Kalkulator ryczałtu samochodowego

Pracownicy przy wykonywaniu obowiązków zawodowych często korzystają ze swoich prywatnych pojazdów. W takich przypadkach pracodawcy dokonują im z tego tytułu zwrotu kosztów używania przez nich własnych pojazdów do celów służbowych. Dotyczy to zarówno pojazdów wykorzystywanych w jazdach lokalnych, jak i zamiejscowych, np. podczas podróży służbowej.  

Zasady dokonywania zwrotu, o którym mowa, zostały określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: rozporządzenie).

Sprawdź też:

Sprawdź, czy zwrot za paliwo jest dodatkowym przychodem pracownika

Jazdy lokalne prywatnym samochodem pracownika

W rozporządzeniu tym sprecyzowano, że zwrot kosztów używania prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych w jazdach lokalnych następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w jego przepisach. W przypadku jazd, o których mowa wspomniany zwrot kosztów pracownikowi może być dokonany na dwa sposoby:

• w sposób zryczałtowany,
• na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu (w ramach tzw. kilometrówki).

Sprawdź też:

Jak rozliczać używanie samochodu prywatnego do celów służbowych

Ryczałt samochodowy

Pierwszy sposób obliczania wysokości zwrotu (tj. ryczałt samochodowy) polega na tym, że pracodawca przyznaje pracownikowi miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, który jednakże musi uwzględniać określone w rozporządzeniu normy w tym zakresie, zależne od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Limit ten, co do zasady, nie może przekroczyć:

• 300 km – w gminie/mieście do 100.000 mieszkańców,
• 500 km – w gminie/mieście ponad 100.000 do 500.000 mieszkańców,
• 700 km – w gminie/mieście ponad 500.000 mieszkańców.

Ryczałt samochodowy oblicza się mnożąc przyznany pracownikowi limit przez stawkę obowiązującą za 1 km, przy czym w przypadku samochodów osobowych wysokość tych stawek uzależniona jest od pojemności skokowej silnika.

Oznacza to, że pracownik, który otrzymał limit, może maksymalnie otrzymać kwotę określoną w tabeli:

Ryczałt samochodowy wypłaca się pracownikowi po złożeniu przez niego pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

PRZYKŁAD

Pracownik mieszka i pracuje w mieście liczącym 200.000 mieszkańców. Używa do celów służbowych w jazdach lokalnych swojego prywatnego samochodu o pojemności silnika 1.800 cm3. Pracodawca przyznał mu miesięczny limit na te jazdy w wysokości 500 km. Zatem zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury kwota miesięcznego ryczałtu powinna wynosić nie więcej niż 417,90 zł (tj. 500 km × 0,8358 zł).

Sprawdź też:

Praca zdalna a ryczałt za używanie prywatnego auta do celów służbowych

Kwotę miesięcznego ryczałtu samochodowego zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

PRZYKŁAD

Pracownik mieszka w dużym mieście liczącym powyżej 500.000 mieszkańców. Jest właścicielem auta o pojemności skokowej silnika 1250 cm³, które wykorzystuje do celów służbowych w jazdach lokalnych. Podstawą wspomnianego użytku jest umowa cywilnoprawna o używaniu pojazdu do celów służbowych. Kwota miesięcznego ryczałtu z tego tytułu wynosi u pracownika 585,06 zł (co wynika z wyliczenia: 700 km × 0,8358). W ostatnim dniu lutego 2020 r. złożył swojemu pracodawcy oświadczenie o używaniu samochodu na potrzeby służbowe za ten miesiąc.  Wynikało z niego, że w lutym 2020 r. pracownik przez 2 dni przebywał na zwolnieniu lekarskim. W tej sytuacji rozliczenie ryczałtu przedstawia się następująco:

• pełna kwota ryczałtu w wymiarze miesięcznym: 700 km × 0,8358 zł = 585,06 zł,
• wyliczenie 1/22 za jeden dzień nieobecności w pracy: 585,06 zł × 1/22 = 26,59 zł,
• kwota do potrącenia za 2 dni zwolnienia lekarskiego: 26,59 zł x 2 = 53,18 zł,
• przysługujący pracownikowi ryczałt: 585,06 zł – 53,18 zł = 531,88 zł.

Korzystanie z kalkulatora

Kalkulator ryczałtu samochodowego wykonuje obliczenia na podstawie przyznanego pracownikowi ryczałtu, z uwzględnieniem aktualnej stawki za 1 kilometr przebiegi pojazdu, ilości dni roboczych oraz dni nieobecności w pracy. Aby prawidłowo obliczyć kwotę ryczałtu należnego do zwrotu za używanie przez pracownika prywatnego pojazdu w celach służbowych, należy podać:

• rodzaj pojazdu (w przypadku samochodów osobowych także pojemność silnika),
• przyznany pracownikowi miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne,
• liczbę dni nieobecności pracownika w danym miesiącu.

Sprawdź też:

Poznaj najnowszą interpretację ministra finansów dotyczącą ryczałtu za prywatne użycie samochodu

Jak bezpiecznie rozliczać wydatki dotyczące samochodów osobowych? Są objaśnienia MF

Skutki w PIT dotyczące zwrotu pracownikom kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych

Jak rozliczać używanie samochodu prywatnego do celów służbowych

W jakiej wysokości zaliczyć wydatki na paliwo w samochodzie zastępczym