Kalkulator krajowej podróży służbowej

Dodano: 1 stycznia 2020

Pracownikowi wysłanemu w krajową podróż służbową przysługują m.in. diety, zwrot kosztów przejazdów, zwrot kosztów noclegów. Skorzystaj z kalkulatora krajowej podróży służbowej, aby bez kłopotu rozliczyć delegację pracownika.

Pracownikowi wysłanemu w krajową podróż służbową przysługują m.in. diety, zwrot kosztów przejazdów, zwrot kosztów noclegów. Skorzystaj z kalkulatora krajowej podróży służbowej, aby bez kłopotu rozliczyć delegację pracownika. Podmioty ze sfery budżetowej, rozliczając się z pracownikiem z odbytych przez niego w obrębie Polski wyjazdów odbywanych w związku ze świadczoną pracą, muszą kierować się postanowieniami rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Przedsiębiorstwa prywatne mają natomiast w tym zakresie wybór i mogą stosować:

- postanowienia ww. aktu prawnego lub

- własne zasady organizowania oraz opłacania delegacji, które powinny wynikać wprost z układu zbiorowego pracy lub w regulaminu wynagradzania, bądź umowy o pracę, jeżeli w zakładzie nie funkcjonuje żaden ze wspomnianych aktów normatywnych.

W tym drugim przypadku, pracodawcy mają swobodę, jednak bezwzględnie muszą przestrzegać jednego warunku: wysokość diety za dobę podróży służbowej (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) nie może być ustalona na poziomie niższym niż dieta przysługująca za delegację na obszarze kraju pracownikowi budżetówki, która obecnie wynosi 30 zł.  


    1.     Diety, według reguł przedstawionych w tabeli: 

 

 

Delegacja na obszarze Polski

Wysokość

30 zł

Przy podróży krótszej niż doba, która trwa:

  • mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
  • od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety (50% x 30 zł = 15 zł) - sformułowanie „od 8 do 12 godzin” należy rozumieć w ten sposób, że jeśli delegacja trwa co najmniej 8 godzin połowa diety już przysługuje,
  • ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości (30 zł). 

Przy podróży trwającej dłużej niż doba, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

  • do 8 godzin - przysługuje 50% diety,
  • ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Zasady pomniejszania z tytułu posiłków

Przy zmniejszaniu diety każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie - 25% diety (7,50 zł tj. 25% z kwoty 30 zł);
  • obiad - 50% diety (15 zł tj. 50% z kwoty 30 zł);
  • kolacja - 25% diety (7,50 zł).

Zasadę tą stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy pracownik korzysta z posiłków w ramach usługi hotelarskiej.

Kalkulowanie kwoty pomniejszenia diety powinno odbywać się każdorazowo poprzez mnożenie pełnej kwoty 30 zł przez stosowną stawkę procentową zależną od rodzaju zapewnionego pracownikowi posiłku (także przy pomniejszaniu niepełnej diety, należnej przykładowo przy wyjeździe służbowym trwającym 11 godzin). Potwierdziło to Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 16 kwietnia 2013 r.

Przypadki, kiedy dieta nie przysługuje

Dieta krajowa nie jest należna:

  • pracownikowi wysłanemu w delegację do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu,
  • pracownikowi przebywającemu w podróży krócej niż 8 godzin,
  • w przypadku, gdy pracownik korzystając z uprawnienia do przejazdu na koszt pracodawcy (przy podróży trwającej co najmniej 10 dni), w dniu wolnym od pracy, do miejscowości stałego lub czasowego pobytu będzie przebywał w tym dniu w tej miejscowości,
  • gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie (przez które – zgodnie z utrwalonym poglądem doktryny – powinniśmy rozumieć co najmniej 3 posiłki dziennie, czyli śniadanie, obiad i kolację).

 

2. Zwrot kosztów przejazdów

Następuję w wysokości obejmującej cenę biletu oraz związane z nim opłaty dodatkowe (w tym wydatki na miejscówkę) lub zwrot w kwocie wynikającej z kilometrówki – w przypadku podróżowania prywatnym pojazdem.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej (np. pociąg, samolot, autobus, prom), a także jego rodzaj i klasę określa podmiot zatrudniający.

Pracownik powinien otrzymać zwrot kosztów przejazdu obejmujących nie tylko cenę biletu, ale także związane z nim opłaty dodatkowe, w tym wydatki na miejscówkę.

Zwrot kosztów przejazdu odbywanego środkami komunikacji publicznej obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, po uwzględnieniu ewentualnych ulg przysługujących pracownikowi na dany środek.

Czytaj więcej o podróżach służbowych:


Pracownikowi przebywającemu w krajowej delegacji trwającej co najmniej 10 dni należy się zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy (środkiem transportu wyznaczonym przez pracodawcę) do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Na wniosek podwładnego pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży nienależącym do zakładu pracy samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem.

W takich przypadkach zatrudnionemu należny jest zwrot w kwocie będącej iloczynem ilości kilometrów przejechanych w celu odbycia podróży służbowej (ustalonej na podstawie wypełnionej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu) i stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej przez pracodawcę.  

Aby ten zwrot korzystał w całości ze zwolnienia podatkowo-składkowego, wspomniana stawka nie może być wyższa niż zapisana w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.  

Zgodnie z § 2 tego aktu prawnego, stawka za 1 km przebiegu wynosi:

·        0,5214 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,

·        0,8358 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3,

·        0,2302 zł - dla motocykla,

·        0,1382 zł - dla motoroweru.  

