Jak długo musimy przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników?

Pytanie: Jak długo musimy przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników? Mam tu na myśli konkretnie listy obecności, ewidencje czasu pracy pracownika oraz wnioski o urlop? Sprawdź, jaka jest odpowiedź eksperta.

Odpowiedź: Jak wyjaśnia Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych: „Akta osobowe i płacowe, stanowiące podstawę do wystawienia świadectwa pracy i poświadczenia wynagrodzenia otrzymywanego z tytułu wykonywanej pracy, potrzebne pracownikom do ustalenia wymiaru emerytury w ZUS, zaliczane są do dokumentacji niearchiwalnej (kategoria „B”). W związku z tym posiadają ustalony przez ustawodawcę okres przechowywania, po którym są niszczone (brakowane). Dla dokumentacji osobowej okres przechowywania wynosi obecnie 50 lat od ustania stosunku pracy”.

Potwierdza to przykładowy wykaz aktów typowych zawarty w rozporządzeniu w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz pośrednio art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Nie ma w tym zakresie przepisów rangi ustawowej, które wprost regulowałyby te kwestie.

A zatem, z prawnego punktu widzenia w przepisach jest luka, gdyż nie ma aktu prawnego najwyższego rzędu, który nakładałby bezpośrednio na pracodawcę wyraźny, określony czasowo, obowiązek przechowywania akt osobowych pracownika, ani innych dokumentów – niewchodzących w skład akt osobowych pracownika – powstałych w czasie jego zatrudnienia.

Niemniej jednak nie można stwierdzić, że nie ma żadnej prawnej informacji co do długości okresu przechowywania dokumentów, których dotyczy pytanie. Kwestia poruszona w pytaniu jest uregulowana, ale w załączniku nr 1 i nr 2 do rozporządzenia w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

Wynika z nich, że dokumentacja płac ma być przechowywana przez 5 lat.

Ponieważ karty ewidencji czasu pracy są prowadzone w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą – w mojej ocenie – muszą być przechowywane nie krócej niż 5 lat.

Karty urlopowe (lub wnioski urlopowe w zależności od tego, jakim dokumentem posługuje się pracodawca) zgodnie z tymi przepisami powinny być przechowywane minimum przez 2 lata, z praktycznego punktu widzenia. Jednakże, biorąc pod uwagę 3-letni okres przedawniania się roszczeń ze stosunku pracy – radziłabym dokumenty te przechowywać przez 3 lata.

Podstawa prawna:

- załącznik nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. nr 167, poz. 1375 ze zm.),
- art. 291 Kodeksu pracy ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94),
- art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.).