lista płac

Jak rozliczyć składkę na dodatkowe ubezpieczenie podczas nieobecności pracownika

Jak rozliczyć składkę na dodatkowe ubezpieczenie podczas nieobecności pracownika

Pytanie: Spółka refunduje pracownikom składkę w wysokości 70,80 zł z tytułu dodatkowego ubezpieczenia w PZU. Kwota refundacji jest doliczana do przychodu pracownika na liście płac, a pracownik ponosi związane z nią koszty składek ZUS oraz podatku dochodowego. Umowę z ubezpieczycielem zawiera bezpośrednio pracownik. Refundacja składki przez spółkę odbywa się natomiast bez zawierania odrębnej umowy pomiędzy spółką a pracownikiem. Czy w sytuacji, gdy pracownik przez cały miesiąc jest nieobecny w pracy z powodu usprawiedliwionej, niepłatnej nieobecności związanej z oczekiwaniem na rozpatrzenie wniosku o świadczenie rehabilitacyjne (kod ZUS 151), nadal przysługuje mu refundacja składki na dodatkowe ubezpieczenie? Jeżeli tak, w jaki sposób należy prawidłowo rozliczyć taką refundację? Czy kwotę 70,80 zł należy wykazać na liście płac jako przychód niepodlegający składkom ZUS, czy też refundacja powinna zostać rozliczona w inny sposób?

Refundacja składki ubezpieczeniowej podczas nieobecności pracownika – najważniejsze zasady rozliczenia

Ureguluj prawo do refundacji w przepisach wewnętrznych.

Jeżeli pracownik ma zachować prawo do finansowania składki ubezpieczenia „Zdrowie” również podczas usprawiedliwionej niepłatnej nieobecności, np. w okresie oczekiwania na decyzję ZUS w sprawie świadczenia rehabilitacyjnego, odpowiedni zapis powinien znaleźć się w regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę.

Refundację 70,80 zł co do zasady rozlicz jako przychód pracownika.

Jeżeli spółka finansuje składkę w okresie nieobecności oznaczonej kodem 151, wartość świadczenia należy wykazać na liście płac jako przychód podlegający opodatkowaniu oraz oskładkowaniu.

Wykaż świadczenie i składki w dokumentacji ZUS.

Przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia oraz naliczone składki należy ująć w raporcie ZUS RCA. Trzeba również uwzględnić odpowiednie składki finansowane przez pracodawcę, w tym składkę na FGŚP w deklaracji ZUS DRA.

Ustal sposób rozliczenia składek i podatku finansowanych przez pracownika.

Powstałą niedopłatę pracownik może zwrócić przelewem na rachunek spółki albo może ona zostać potrącona przy najbliższej wypłacie wynagrodzenia lub – po spełnieniu warunków – ze świadczenia rehabilitacyjnego. W przypadku potrącenia należy uzyskać pisemną zgodę pracownika i przestrzegać zasad dotyczących kwoty wolnej.

Rozważ zmianę zasad benefitu, jeżeli celem jest zwolnienie z ZUS.

Zwolnienie z oskładkowania może być możliwe, gdy prawo do świadczenia wynika z regulaminu lub innych przepisów o wynagradzaniu, świadczenie ma charakter niepieniężny, a pracownik ponosi częściową odpłatność. Przykładowo przy odpłatności 4 zł część finansowana przez pracodawcę w wysokości 66,80 zł mogłaby – zgodnie z opisanymi zasadami – nie podlegać składkom ZUS, pozostając przychodem podlegającym opodatkowaniu.

Korzyści 
  • Dowiesz się, czy pracownik zachowuje prawo do refundacji składki ubezpieczeniowej podczas usprawiedliwionej, niepłatnej nieobecności w pracy, w tym w okresie oczekiwania na decyzję ZUS w sprawie świadczenia rehabilitacyjnego.
  • Sprawdzisz, jak prawidłowo rozliczyć refundowaną składkę w liście płac i dokumentach ZUS, w tym kiedy świadczenie podlega oskładkowaniu i opodatkowaniu.
  • Poznasz warunki, które mogą pozwolić na wyłączenie części świadczenia z podstawy wymiaru składek ZUS, oraz dowie się, jakie zapisy powinny znaleźć się w regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę.
Księgowa na ZUS ZLA będzie mogła podpisać listę płac – zmiany w pracy na zwolnieniu lekarskim

Księgowa na ZUS ZLA będzie mogła podpisać listę płac – zmiany w pracy na zwolnieniu lekarskim

Księgowa będzie mogła podpisać listę płac, przedsiębiorca – autoryzować fakturę, a nauczyciel akademicki – poprowadzić wykład online. Wszystko to bez utraty prawa do zasiłku chorobowego, pod warunkiem że nie zakłóci to procesu leczenia. Nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i niektórych innych ustaw zmienia dotychczasowe, niejednoznaczne podejście do pracy na ZUS ZLA (zwolnieniu lekarskim), dostosowując przepisy do realiów rynkowych i orzecznictwa sądów. Sprawdź szczegóły.

