Poznaj nowe przepisy w sprawie prowadzenia akt osobowych po 31 grudnia 2018 r.

Izabela Nowacka

Autor: Izabela Nowacka

Dodano: 20 listopada 2018
akta osobowe

Od 1 stycznia 2019 r. dotychczasowe rozporządzenie z 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika zastąpi nowe z 2018 r. - w sprawie dokumentacji pracowniczej. Co się zmieni?

Obecnie projekt z 13 września 2018 r. przechodzi jeszcze kolejne etapy legislacji.

Czego nowego możemy się spodziewać w przepisach ogólnych?

Dotychczasowe rozporządzenie rozpoczyna się od rozdziału, który jest poświęcony dokumentowaniu podjęcia pracy przez pracownika. Wymienia ono jakiego rodzaju dokumentów pracodawca może żądać od osoby starającej się o pracę oraz od osoby już przyjętej, czyli pracownika.

Nowe rozporządzenie już tej części nie zawiera. Stała się ona zbędna, bo po nowelizacji Kodeksu pracy dane osobowe, których pracodawca może żądać od kandydata do pracy oraz dane, które mogą być pozyskiwane za jego zgodą, zostały wskazane bezpośrednio właśnie w Kodeksie pracy.

W przepisach ogólnych projektu rozporządzenia wskazano natomiast, że rozwiązania zawarte w rozporządzeniu dotyczące dokumentacji pracowniczej pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę będą miały odpowiednie zastosowanie do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy nawiązano na innej podstawie niż̇ umowa o pracę, z zastrzeżeniem, że pewne odrębności w tej materii mogą wynikać jedynie z przepisów szczególnych, którym ci pracownicy podlegają (np. tzw. pragmatyk służbowych).

Będą cztery części zamiast trzech

Akta osobowe będą podzielone na 4 części obejmujące poszczególne etapy drogi zawodowej:

1) ubiegania się̨ o zatrudnienie (część A),

2) nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (część B),

3) wyodrębnioną̨ część dotyczącą̨ ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach (część C), oraz

4) ustania stosunku pracy (część D).

Przypomnijmy, że w obecnym stanie prawnym akta składają się z 3 części –A, B i C, przy czym ta ostatnia dotyczy już ustania zatrudnienia.

Część A

Ta część została przeznaczona na oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się̨ o zatrudnienie, obejmujące dane osobowe, o których mowa w Kodeksie pracy, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia.

Część B

W nowych aktach część B będzie zawierała oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in.:

– potwierdzenie zapoznania się̨ przez pracownika: z treścią̨ regulaminu pracy albo obwieszczenia, z informacjami o warunkach zatrudnienia oraz ich zmianie, z informacją o ryzyku zawodowym, które wiąże się̨ z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami, z przepisami oraz zasadami bhp, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną̨ w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;

– dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy o emeryturach pomostowych;

– potwierdzenie otrzymania przez przedstawiciela ustawowego pracownika młodocianego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się̨ z pracą wykonywaną przez młodocianego oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;

– dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu;

– dokumenty związane z ubieganiem się̨ i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego obejmujące: wniosek pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie rodzicielskim oraz urlopie ojcowskim, wniosek pracownika o przesuniecie terminu urlopu;

– skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;

– wniosek pracownika o wypłatę̨ wynagrodzenia do rąk własnych;

– pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

Część C

W części C pracodawca będzie od nowego roku przechowywał odrębnie dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują̨ zatarcie kary (po upływie określonego czasu). Jest to podyktowane obowiązkiem usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, w przypadkach określonych w art. 113 Kodeksu pracy oraz w przepisach odrębnych.

Część D

W tej części, która jest nową częścią będą oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym m.in. wnioski o wydanie, sprostowanie, uzupełnienie świadectwa pracy, pisma dotyczące niewypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy w razie, gdy urlop zostanie wykorzystany w kolejnym stosunku pracy z tym samym pracownikiem.

Będą ponadto pod części tematyczne

Dodatkowo projekt przewiduje możliwość́ podzielenia części B akt osobowych na mniejsze, zbierające oświadczenia i pisma powiązane ze sobą̨ tematycznie, część B1 – związane z nawiązaniem stosunku pracy, część B2 – potwierdzające zapoznanie się z wewnętrznymi dokumentami (regulaminy, obwieszczenia, informacje itp.). Wtedy przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń́ lub dokumentów będzie dotyczyło każdej części.

