określa szczegółowy sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi albo osobie uprawnionej do renty rodzinnej.

Przygotowywane rozporządzenie będzie miało zastosowanie od 1 stycznia 2019 r., zarówno do dokumentacji pracowniczej tworzonej dla nowozatrudnionych pracowników, jak i do dotychczasowej dokumentacji.