Pracownik na ZUS ZLA nie straci prawa do zasiłku, jeśli podejmie niezbędne czynności życia codziennego czy nawet sporadyczną pracę, wymuszoną istotnymi okolicznościami.

Tak wynika z projektu z 26 czerwca 2025 r. nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i niektórych innych ustaw (dalej projekt), który figuruje na platformie Rządowego Centrum Legislacji na etapie Stałego Komitetu Rady Ministrów. Jego autorem jest Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Na projekt składają się dwa bloki merytoryczne:

  • pierwszy dotyczący zmian w orzecznictwie lekarskim ZUS (przeczytasz o nim w kolejnych dniach) oraz
  • drugi dedykowany wykorzystywaniu zwolnień lekarskich.
Korzyści 

Z komentarza eksperta Portalu FK dowiesz się:

  • Co orzecznictwo Sądu Najwyższego mówi o pracy zarobkowej na ZUS ZLA
  • Jaka będzie nowa definicja „wykorzystywania zwolnienia od pracy w sposób niezgodny z jego celem”
  • Ile ZUS ZLA będzie wystawiał lekarz, gdy pracownik jest zatrudniony u kilku pracodawców
  • Co zmieni się w kontrolach ubezpieczonych po wejściu w życie nowych przepisów

Lista płac pracownika oddelegowanego – jak ustalić wynagrodzenie za pracę w Polsce i w Niemczech

Pytanie: Pytanie dotyczy ustalenia wynagrodzenia dla pracownika, który jest oddelegowany do pracy w DE (praca naprzemienna w Niemczech i w Polsce). Pracownik ma umowę o pracę w wymiarze 1/2 etatu z minimalnym wynagrodzeniem 2.333 zł. Za każdą przepracowaną godzinę za granicą pracownik ma ustaloną stawkę w wysokości 13,85 EUR/godz. Jak powinna wyglądać lista płac pracownika oddelegowanego za marzec 2025, jeżeli pracownik pracował w Niemczech od 1 do 14 marca 2025 r. (po 4 godz. na dzień), a pozostałe dni przepracował w Polsce? Czy wynagrodzenie za pracę w Polsce w wysokości 2.333 zł należy wyliczyć proporcjonalnie do dni przepracowanych w Polsce, czy należy się ono w pełnej wysokości?
Lista płac 2025 – kalkulator, instrukcja i przykład obliczeń

Lista płac dla pracownika – kalkulator, instrukcja i przykład z wynagrodzeniem minimalnym

Lista płac to podstawowy dokument kadrowo-płacowy, który służy do prawidłowego rozliczenia wynagrodzenia pracownika. W 2025 roku sporządzenie listy płac wymaga uwzględnienia aktualnych składek ZUS, zaliczek na podatek dochodowy, podstawowych kosztów uzyskania przychodu oraz obowiązującej kwoty wolnej od podatku. Z tego artykułu dowiesz się, jak krok po kroku przygotować listę płac dla pracownika, który otrzymuje wynagrodzenie brutto w wysokości 4.666 zł, nie korzysta z PPK i nie ma prawa do ulgi PIT-0. Do tekstu dołączamy praktyczny kalkulator listy płac, szczegółowe wyliczenia oraz przykład zgodny z przepisami obowiązującymi w 2025 roku.

Pamiętaj, lista płac powinna być przygotowywana co miesiąc dla każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Stanowi ona podstawę do obliczenia i wypłaty wynagrodzenia, a także do rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym.

