Potwierdzenie odbioru PIT-11 przez pracownika – obowiązki płatnika i konsekwencje

Jednym z najważniejszych obowiązków spoczywających na pracodawcach jako płatnikach jest sporządzanie i przekazywanie wskazanym w przepisach podmiotom dokumentów PIT-11. Chodzi o roczną „Informację o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy”. 

Zasadą jest, że wypełniony PIT-11 płatnik ma obowiązek przesłać urzędowi skarbowemu do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym.  Zatem tego rodzaju informacje za 2024 rok należało przekazać fiskusowi do 31 stycznia 2025 r.  Natomiast podatnikom PIT-11 co do  zasady przekazuje się w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

Wyjątkowo, w razie zaprzestania prowadzenia działalności przed upływem wskazanych wcześniej terminów, informację tę należy przekazać do urzędu skarbowego i podatnikowi w terminie do dnia zaprzestania tej działalności. Natomiast jeśli w trakcie roku podatkowego ustał obowiązek poboru zaliczek przez płatników, o których mowa w art. 39 ust. 1 ustawy o PIT (np. w związku z rozwiązaniem umowy o pracę), informację tę przekazuje się do urzędu skarbowego i podatnikowi w terminie 14 dni od złożenia przez podatnika pisemnego wniosku w tej sprawie.

W przeciwieństwie do przesyłania PIT-11 fiskusowi, gdzie obowiązuje wyłącznie forma elektroniczna, przepisy nie określają sposobu przekazywania tych informacji podatnikom. Dlatego należy uznać, że płatnicy mają w tym zakresie dość dużą dowolność. Nie ma zatem przeszkód, aby np.:

• wręczali adresatom (pracownikom, zleceniobiorcom itp.) takie wydrukowane dokumenty do rąk własnych w miejscu zatrudnienia, 
• przesyłali je podatnikom za pośrednictwem tradycyjnej poczty,
• przesyłali je np. w postaci plików PDF jako wiadomości elektroniczne (na wskazany przez pracownika adres e-mail),
• korzystali w tym zakresie z wewnętrznych firmowych platform internetowych (z których pracownicy  mogą samodzielnie pobierać takie dokumenty zapisane w formie cyfrowej).

Niezależnie od tego, w jaki sposób przekazywane są podatnikom informacje PIT-11, u płatników mogą pojawić się wątpliwości, czy każdorazowo muszą uzyskać potwierdzenia odbioru tych dokumentów.

Należy zatem podkreślić, że w ustawie o PIT brak jest przepisów, które formalnie nakładałyby obowiązek posiadania przez płatnika takich potwierdzeń. Jednak dla bezpieczeństwa wskazane jest, aby każdorazowo podmiot ten zadbał o dowody, że terminowo wywiązał się z ww. powinności względem podatników.

Trzeba bowiem pamiętać o tym, że za niedopełnienie ustawowych obowiązków w zakresie wystawiania i przekazywania PIT-11 grożą dotkliwe sankcje karne. Wskazuje na to treść art. 80 § 2 Kodeks karnego skarbowego, zgodnie z którą płatnik, który wbrew obowiązkowi nie składa w terminie podatnikowi lub właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej –podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych (w 2025 roku wysokość tej kary może więc wynieść  od 155,53 zł do 27.995,40 zł). W przypadkach zaś mniejszej wagi sprawcy grozi grzywna za wykroczenie skarbowe.

Jak bowiem podkreślił dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 18 grudnia 2019 r. (nr 0115-KDIT2.4011.9.2019.1.HD) „wprawdzie żaden przepis ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie nakłada na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia podatnikowi deklaracji, to jednak w ewentualnym postępowaniu podatkowym to na płatniku będzie ciążył obowiązek udowodnienia doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości”.

Dlatego jeśli informacja PIT-11 jest bezpośrednio przekazywana pracownikowi, to wskazane jest, aby na np. egzemplarzu przeznaczonym do firmowych akt (kopii) potwierdził on jej otrzymanie własnoręcznym podpisem, z podaniem daty odbioru. Z kolei w przypadku wysłania ww. informacji tradycyjną pocztą, warto zrobić to listem poleconym (optymalnie za zwrotnym potwierdzeniem odbioru). Takim potwierdzeniem będzie również  potwierdzenie odebrania e-maila, w razie wysyłki PIT-11 drogą elektroniczną.

Przykładowo w interpretacji indywidualnej z 3 września 2024 r. (nr 0113-KDIPT2-3.4011.443.2024.1.MS) dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wypowiedział się, że  „(…) przepisy nie wskazują sposobu potwierdzania przekazania pracownikom informacji PIT-11. Jednakże w sytuacji, gdy z wygenerowanego przez system informatyczny raportu wynikać będzie data umieszczenia tej informacji na platformie internetowej, a więc udostępnienia informacji PIT-11 przez płatnika, co z kolei umożliwi swobodne jej pobranie przez pracownika poprzez przeglądarkę internetową za pośrednictwem sprzętu służbowego – to uznać należy, że raport ten potwierdzi realizację (…) obowiązku przekazania informacji pracownikom”. W analogiczny sposób dyrektor KIS ustosunkował się do omawianego zagadnienia m.in. w interpretacji indywidualnej z 18 stycznia 2023 r. (nr 0112-KDIL2-1.4011.785.2022.2.AK).

Potwierdzenie odbioru PIT-11 przez pracownika, choć nieobowiązkowe, może okazać się przydatne w razie sporu. Płatnicy powinni pamiętać o terminach przekazywania dokumentów i rozważyć różne formy doręczenia PIT-11, aby wywiązać się z obowiązków w sposób zgodny z przepisami.