Czy wydatki na wieńce i znicze można ująć w kosztach podatkowych pracodawcy

Śmierć pracownika nie tylko komplikuje sytuację pracodawcy pod kątem prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, m.in. powodując konieczność znalezienia w jego miejsce osoby o zbliżonych kwalifikacjach, ale również wywołuje dotkliwe skutki w sferze emocjonalnej, zwłaszcza jeśli zmarły był pracownikiem z dużym stażem w firmie. Dlatego powszechnie praktykowane jest czczenie przez pracodawców pamięci takich osób. Odbywa się to głównie przez udział w ich pogrzebach z uczestnictwem delegacji pracowników oraz przez zakup zniczy, wieńców, kwiatów i nekrologów.     

Takie wydatki niewątpliwie są przejawem więzi łączących firmę ze zmarłym pracownikiem, a także z członkami jego rodziny i innymi bliskimi mu osobami. Można je więc uznać za typowe koszty pracownicze. Przyczyniają się one do budowania pozytywnego wizerunku pracodawcy wśród załogi, wzmacniając jego relacje z pracownikami, a także wpływają korzystnie na postrzeganie firmy przez kontrahentów oraz aktualnych i potencjalnych klientów. Są więc związane z prowadzoną przez tego pracodawcę działalnością gospodarczą i przyczyniają się do osiągania przez przedsiębiorstwo przychodów. Spełniają więc definicję kosztów uzyskania przychodów określoną w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT), służąc zabezpieczeniu ich źródła.

Zarazem wydatki, o których mowa, nie zostały wymienione w katalogu czynności niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (zawartym odpowiednio w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 ustawy o CIT). Co prawda z kosztów podatkowych wolą ustawodawcy zostały wyłączone koszty reprezentacji, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT  (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT), jednakże omawiane wydatki – poniesione np. na zakup zniczy, wieńców, czy nekrologów – nie powinny być rozpatrywane w kategorii kosztów reprezentacyjnych. 

Praktyka upamiętniania zmarłych jest bowiem jednym z podstawowych kanonów polskiej kultury i powszechnie przyjętą normą zwyczajową. Co istotne, wielokrotnie potwierdzały to w swoich wyjaśnieniach również organy podatkowe, np. dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 16 maja 2018 r. (nr 0111-KDIB2-3.4010.46.2018.2.PB).

Pewne wątpliwości może budzić kwestia, czy w taki sam sposób jak wydatki dotyczące upamiętnienia zmarłego pracownika, należy również kwalifikować koszty poniesione przez firmę w związku ze śmiercią innych osób, tj. jej byłych pracowników (np. emerytów i rencistów), a także w celu uczczenia zmarłych członków najbliższej rodziny pracownika.

Akceptację dla takiej kwalifikacji wspomnianych wydatków potwierdzili m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 6 lutego 2017 r. (nr 1462-IPPB6.4510.604.2016.2.SO) oraz dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacjach indywidualnych z 31 stycznia 2020 r. (nr 0114-KDIP2-2.4010.512.2019.1.AS), z 28 września 2021 r. (nr 0111-KDIB1-1.4010.301.2021.3.EJ) i z 18 kwietnia 2024 r. (nr 0114-KDIP2-1.4010.57.2024.4.DK).

Aby omawiane wydatki przedsiębiorca mógł zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej, muszą one pochodzić ze środków obrotowych firmy. Sfinansowanie ich np. ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) nie będzie upoważniać przedsiębiorcy do uwzględnienia ich w rachunku podatkowym. Tym bardziej, że upamiętnienie zmarłego w opisany sposób nie jest uznawane za działalność socjalną. Chcąc ująć przedmiotowe wydatki w kosztach uzyskania przychodów, pracodawca nie powinien również zapominać o prawidłowym ich udokumentowaniu, np. na podstawie faktury lub rachunku.

Organy podatkowe  nie zakazują ujmowania wydatków na upamiętnienie zmarłego pracownika (np. na zakup zniczy, wieńców, kwiatów i nekrologów.) w kosztach uzyskania przychodów. Fiskus uznaje bowiem ich związek z przychodami firmy. Nie są one zarazem kosztami reprezentacji, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT). Tak samo jest w przypadku śmierci  członków rodziny  pracownika, a także byłych pracowników. Warunkiem takiej kwalifikacji wspomnianych wydatków jest to, aby ich źródłem były środki obrotowe podatnika (a nie np. ZFŚS).