Kalkulator rozliczenia podróży zagranicznych

Dodano: 1 stycznia 2024

Pracownikowi, którego szef wysyła w zagraniczną podróż służbową przysługują diety. Pracodawca zwraca też inne poniesione wydatki, np. za nocleg i przejazd w czasie delegacji. Skorzystaj z kalkulatora podróży zagranicznej, aby prawidłowo rozliczyć delegację zagraniczną.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Jeżeli masz wątpliwości, czy prawidłowo rozliczyłeś podróż zagraniczną pracownika, tutaj znajdziesz pomocne narzędzie - kalkulator podróży zagranicznej, które ułatwi Ci pracę.

Wysokość oraz warunki ustalania tych należności z tytułu krajowych oraz zagranicznych podróży określa:

- w stosunku do pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej - Minister Pracy i Polityki Społecznej w drodze rozporządzenia; jest to rozporządzenie z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2023 r. poz. 2190); określa ono wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków;

- dla pracowników zatrudnionych u innych pracodawców niż wymienieni wyżej - pracodawca, w układzie zbiorowym pracy, lub regulaminie wynagradzania albo w umowach o pracę; jednakże postanowienia wewnętrzne nie mogą przewidywać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej.

Zapamiętaj! W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień co do warunków wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowych, w tym wysokości i warunków wypłacania diet, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów powołanego rozporządzenia, a więc na zasadach obowiązujących pracowników budżetówki. 

Jakie należności przysługują pracownikowi w delegacji zagranicznej

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej, 

c) noclegów, 

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Przysługujące diety w podróży zagranicznej

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie nie tylko kosztów wyżywienia, ale także inne drobne wydatki. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej, ale takich punktów na mapie wyjazdu może być więcej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może wyznaczyć więcej niż jedno państwo docelowe. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia. Przykładowo, dieta dobowa delegacji do Francji wynosi 55 euro.

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:

a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. I tu należy wyjaśnić, że do obliczenia wartości diet, czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

1) lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;

2) lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju; 

3) morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

PrzykładPracownik K. udał się w podróż służbową do Szwecji.

Wyjazd z Polski miał miejsce 11 lutego o godz. 12.30, powrót 14 lutego o 9.50.

Podróż odbywała się samolotem.

Za poszczególne dni delegacji otrzymał on:

- za 11 lutego – 1/2 diety tj. 255 SEK (koron szwedzkich),

- za 12 i 13 lutego – dietę w pełnej wysokości tj. 510 SEK za każdy dzień, łącznie 1.020 SEK,

- za 14 lutego – 1/2 diety tj. 255 SEK.

Łączna kwota diet z tytułu podróży do Szwecji wyniosła dla  pracownika K. – 1.530 SEK.

Diety zostały wypłacone 28 lutego. Pracodawca wypłacił pracownikowi K. równowartość w złotych zgodnie ze średnim kursem NBP – 0,3821 zł za 1 SEK, tj. 584,61 zł.

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety pełnej lub niepełnej ustalonej w zależności od czasu trwania podróży.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie - 15% diety;

2) obiad - 30% diety;

3) kolacja - 30% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, analogicznie dokonuje się zmniejszenia diety. Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie (pewien ekwiwalent), dieta nie przysługuje wcale lub jako wyrównanie, jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety.

Przejazdy w czasie zagranicznej podróży służbowej

Środek transportu właściwy do odbycia podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje. Pracownik może wnioskować - a pracodawca wyrazić zgodę - na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona urzędowo zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).  

Noclegi w delegacji zagranicznej

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości pokwitowanej rachunkiem, ale w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach, w załączniku do rozporządzenia (np. kwota limitu na nocleg we Francji wynosi 200 euro). W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% określonego limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit (np. gdy nie ma możliwości załatwienia tańszej miejscówki).

Zapamiętaj! Jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg, żadne należności z tego tytułu nie przysługują.
PrzykładPracownik D. przebywał w delegacji zagranicznej USA – w Los Angeles. Otrzymał zakwaterowanie w hotelu. Wyjazd trwał łącznie 5 dni, koszt z tytułu noclegów wyniósł za 4 doby hotelowe , zgodnie z rachunkami przedłożonymi po powrocie przez pracownika D. łącznie 1.000 USD. Limit za nocleg w USA wynosi natomiast zasadniczo 200 USD za dobę – za wyjątkiem  Waszyngtonu i Nowego Jorku, gdzie limity są wyższe (odpowiednio: 300 USD i 350 USD za dobę).  Tym samym maksymalna kwota noclegu za 4 doby w hotelu w Los Angeles powinna wynosić 800 USD. Oznacza to, że pracownikowi D. będzie przysługiwał zwrot kosztów noclegu jedynie do wysokości 800 USD.  Pozostałe 200 USD pracodawca zwróci, jeżeli uzna, że poniesienie tak wysokich kosztów było w tym wypadku uzasadnione (np. pracownik wskaże, że nie było możliwości uzyskania tańszego noclegu w danej okolicy, w związku z wykonywaniem czynności służbowych).

Dojazdy, przejazdy miejscowe w delegacji zagranicznej

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. Gdy pracownik ponosi koszty takiego dojazdu wyłącznie w jedną stronę, ryczałt odpowiada połowie diety. Z kolei na pokrycie kosztów dojazdów środkami lokalnej komunikacji, jeżeli takimi pracownik się na miejscu porusza, przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Oba powyższe ryczałty nie przysługują, jeżeli pracownik:

1) odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;

2) ma zapewnione bezpłatne dojazdy;

3) nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

W czym pomoże kalkulator podróży zagranicznej

Za pomocą kalkulatora "Rozliczenie podróży zagranicznych" możesz obliczyć wysokość należności (ryczałtów) z tytułu:

- diet,

- noclegów,

- przejazdów i dojazdów miejscowych, za część zagraniczną wyjazdu, a więc np. od momentu przekroczenia granicy w przypadku jazdy samochodem czy pociągiem. Narzędzie podliczy też całkowity koszt podróży (w walucie obcej).

Inne należności w delegacji zagranicznej

1) Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

2) Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety; w przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.

Zwrot kosztów następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2022 r. 2561). Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów. W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Zaliczka i rozliczenie należności zagranicznej podróży służbowej

Pracownik przed wyjazdem za granicę otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w równowartości zaliczki w dewizach, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia. Pracownik rozlicza koszty podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia.

Do rozliczenia załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami).

Polecamy też:

Zapamiętaj! Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.  

Aby zobaczyć cały artykuł, zaloguj się lub zamów dostęp.

Uzyskaj dostęp do Portalu FK a wraz z nim:

  • Aktualne informacje o zmianach w prawie (24/dobę)
  • Indywidualne konsultacje z ekspertami (odpowiedź w 48 h)
  • Codziennie aktualizowana baza ponad 40 500 porad z zakresu podatków dochodowych, VAT, rachunkowości, ZUS oraz prawa pracy
  • Ponad 3 000 narzędzi: kalkulatorów, wzorów dokumentów, formularzy, szkoleń i porad wideo

Jeśli posiadasz konto - zaloguj się

Adres e-mail:

Hasło

Nie pamiętam hasła
Nie pamiętam hasła »
Jeśli nie posiadasz pełnego dostępu do portalu, możesz wykupić dostęp jednorazowy do wybranego dokumentu.
PayU » 49.90 zł netto (61.38 zł brutto)
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz