ekwiwalent za urlop

Jak przenieść urlop wypoczynkowy na kolejną umowę i uniknąć ekwiwalentu?

Pytanie: Pracownikowi kończy się umowa na okres próbny i planuję zawrzeć z nim od razu kolejną – na czas nieokreślony. Nie wykorzystał on jednak przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Czy w takiej sytuacji urlop przechodzi automatycznie na nową umowę, czy konieczne jest zawarcie z pracownikiem porozumienia o jego przeniesieniu? Jeśli tak, jakie zapisy powinno zawierać takie porozumienie, aby było skuteczne?
Korzyści 
  • Dowiesz się, kiedy niewykorzystany urlop musi zostać rozliczony finansowo, a kiedy można go skutecznie przenieść na kolejną umowę – co pozwala uniknąć niepotrzebnych kosztów dla pracodawcy.
  • Zrozumiesz, jakie trzy kluczowe warunki muszą być spełnione (ciągłość zatrudnienia, ten sam pracodawca, porozumienie), aby przeniesienie urlopu było zgodne z przepisami.
  • Dowiesz się, kiedy i w jakiej formie zawrzeć porozumienie oraz co powinno ono zawierać, aby było skuteczne i bezpieczne z punktu widzenia kontroli kadrowej.

Kodeks pracy – komentarz do zmian wchodzących w życie 27 stycznia 2026 r.

Zmiany wprowadza ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 25). Ich celem jest uproszczenie rozliczeń wypłaty ekwiwalentu urlopowego, a także wprowadzenie możliwości sporządzania i przekazywania części dokumentów kadrowych w formie elektronicznej.

Nowelizacja Kodeksu pracy 2026 – ekwiwalent za urlop i więcej spraw do załatwienia elektronicznie

Nowelizacja Kodeksu pracy 2026 – ekwiwalent za urlop i więcej spraw do załatwienia elektronicznie

Nowelizacja Kodeksu pracy z 4 grudnia 2025 r., podpisana przez Prezydenta, czeka na publikację w Dzienniku Ustaw. Nowe przepisy przewidują m.in. zmianę terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop oraz rozszerzenie katalogu czynności, które pracodawcy i pracownicy będą mogli realizować w postaci elektronicznej. Ułatwienia obejmą m.in. składanie wniosków o urlopy, rozkład czasu pracy i komunikację ze związkami zawodowymi. Uregulowano także zasady reprezentacji pracowników przy uzgadnianiu regulaminów ZFŚS. Zmiany wejdą w życie 14 dni po ogłoszeniu.

Korzyści 

Z komentarza eksperta Portalu FK dowiesz się:

  • Kiedy i na jakich zasadach trzeba będzie wypłacać ekwiwalent za urlop po zmianach w 2026 roku
  • Które wnioski i czynności pracownicze można będzie załatwiać elektronicznie zamiast papierowo
  • Jakie ułatwienia wprowadza nowelizacja dla działów HR i kadr
  • Jak zmienia się reprezentacja pracowników przy uzgadnianiu regulaminów ZFŚS
  • Od kiedy nowe przepisy będą obowiązywać i jak się do nich przygotować
Poznaj zmiany w Kodeksie pracy 2025: nowy termin ekwiwalentu, elektroniczna forma dokumentów i nowe zasady ZFŚS. Sprawdź, co się zmieni!

Zmiany w Kodeksie pracy 2025: ekwiwalent, ZFŚS i e-dokumenty

W dniu 29 lipca 2025 roku Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy nowelizującej Kodeks Pracy a także nowelizującej ustawę o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Projektowane zmiany dotyczą między innymi rozliczenia ekwiwalentu za urlop przy rozwiązywaniu umowy o pracę. Proces zostanie uproszczony i zmniejszy możliwość potencjalnych błędów. Termin wypłaty ekwiwalentu zostaje powiązany z terminem wypłaty wynagrodzenia. Teraz ustawa zostanie przekazana do Sejmu. Sprawdź, jak przygotować się do kolejnych zmian w Kodeksie pracy.