W razie nieuzasadnionej i samowolnej zmiany środka transportu, pracodawca ma prawo odmówić zwrotu wydatków w części przewyższającej koszty przejazdu wskazanym przez niego środkiem transportu.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Wspomniana ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

·       dane pracownika używającego dany pojazd (wraz z adresem zamieszkania),

·       numer rejestracyjny auta i pojemność silnika,

·       numerację wpisów zawierających informacje odnośnie wykonanych jazd w danym okresie,

·       datę i cel wyjazdu,

·       opis trasy (skąd - dokąd),

·       liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

·       stawkę za jeden kilometr przebiegu,

·       kwotę wynikającą z przemnożenia liczby pokonanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,

·       podpisy pracownika i pracodawcy. 

  

3. Zwrot kosztów noclegów

Następuje w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki krajowej diety (tj. nie wyższej niż 600 zł) albo zwrot w formie ryczałtu, który za każdy nocleg wynosi 150% diety, czyli 45 zł. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może zwrócić wydatki za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa powyżej (chodzi tu np. o sytuacje, w których brak jest wolnych miejsc w tańszych hotelach w miejscowości, w której pracownik przebywał w czasie podróży służbowej).

Zwrot z tytułu noclegu nie przysługuje:

1) gdy pracownikowi zapewniono bezpłatny nocleg,

2) kiedy pracodawca uzna, że delegowany miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu,

3) za czas przejazdu w delegacji.

4. Zwrot kosztów dojazdów

Za każdą rozpoczętą dobę delegacji krajowej podwładnemu przysługuje:

·       ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, czyli obecnie 6 zł (20% x 30 zł) lub

·       zwrot udokumentowanych kosztów korzystania z komunikacji miejskiej (jeśli zgodzi się na niego pracodawca).

Ww. ryczałtu nie wypłaca się, gdy pracownik nie ponosi koszów dojazdów.   


 5. Zwrot innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Przykładowy katalog innych, niezbędnych wydatków związanych z podróżą, w odniesieniu do których zatrudnionemu należy się zwrot, wskazano w § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Obejmuje on:

  • opłaty za bagaż,
  • opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami,
  • postój w strefie płatnego parkowania,
  • miejsca parkingowe,
  • inne konieczne wydatki wiążące się bezpośrednio z przebywaniem w delegacji. 

Zaliczka pieniężna

Świadczenie pracy na wyjeździe najczęściej wiąże się z występowaniem dodatkowych kosztów. Ponieważ do ich ponoszenia zobligowany jest pracodawca, przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych przewidują instytucję zaliczki na poczet przewidywanych wydatków w podróży służbowej.

Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

W ostatecznym rozrachunku kalkulator wskazuje - na podstawie wprowadzonych przez użytkownika informacji dotyczących odbytej podróży służbowej – kwotę należności (w tym diet i ryczałtów) przysługujących za krajową delegację.

PRZYKŁAD
Robert T. zatrudniony jest w prywatnej firmie handlowo-usługowej z Łodzi, w której należności za delegacje wypłacane są według reguł obowiązujących w budżetówce.


W październiku 2020 r. przez 10 dni był w podróży służbowej w Krakowie. Udał się w nią – za zgodą pracodawcy – własnym autem o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3. Przez pierwsze 6 dni sam w całości opłacał swe wyżywienie, zaś przez następne 4 dni pracodawca zapewnił mu nieodpłatnie śniadania i obiady. 


Wysokość diet za cały okres pobytu w delegacji w opisanej sytuacji należy wyliczyć następująco: 6 x 30 zł = 180 zł; 4 x 7,50 zł (stawka diety pomniejszona o 25% za śniadanie i o 50% za obiad) = 30 zł; 180 zł + 30 zł = 210 zł.  


Po powrocie z delegacji Robert T. przedstawił ewidencję przebiegu pojazdu, z której wynika, że w związku z podróżą służbową pokonał w sumie 595 km, tytułem czego pracodawca wypłacił mu kwotę 497,30 zł, zgodnie z wyliczeniem:  

0,8358 zł x 595 km.  

Ponieważ Robert T. miał w trakcie omawianej delegacji zapewnione przez pracodawcę noclegi oraz nie ponosił kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (i nie pobrał żadnej zaliczki w związku z wyjazdem do Krakowa), jego łączna należność „delegacyjna” w rozstrzyganym przypadku wyniosła 707,30 zł (210 zł + 497,30 zł).

 

Aby zobaczyć cały artykuł, zaloguj się lub zamów dostęp.

Zobacz, jak PortalFK.pl pomoże Ci wykonywać swoją pracę bezbłędnie i zawsze na czas:

  • Znajdziesz rozwiązania przeszukując nasze 40 000 artykułów na temat problemów zgłaszanych przez innych księgowych.
  • Będziesz w stanie szkolić siebie i innych księgowych za pomocą ponad 60 Szkoleń Video oraz Warsztatów na żywo.
  • Oszczędzisz swój czas poświęcany na księgowanie dzięki narzędziom: ponad 600 wzorów dokumentów, deklaracji i formularzy, 350 aktów prawnych, 1300 interpretacji i 50 kalkulatorów i oczywiście aktualne wskaźniki i stawki.

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny »

Jeśli masz już dostęp do Portalu FK, zaloguj się »

Jeżeli chcesz korzystać z tego artykułu bez ograniczeń czasowych, wykup dostęp jednorazowy:
Przez PayU (19.90 zł netto) »Przez SMS (25.00 zł netto) »
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz
wiper-pixel