Korzyści 

Z komentarza eksperta Portalu FK dowiesz się:

  • Jak sporządzić listę płac w 8 krokach
  • Czy trzeba sporządzać listę płac co miesiąc
  • Jakie składniki wynagrodzenia należy ująć w liście płac
  • Czy można korzystać z kalkulatora listy płac
  • Co jeśli pracownik złoży PIT-2 w trakcie roku
  • Czy lista płac dotyczy tylko umów o pracę
  • Jak sporządzić listę płac w przypadku 33-letniego pracownika (niebędącego uczestnikiem PPK i niekorzystającego z zerowego PIT). Pracownik otrzymuje co miesiąc stałą pensję na poziomie 4.666 zł brutto. Jest uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodu i 1/12 kwoty zmniejszającej podatek

Pobierz praktyczne narzędzie:

Kalkulator lista płac

Przeczytaj także:

Lista płac – instrukcja sporządzania krok po kroku

ZUS ZLA po wypłacie wynagrodzenia za dany miesiąc – korekta listy płac i dokumentacji ZUS

Potrącenia z wynagrodzenia i zasiłku w jednym miesiącu – przykładowa lista płac

Potrącenia z wynagrodzenia za pracę i z zasiłków w jednym miesiącu – 2 listy płac

Wynagrodzenie za miesiąc a brak zwolnienia lekarskiego – jak rozliczyć listę płac

Potrącenia z wynagrodzenia i zasiłku w jednym miesiącu – przykładowa lista płac

Pytanie: W naszej firmie pracownica na pełnym etacie przebywała na zwolnieniu chorobowym przez 12 dni. W tym za 6 dni będzie jeszcze wynagrodzenie za czas choroby i za 6 dni już zasiłek chorobowy. Przez 9 dni korzystała z urlopu wypoczynkowego oraz pracowała przez dwa dni na nocną zmianę (od 22.00 do 6.00). Pracownica ma potrącenia komornicze. Jak wyliczyć kwotę wolną od potrąceń i ile będzie do wypłaty (podstawowe KUP i bez PIT-2).

ZUS ZLA po wypłacie wynagrodzenia za dany miesiąc – korekta listy płac i dokumentacji ZUS

Lista płac – instrukcja

Lista płac – instrukcja sporządzania krok po kroku

Lista płac to bardzo istotny dokument przedstawiający rozliczenie wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń przyznawanych zatrudnionym osobom przez pracodawców. W przepisach nigdzie nie znajdziemy jednak jej wzoru, wskazującego, jakie dokładnie elementy powinna ona zawierać. W praktyce jej ostateczny kształt zależy przede wszystkim od podstawy zatrudnienia rozliczanych osób oraz od specyfiki i potrzeb konkretnego zakładu pracy.

Korzyści 

Do prawidłowego sporządzenia listy płac wymagana jest przede wszystkim umiejętność prawidłowego wyznaczania wysokości wynagrodzenia brutto oraz kwot należności publicznoprawnych w postaci składek ZUS i należności podatkowych. Potrzebna jest więc m.in. znajomość przepisów Kodeksu pracy, ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych oraz ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Trzeba oczywiście także znać treść zapisów aktów wewnątrzzakładowych odnoszących się do szeroko rozumianych kwestii wynagrodzeniowych.

Wśród podstawowych składowych listy płac powinniśmy wymienić:

  • nazwę pracodawcy,
  • oznaczenie i/lub nazwę listy płac oraz wskazanie miesiąca, którego lista dotyczy,
  • imię i nazwisko zatrudnionego/zatrudnionych,
  • kwoty świadczeń brutto należnych za dany miesiąc,
  • kwoty stanowiące podstawę wymiaru składek zusowskich,
  • kwoty składek ZUS,
  • podstawę naliczania i kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy,
  • potrącenia ustawowe (np. zajęcia komornicze, alimentacyjne) i dobrowolne,
  • wynagrodzenie netto oraz kwotę do wypłaty,
  • numery stron,
  • datę sporządzenia listy,
  • podpisy osoby sporządzającej i akceptującej.
Potrącenia z wynagrodzenia za pracę i z zasiłków w jednym miesiącu – 2 listy płac

Potrącenia z wynagrodzenia za pracę i z zasiłków w jednym miesiącu – 2 listy płac

Często w obrębie jednego miesiąca obok zasiłku należnego w razie choroby, opieki, wypadku lub macierzyństwa pracownikowi wypłacane jest wynagrodzenie za pracę czy inne świadczenia ze stosunku pracy, w tym wynagrodzenie chorobowe). W takim przypadku pracodawca powinien odrębnie wyliczyć kwotę potrącenia z zasiłku i osobno z pozostałych należności. Przy dokonywaniu potrącenia ze świadczeń należnych ze stosunku pracy należy stosować przepisy przewidziane w Kodeksie pracy, a przy dokonywaniu potrącenia z zasiłku – przepisy ustawy emerytalnej. Sprawdź, jak te zasady stosować w praktyce. Pobierz 2 listy płac.