Korzyści 

Z komentarza eksperta Portalu FK dowiesz się:

  • Jakie konkretne zmiany przewiduje nowelizacja Kodeksu pracy w 2025 roku – wraz z numerami artykułów objętych zmianą
  • W jaki sposób zmieni się termin wypłaty ekwiwalentu za urlop – i jak wpłynie to na rozliczenia kadrowo-płacowe
  • Na czym polega nowy sposób reprezentowania pracowników w sprawach dotyczących ZFŚS, zwłaszcza tam, gdzie nie działają związki zawodowe
  • Które czynności z zakresu prawa pracy będzie można realizować w postaci elektronicznej, bez potrzeby zachowania formy pisemnej
  • Jakie przepisy Kodeksu pracy zostaną dostosowane do cyfrowej rzeczywistości, w tym wnioski, harmonogramy czy informacje o monitoringu
  • Jak zmiany wpłyną na codzienną pracę działów HR i kadr, szczególnie w firmach z dużą rotacją pracowników
  • Dlaczego nowe przepisy zwiększają bezpieczeństwo prawne obu stron stosunku pracy, pracownika i pracodawcy
  • Jak interpretować pojęcia „forma pisemna” a „postać elektroniczna” – i jak zmiana wpływa na aspekt dowodowy
  • W jakim terminie nowe regulacje mają wejść w życie – i co oznacza to w praktyce dla organizacji
  • Jakie są potencjalne konsekwencje dla pracodawców, którzy nie dostosują się do zmian – w tym ryzyko kontroli i sankcji ze strony PIP
nowe zasady wypłaty ekwiwalentu

Nadchodzą zmiany w Kodeksie pracy – nowe zasady wypłaty ekwiwalentu i komunikacji w relacjach pracodawca–pracownik

W wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów pojawiły się założenia do nowelizacji Kodeksu pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zmiany mają charakter deregulacyjny i zostały przygotowane z myślą o uproszczeniu obowiązków pracodawców oraz zwiększeniu efektywności procesów kadrowych. Sprawdź nowe zasady wypłaty ekwiwalentu za urlop. Dowiedz się, jakie wnioski i informacje pracodawca będzie mógł przekazywać pracownikom w formie elektronicznej.

Korzyści 

Z komentarza eksperta Portalu FK dowiesz się:

  • Jakie zmiany w zasadach wypłaty ekwiwalentu za urlop czekają pracodawców i jak mogą one uprościć rozliczenia kadrowe
  • Co oznacza zwiększenie reprezentacji pracowników w zakładach bez związków zawodowych i jakie będą nowe obowiązki pracodawców w tym zakresie
  • Jakie wnioski i informacje będzie można przekazywać pracownikom drogą elektroniczną i jak wpłynie to na ograniczenie biurokracji w firmie

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy – jak go liczyć przy niepełnym etacie

Pytanie: Rozwiązaliśmy umowę o pracę z pracownikiem zatrudnionym na 1/2 etatu. Musimy mu wypłacić ekwiwalent za urlop za 47 dni. 2333,00 : 10,38 współczynnik za 1/2 etatu = 224,76 x 47 dni 10.563,72 zł. Czy ta wersja jest prawidłowa? Jak właściwie obliczyć przysługujący mu ekwiwalent za urlop?
Korzyści 

Z komentarza eksperta portalu FK dowiesz się:

  • Jak obliczać ekwiwalent za urlop wypoczynkowy – 3 etapy
  • Ekwiwalent za urlop – uważaj na współczynnik urlopowy
  • Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop w danym przypadku

Przeczytaj także:

Instrukcja naliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy po długiej nieobecności pracownika

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy – 4 etapy obliczeń na przykładzie

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy – jakie składniki wynagrodzenia brać do podstawy

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy a dodatek specjalny do wynagrodzenia

Obniżenie wymiaru czasu pracy – jak liczyć urlop wypoczynkowy

Benefity pracownicze w podstawie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – czy uwzględniać wynagrodzenie chorobowe

Pytanie: Z dniem 25 marca 2025 r. rozwiązaliśmy z pracownikiem umowę o pracę. Pracownik był zatrudniony na cały etat od 3 lutego 2025 r. Wynagrodzenie zasadnicze w lutym i marcu wynosiło 4.700 zł. W lutym pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim pomiędzy 18. a 28. dniem miesiąca. W związku z tym podstawa wyniosła 2.976,67 zł. Oprócz wynagrodzenia za czas choroby nie było żadnych innych składników wynagrodzenia (wynagrodzenie zostało wypłacone 10 marca). Ile powinien był wynieść ekwiwalent za jeden dzień urlopu 8 godz.?
Korzyści 

Z komentarza eksperta Portalu FK dowiesz się:

  • Kiedy pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy
  • Jak ustalić ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy krok po kroku
  • Czy wynagrodzenie chorobowe jest podstawą do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

Pobierz praktyczne narzędzie:

Kalkulator ekwiwalentu za urlop

Przeczytaj także:

Instrukcja naliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy

Czy niewykorzystany urlop wypoczynkowy przepada

Benefity pracownicze w podstawie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Zakwalifikowanie w budżecie ekwiwalentu za urlop

Pytanie: Pracownikowi w związku z przejściem na rentę przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop - jaką klasyfikacją budżetową należy zastosować w tym przypadku?
Korzyści 

Po przeczytaniu tekstu dowiesz się:

  • Jak zakwalifikować w budżecie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w związku z przejściem pracownika na rentę?

