Kalkulator rozliczenia podróży zagranicznych

Dodano: 1 stycznia 2018

Pracownikowi, którego szef wysyła w zagraniczną podróż służbową przysługują diety. Pracodawca zwraca też inne poniesione wydatki, np. za nocleg i przejazd w czasie delegacji. Skorzystaj z kalkulatora, aby prawidłowo rozliczyć zagraniczną podróż służbową pracownika.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Jeżeli masz wątpliwości, czy prawidłowo rozliczyłeś podróż zagraniczną pracownika, tutaj znajdziesz pomocne narzędzie, które ułatwi Ci pracę.

Wysokość oraz warunki ustalania tych należności z tytułu krajowych oraz zagranicznych podróży określa:

- w stosunku do pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej - Minister Pracy i Polityki Społecznej w drodze rozporządzenia; jest to rozporządzenie z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 r. poz. 167); określa ono wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków;

- dla pracowników zatrudnionych u innych pracodawców niż wymienieni wyżej - pracodawca, w układzie zbiorowym pracy, lub regulaminie wynagradzania albo w umowach o pracę; jednakże postanowienia wewnętrzne nie mogą przewidywać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej.

W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień co do warunków wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowych, w tym wysokości i warunków wypłacania diet, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów powołanego rozporządzenia, a więc na zasadach obowiązujących pracowników budżetówki. 

Jakie należności przysługują pracownikowi w delegacji zagranicznej

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej, c) noclegów, d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Przysługujące diety

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie nie tylko kosztów wyżywienia, ale także inne drobne wydatki. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej, ale takich punktów na mapie wyjazdu może być więcej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może wyznaczyć więcej niż jedno państwo docelowe. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia. Przykładowo, dieta dobowa delegacji do Francji wynosi 50 euro.

Tutaj sprawdzisz: Diety zagraniczne


Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:

a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. I tu należy wyjaśnić, że do obliczenia wartości diet, czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

1) lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;

2) lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju; 3) morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety pełnej lub niepełnej ustalonej w zależności od czasu trwania podróży.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie - 15% diety;

2) obiad - 30% diety;

3) kolacja - 30% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, analogicznie dokonuje się zmniejszenia diety. Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie (pewien ekwiwalent), dieta nie przysługuje wcale lub jako wyrównanie, jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety.

Przejazdy w czasie zagranicznej podróży służbowej

Środek transportu właściwy do odbycia podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje. Pracownik może wnioskować - a pracodawca wyrazić zgodę - na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Noclegi w delegacji zagranicznej

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości pokwitowanej rachunkiem, ale w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach, w załączniku do rozporządzenia (np. kwota limitu na nocleg we Francji wynosi 180 euro). W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% określonego limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit (np. gdy nie ma możliwości załatwienia tańszej miejscówki).

Uwaga Jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg, żadne należności z tego tytułu nie przysługują.

Dojazdy, przejazdy miejscowe w delegacji zagranicznej

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. Gdy pracownik ponosi koszty takiego dojazdu wyłącznie w jedną stronę, ryczałt odpowiada połowie diety. Z kolei na pokrycie kosztów dojazdów środkami lokalnej komunikacji, jeżeli takimi pracownik się na miejscu porusza, przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Oba powyższe ryczałty nie przysługują, jeżeli pracownik:

1) odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;

2) ma zapewnione bezpłatne dojazdy;

3) nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

W czym pomoże kalkulator

Za pomocą kalkulatora "Rozliczenie podróży zagranicznych" możesz obliczyć wysokość należności (ryczałtów) z tytułu:

- diet,

- noclegów,

- przejazdów i dojazdów miejscowych, za część zagraniczną wyjazdu, a więc np. od momentu przekroczenia granicy w przypadku jazdy samochodem czy pociągiem. Narzędzie podliczy też całkowity koszt podróży (w walucie obcej).

Polecamy w Portalu FK:

Jak działa kalkulator rozliczenia zagranicznej podróży służbowej

PRZYKŁAD
Pracownik został oddelegowany pociągiem do Austrii, w okresie od 20 do 25 sierpnia. Godzina przekroczenia granicy tam - 12.35, powrót 22.15. Pracownik nie przedłożył rachunku z hotelu, przysługuje mu więc ryczałt, podobnie jak za dojazd z dworca w obie strony oraz za przejazdy miejscową komunikacją. Pracownik sam zapewniał sobie posiłki, w tym śniadania. W pierwszym wierszu wpisujesz  kraj docelowy - Austria (kalkulator pokazuje wysokość diety za dobę podróży oraz limit noclegowy).


