Jak długo musimy przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników?

Monika Frączek

Autor: Monika Frączek

Dodano: 14 maja 2008

Pytanie: Jak długo musimy przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników? Mam tu na myśli konkretnie listy obecności, ewidencje czasu pracy pracownika oraz wnioski o urlop? Sprawdź, jaka jest odpowiedź eksperta.



Odpowiedź: Jak wyjaśnia Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych: „Akta osobowe i płacowe, stanowiące podstawę do wystawienia świadectwa pracy i poświadczenia wynagrodzenia otrzymywanego z tytułu wykonywanej pracy, potrzebne pracownikom do ustalenia wymiaru emerytury w ZUS, zaliczane są do dokumentacji niearchiwalnej (kategoria „B”). W związku z tym posiadają ustalony przez ustawodawcę okres przechowywania, po którym są niszczone (brakowane). Dla dokumentacji osobowej okres przechowywania wynosi obecnie 50 lat od ustania stosunku pracy”.


Potwierdza to przykładowy wykaz aktów typowych zawarty w rozporządzeniu w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz pośrednio art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.


Nie ma w tym zakresie przepisów rangi ustawowej, które wprost regulowałyby te kwestie.


A zatem, z prawnego punktu widzenia w przepisach jest luka, gdyż nie ma aktu prawnego najwyższego rzędu, który nakładałby bezpośrednio na pracodawcę wyraźny, określony czasowo, obowiązek przechowywania akt osobowych pracownika, ani innych dokumentów – niewchodzących w skład akt osobowych pracownika – powstałych w czasie jego zatrudnienia.


Niemniej jednak nie można stwierdzić, że nie ma żadnej prawnej informacji co do długości okresu przechowywania dokumentów, których dotyczy pytanie. Kwestia poruszona w pytaniu jest uregulowana, ale w załączniku nr 1 i nr 2 do rozporządzenia w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.


Wynika z nich, że dokumentacja płac ma być przechowywana przez 5 lat.


Ponieważ karty ewidencji czasu pracy są prowadzone w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą – w mojej ocenie – muszą być przechowywane nie krócej niż 5 lat.


Karty urlopowe (lub wnioski urlopowe w zależności od tego, jakim dokumentem posługuje się pracodawca) zgodnie z tymi przepisami powinny być przechowywane minimum przez 2 lata, z praktycznego punktu widzenia. Jednakże, biorąc pod uwagę 3-letni okres przedawniania się roszczeń ze stosunku pracy – radziłabym dokumenty te przechowywać przez 3 lata.


Podstawa prawna:

- załącznik nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. nr 167, poz. 1375 ze zm.),
- art. 291 Kodeksu pracy ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94),
- art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.).


Autor: Monika Frączek, starszy specjalista z Departamentu Prawa Pracy z Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej


Odpowiedź udzielona: 15 maja 2008 r.
Monika Frączek

Autor: Monika Frączek

Prawnik, autorka opracowań z zakresu prawa pracy. Od 1998 r. była głównym specjalistą w Departamencie Prawa Pracy, w Ministerstwie Pracy i Polityki Od 2003 r. pracowała w Wydziale Legislacji Departamentu Prawa Pracy. Uczestniczyła w pracach legislacyjnych w MPiPS i Parlamencie. Absolwentka Podyplomowego Studium Zbiorowych Stosunków Pracy i Zasobów Ludzkich, w Instytucie Socjologii Uniwersytetu Warszawskiego. Uczestnik Podyplomowego Studium Zagadnień Legislacyjnych prowadzonego na Uniwersytecie Warszawskim. Od wielu lat specjalizuje się w praktycznych zagadnieniach prawa pracy. Autorka opracowań z zakresu prawa pracy kierowanych do pracowników kadr i działów personalnych, a także osób zarządzających. Obecnie prowadzi swoją firmę doradczą oraz prowadzi szkolenia z tematyki prawa pracy dla działów kadr, osób zarządzających oraz związków zawodowych, w szczególności z czasu pracy, dokumentacji pracowniczej, zgodnego z prawem zatrudniania i zwalniania pracowników, podnoszenia kwalifikacji zawodowych uprawnień rodzicielskich, problematyki pracy tymczasowej.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

© PortalFK.pl
Strona używa plików cookies. Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies.

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny za DARMO - otrzymasz dostęp do wszystkich treści Przetestuj Portal FK »

x
wiper-pixel