Polecamy też:

ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy

Instrukcja naliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy

Przy rozwiązaniu umowy o pracę pracodawca musi rozliczyć się z pracownikiem, w tym wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Proces ten wymaga prawidłowego ustalenia podstawy wynagrodzenia, uwzględnienia stałych i zmiennych składników oraz zastosowania właściwego współczynnika ekwiwalentu. Nasza instrukcja krok po kroku wyjaśnia, jak prawidłowo obliczyć ekwiwalent – zarówno za jeden dzień, jak i za jedną godzinę urlopu. Znajdziesz w niej również informacje na temat zasad naliczania ekwiwalentu przy ponownym zatrudnieniu po przerwie oraz wymogów dotyczących świadectwa pracy. Sprawdź, jak uniknąć błędów i poprawnie rozliczyć urlop wypoczynkowy w przypadku rozwiązania stosunku pracy. Uwaga na zmiany we współczynniku urlopowym od 1 lutego 2025 r.

Zasady przyznawania, ustalania wysokości oraz wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy reguluje ustawa Kodeks pracy oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Pracodawca ma obowiązek wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (dalej: ekwiwalent), w sytuacji, kiedy pracownik go nie wykorzystał w całości lub części a doszło do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Przy czym nie ma znaczenia sposób i przyczyna rozwiązania stosunku pracy, która strona rozwiązała stosunek pracy oraz powód jego rozwiązania.

Korzyści 

Z komentarza eksperta dowiesz się:

  • Jakich składników wynagrodzenia nie włącza się do podstawy ekwiwalentowej
  • Jak obliczyć wysokość ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy po długiej nieobecności pracownika

Pytanie: Pracownica przebywa na zwolnieniu lekarskim z powodu ciąży od 9 listopada 2021 r. do 10 października 2024 r. W tym czasie urodziła dwójkę dzieci: 4 marca 2022 r. pierwsze dziecko i 13 października 2023 r. drugie dziecko. Od 11 października 2024 r. wróciła do pracy i poprosiła o zmianę etatu z pełnego na 1/4. Z dniem 30 listopada 2024 r. będzie się zwalniała. Jak w tym przypadku należy wypłacić ekwiwalent za urlop wypoczynkowy?
Korzyści 

Z komentarza eksperta Portalu FK dowiesz się:

  • W jaki sposób uwzględniać składniki stałe i zmienne przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy
  • W jaki sposób podwyżka lub obniżenie wynagrodzenia wpływają na podstawę ekwiwalentu urlopowego

Pobierz przydatne narzędzie:

Kalkulator ekwiwalentu za urlop

Przeczytaj także:

Benefity pracownicze w podstawie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Instrukcja naliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy

Premie i wynagrodzenie chorobowe w podstawie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

Czy premia regulaminowa musi być uwzględniana w podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy – jakie składniki wynagrodzenia brać do podstawy

Pytanie: Zatrudniliśmy pracownika na okres próbny od 23 maja do 21 czerwca 2024 r. z wynagrodzeniem zasadniczym 4.300,00 zł. Wynagrodzenie za pracę za dany miesiąc wypłacane jest 10. dnia następnego miesiąca. W maju pracownik przepracował 5 dni i wykorzystał 1 dzień urlopu wypoczynkowego. Dodatkowo miał nadgodziny w kwocie łącznej z dodatkiem 470,40 zł. W czerwcu wykorzystał 1 dzień urlopu (3 czerwca), a od 4 czerwca do końca umowy, tj. do 21 czerwca przebywał na zwolnieniu lekarskim (w okresie wyczekiwania). Pracownikowi musimy wypłacić 2 dni ekwiwalentu za urlop. Jakie składniki bierzemy do wyliczenia ekwiwalentu za urlop i w jakiej kwocie?
Korzyści 

Z komentarza eksperta Portalu FK dowiesz się:

  • W jaki sposób poszczególne składniki wynagrodzenia uwzględniać w podstawie ekwiwalentu za urlop
  • Na czym polega uzupełnienie podstawy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

Pobierz praktyczne narzędzie:

Kalkulator ekwiwalentu za urlop

Dowiedz się więcej na temat ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy:

Artykuł: Instrukcja naliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy

Porada: Przejście na emeryturę – jak obliczyć wynagrodzenie urlopowe i ekwiwalent za urlop

Porada: Komu wypłacić odprawę pośmiertną i ekwiwalent za urlop po śmierci pracownika

Porada: Benefity pracownicze w podstawie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Porada: Premie i wynagrodzenie chorobowe w podstawie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

Premia: Czy premia regulaminowa musi być uwzględniana w podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