W drugim wierszu jest miejsce na wpisanie daty (rok-miesiąc-dzień) i godziny rozpoczęcia oraz zakończenia podróży (np. przekroczenia granicy) - od 2020-08-20 godz. 12.35 do 2020-08-25 godz. 22.15.


W kolejnym bloku wpisujesz dane dotyczące wyżywienia - są tu odpowiednie opcje do wyboru, a więc należy zaznaczyć czy pracownik żywił się we własnym zakresie, a jeśli tak, to jakie posiłki kupował; jeśli np. hotel zapewniał śniadanie, nie zaznaczamy go. Dieta zostanie odpowiednio pomniejszona. Można też wpisać ekwiwalent pieniężny jeśli pracodawca go wypłacił.


W przykładzie, zaznaczamy wszystkie 3 posiłki, bo pracownik sam je sobie organizował. Kolejna część kalkulatora ustali należność za noclegi w formie ryczałtu, jeśli pracownik nie przestawił rachunku. Wówczas należy podać ilość noclegów. W opisywanym przykładzie są to 4 noclegi. Następne są dojazdy i przejazdy.


Należy tu zaznaczyć czy przysługuje ryczałt za jazdy lokalne (kalkulator już sam policzy wartość według dób). Druga opcja dotyczy ryczałtu za dojazd w jedną lub obie strony na dworzec lub port. Po kliknięciu "Policz przysługujący zwrot kosztów" kalkulator wskaże poszczególne kwoty należności oraz podsumuje je.

Pracownik ze wskazanego przykładu ma prawo do: 1) diet w wysokości 286 euro (5 dób i jedna niepełna między 8 a 12 godzin) - 5 x 52 euro + 1/2 x 52 euro 2) ryczałtu za noclegi 130 euro [(130 euro x 25%) x 4 noce]  3) ryczałtów za : a) dojazd do i z dworca - 52 euro (1 dieta) b) przejazdy miejscowe - (52 euro x 10%) x 6 rozpoczętych dób = 31,20 euro razem ryczałty - 83,20 euro Łączny koszt delegacji 499,20 euro.


Załóżmy, że pracownik miał zapewnione śniadania w hotelu. Wówczas odhaczamy je w części "Całodzienne wyżywienie" i przeliczamy ponownie, a kalkulator obniży diety do 243,10 euro: (52 euro - 15%) x 5 = 221 euro; (1/2 x 52%) - 15% = 22,10 euro; 221 euro + 22,10 euro = 243,10 euro.

Inne należności 

1) Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

2) Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety; w przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.

Zwrot kosztów następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2020 r. 1398). Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów. W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Zaliczka i rozliczenie należności

Pracownik przed wyjazdem za granicę otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w równowartości zaliczki w dewizach, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia. Pracownik rozlicza koszty podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia.

Do rozliczenia załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami).

Skorzystaj też z innych kalkulatorów związanych z rozliczaniem podróży służbowych:

Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.  

Aby zobaczyć cały artykuł, zaloguj się lub zamów dostęp.

Zobacz, jak PortalFK.pl pomoże Ci wykonywać swoją pracę bezbłędnie i zawsze na czas:

  • Znajdziesz rozwiązania przeszukując nasze 40 000 artykułów na temat problemów zgłaszanych przez innych księgowych.
  • Będziesz w stanie szkolić siebie i innych księgowych za pomocą ponad 60 Szkoleń Video oraz Warsztatów na żywo.
  • Oszczędzisz swój czas poświęcany na księgowanie dzięki narzędziom: ponad 600 wzorów dokumentów, deklaracji i formularzy, 350 aktów prawnych, 1300 interpretacji i 50 kalkulatorów i oczywiście aktualne wskaźniki i stawki.

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny »

Jeśli masz już dostęp do Portalu FK, zaloguj się »

Jeżeli chcesz korzystać z tego artykułu bez ograniczeń czasowych, wykup dostęp jednorazowy:
Przez PayU (19.90 zł netto) »Przez SMS (25.00 zł netto) »
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz
wiper-pixel