Podobnie można będzie można „rozmnożyć" część C grupując w każdej mniejszej dane dotyczące nałożenia określonego rodzaju kar np. osobno te na podstawie przepisów Kodeksu pracy o odpowiedzialności porządkowej oraz przepisów innych ustaw.

Jednakże pracodawca będzie musiał pilnować okresu umożliwiającego przechowywanie dokumentu o wymierzeniu danej kary, celem jego usunięcia, z upływem okresu zatarcia kary. Wówczas konieczne będzie przenumerowanie akt.

Co poza aktami osobowymi będzie musiał prowadzić pracodawca?

Oprócz akt osobowych pracownika pracodawca będzie musiał prowadzić jeszcze inne rodzaje dowodów składające się na dokumentację pracowniczą. Są to:

– ewidencja czasu pracy, obejmująca m.in.  kopię rozkładu czasu pracy, kartę̨ ewidencji czasu pracy za dany okres rozliczeniowy, a także wszelkie wnioski, zgody, oświadczenia pracownika

– karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń́ związanych z pracą,

– karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidulanej, wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację oraz

– dokumentacja związana z realizacją innych uprawnień́ lub obowiązków pracowniczych, jeżeli jej przechowywanie jest niezbędne dla celów dochodzenia roszczeń́ ze stosunku pracy

Pracodawca musi zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności poprzez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Jakie będą szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej?

W kolejnym, nowym rozdziale opracowano dla pracodawcy instrukcje dotyczące wymagań, przede wszystkim technicznych, w przypadku prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.

Musi być ona prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym m.in. zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem, stały dostęp do dokumentacji osobom uprawnionym, identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych, funkcjonalność́ wydruku dokumentacji.

W przypadku, gdy do e-dokumentacji pracowniczej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, osoba upoważniona przez pracodawcę̨ sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią̨ elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność́ tej dokumentacji, a także uzgadnia z pracownikiem termin i sposób jego odbioru.

Jak będzie wyglądało przenoszenie dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi?

Powyższemu celowi służą̨ regulacje zawarte w następnym, 4. rozdziale. Ustalono tu minimalny zestaw elementów informacyjnych (metadanych), jakie muszą być́ przyporządkowane do każdego dokumentu elektronicznego stanowiącego część dokumentacji pracowniczej.

Jak będzie wyglądało doręczanie informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposób odbioru tej dokumentacji?

To rozdział 5 projektowanego rozporządzenia, który określa sposób doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej.

Możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej, zgodnie z art. 946 Kodeksu pracy, będzie istniała do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, który co do zasady obejmie okres zatrudnienia i okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego w którym ustaje stosunek pracy.

Informacja lub zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji będzie doręczana za pokwitowaniem przez operatora pocztowego, osoby upoważnionej przez pracodawcę̨ lub też za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

Wydanie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej nastąpi na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem, albo za pomocą̨ środków komunikacji elektronicznej pod warunkiem, że osoba, której dokumentacja pracownicza ma być́ wydana będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzone dowodem doręczenia.

Kiedy będzie wydawana kopia dokumentacji pracowniczej?

Rozdział 6 określa szczegółowy sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi albo osobie uprawnionej do renty rodzinnej.

Ile mamy czasu na przygotowanie się do zmian?

Przygotowywane rozporządzenie będzie miało zastosowanie od 1 stycznia 2019 r., zarówno do dokumentacji pracowniczej tworzonej dla nowozatrudnionych pracowników, jak i do dotychczasowej dokumentacji. 

WAŻNE! Jednakże w przypadku dokumentacji prowadzonej w dniu 1 stycznia 2019 r., przewidziano 6-miesięczny okres dla pracodawców, umożliwiający im dostosowanie sposobu i warunków jej prowadzenia i przechowywania do wymogów nowego rozporządzenia. Obowiązek ten w całości będzie jednak dotyczył wyłącznie zatrudnionych pracowników. Pracodawcy nie będą mieli obowiązku modyfikowania dotychczasowych akt osobowych byłych pracowników. Ich akta osobowe będą̨ przechowywane w niezmienionej formie, co jednak nie zwolni pracodawców od konieczności dostosowania warunków ich przechowywania do wymogów nowego rozporządzenia

Izabela Nowacka

Autor: Izabela Nowacka

Ekonomista, specjalizuje się w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i prawie podatkowym. Autorka licznych publikacji z zakresu rozliczania wynagrodzeń, współpracuje z wieloma wydawnictwami, jest autorką publikacji m.in. w Rzeczpospolitej, Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, Monitorze rachunkowości budżetowej
Dołącz do Portalu FK i odbieraj nagrody
KLUB <
wiper-pixel