Benefity pracownicze w podstawie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Pytanie: Czy dodatkowe benefity opłacane przez pracodawcę typu dodatkowe ubezpieczenie pracownika, pakiety medyczne itp., nie pomniejszane za nieobecność i nie wynikające z regulaminu bądź umowy o pracę, należy uwzględnić w podstawie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop?
Korzyści 

Z komentarza eksperta dowiesz się:

  • W jakim przypadku pracownik może otrzymać ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
  • Jakich świadczeń nie uwzględnia się w ekwiwalencie za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
  • Czy do ustalania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop stosuje się zasady dotyczące wynagrodzenia urlopowego

Pobierz przydatne kalkulatory:

Kalkulator ekwiwalentu za urlop

Kalkulator urlopu wypoczynkowego

Na temat ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przeczytasz także tutaj:

Instrukcja naliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy

Czy premia regulaminowa musi być uwzględniana w podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

Jak rozliczyć z ZUS wypłatę zaległego ekwiwalentu za urlop i odprawy emerytalnej

Pracownik powołany do służby wojskowej – ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, świadectwo pracy

Premie i wynagrodzenie chorobowe w podstawie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż miesiąc, inne niż wymienione wyżej, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.

Premie kwartalne w podstawie ekwiwalentu za urlop

Pytanie: Pracownik rozpoczął pracę 1 sierpnia 2023 r. i zakończył 31 stycznia 2024 r. W tym czasie otrzymał jedną premię kwartalną w październiku (za sierpień i wrzesień). Proszę o pomoc w wyliczeniu ekwiwalentu za urlop. Ile miesięcy powinnam wziąć do podstawy ekwiwalentu za składnik dłuższy niż jeden miesiąc?
Korzyści 

Z komentarza eksperta Portalu FK dowiesz się:

  • Czy regulaminową premię kwartalną wlicza się do podstawy ekwiwalentu za urlop
  • Jak ustalić podstawę ekwiwalentu, jeżeli pracownik przed nabyciem prawa do ekwiwalentu otrzymał premię kwartalną za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru

Pobierz praktyczne narzędzie:

Kalkulator ekwiwalentu za urlop

Przeczytaj także:

Instrukcja naliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy

Premie i wynagrodzenie chorobowe w podstawie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

Czy premia regulaminowa musi być uwzględniana w podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

Benefity pracownicze w podstawie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Pozorna umowa o pracę – świadectwo pracy, ekwiwalent za urlop, składki ZUS

Pytanie: Podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą – zatrudnia pracowników. Zawarł z jednym z pracowników umowę o pracę na okres 16 października 2023 r. – 15 października 2025 r. Po kontroli ZUS w lutym 2024 r. została wydana decyzja stwierdzająca, iż umowa o pracę została zawarta dla pozoru i jest nieważna. Dlatego konieczne jest wyrejestrowanie pracownika z ZUS od dnia zgłoszenia, tj. od 16 października 2023 r. Czy podatnik powinien wystawić świadectwo pracy? Jaka jest podstawa prawna rozwiązania umowy o pracę? Czy pracownikowi przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy? Nadmieniam, iż po zatrudnieniu pracownik nie świadczył pracy, gdyż za okres 16–23 października 2023 r. miał nieobecność usprawiedliwioną płatną. Pracodawca czekał bowiem na dostarczenie przez pracownika orzeczenia lekarskiego od lekarza medycyny pracy. Od 24 października 2023 r. przebywa na zwolnieniu lekarskim.
Korzyści 

Z komentarza eksperta Portalu FK dowiesz się:

  • Kiedy mówimy o świadczeniu woli złożonym dla pozoru
  • Na czym polega pozorność umowy o pracę
  • Czy pozornemu pracownikowi przysługują prawa pracownicze wynikające z Kodeksu pracy

Pobierz przydatne narzędzie:

Kalkulator wynagrodzenia z umowy o pracę

Obejrzyj wideoszkolenie:

Porównujemy wynagrodzenie z umowy o pracę i umowy zlecenia

Sprawdź porady ekspertów Portalu FK dotyczące podpisania i rozwiązania umowy o pracę:

Rozwiązanie umowy o pracę a termin wypłaty wynagrodzenia

Nowa umowa o pracę o dotychczasowego pracodawcy – co ze świadectwem pracy

Rozwiązanie umowy o pracę po świadczeniu rehabilitacyjnym

Umowa o pracę na czas określony – maksymalnie 3 umowy, łącznie na 33 miesiące

Rozwiązanie umowy o pracę z pracownicą powracającą z urlopu macierzyńskiego

Długotrwała choroba pracownika – jak rozwiązać umowę o pracę

@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.