Czy w świadectwie pracy należy wpisać informację o wypłaconym ekwiwalencie pieniężnym za urlop udzielany w godzinach?

Pytanie: Mam problem z poprawnym wyliczeniem urlopu pracownika zatrudnionego w wymiarze 1/2 etatu w okresie od 15 stycznia 2008 r. do 1 marca 2008 r. Pracownik pracował 5 dni tygodniowo po 4 godz. dziennie. Wyliczono urlop w zaokrągleniu 32 godz. (4 dni × 8 godz. = 32 godz.). Pracownik wykorzystał urlop 4 dni po 4 godz., czyli 12 godz. Pozostało 20 godz. do wypłaty ekwiwalentu. Czy w świadectwie pracy należy wpisać: wypłacono ekwiwalent pieniężny za 20 godz. Jeśli tak, to w którym miejscu to należy wpisać? W jaki sposób i kiedy należy odejmować niepełny dzień zaokrąglony w górę, dotyczy to niepełnozatrudnionych? Czy w tym przypadku (zakończenie pracy 1 marca 2008 r.) powoduje już urlop za marzec?

Odpowiedź: Odpowiem po kolei na zadane przez Państwa pytania:

Ad 1. Skoro pracownik wykorzystał w naturze 12 godzin urlopu, a za 20 godzin urlopu wypłacono mu ekwiwalent pieniężny, to w świadectwie pracy w punkcie 4, który stanowi, że:

W okresie zatrudnienia pracownik:
1) wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze: …………………………………………
(urlop wypoczynkowy wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy)
w tym ……………………………………………… (urlop wypoczynkowy wykorzystany na podstawie art. 1672 Kodeksu pracy w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy)

należy wpisać, że pracownik wykorzystał 32 godziny urlopu.

Proszę zauważyć, że nie ma znaczenia, czy do wykorzystania urlopu doszło poprzez udzielenie pracownikowi czasu wolnego w naturze, czy poprzez wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego. Zarówno w naturze, jak i poprzez wypłatę ekwiwalentu (w przypadku, oczywiście, gdy dochodzi do ustania zatrudnienia), pracodawca może rozliczyć się z pracownikiem z urlopu wypoczynkowego. Nie ma w treści świadectwa pracy miejsca na wyszczególnienie, czy pracownik wykorzystał urlop w naturze, czy też w ten sposób, że w zamian za urlop otrzymał ekwiwalent pieniężny.

Ad 2. Przy udzielaniu urlopu w wymiarze proporcjonalnym (za przepracowaną część roku kalendarzowego) niepełny kalendarzowy miesiąc należy zaokrąglić w górę do pełnego miesiąca.

Zaokrąglania należy zaprzestać, gdy liczba wymiarowych dni urlopu wypoczynkowego pracownika (czyli tych wyliczonych na podstawie art. 154 Kodeksu pracy, dalej: kp) zacznie przekraczać wymiar urlopu na cały rok kalendarzowy (20 lub 26 dni w przypadku pracownika zatrudnionego na cały etat, czy 10 lub 13 dni w przypadku pracownika zatrudnionego na część etatu).

Trzeba bowiem wyjaśnić, że każdy pracownik zatrudniony na ½ etatu ze stażem pracy niższym niż 10 lat ma prawo do 80 godzin urlopu: ½ × 20 dni = 10 dni = 80 godzin. Natomiast każdy pracownik zatrudniony na ½ etatu ze stażem pracy co najmniej 10-letnim ma prawo do 104 godzin urlopu.

Na takich samych zasadach każdy pracownik zatrudniony na ¼ etatu ze stażem pracy do 10 lat ma prawo do 5 dni (40 godzin) urlopu, a jeżeli staż pracy pracownika zatrudnionego w tym wymiarze czasu pracy wynosi 10 lat lub więcej – do 6,5, a po zaokrągleniu 7 dni (56 godzin) urlopu. Oznacza to, że liczba godzin urlopu (pula urlopowa) ustalona na podstawie wymiaru urlopu wyliczonego wg art. 154 § 2 kp jest zawsze taka sama dla pracowników zatrudnionych na taką samą część etatu i mających staż pracy mieszczący się w danym przedziale czasowym (do 10 lat oraz 10 lat i więcej). Liczba godzin urlopu pracownika stanowiąca jego pulę urlopową na cały rok kalendarzowy jest niezależna od systemu i rozkładu czasu pracy obowiązującego tego pracownika. Natomiast fakt, w jakim systemie i rozkładzie czasu pracy dany pracownik jest zatrudniony, przekłada się czasem na liczbę dni pracy tego pracownika, wolnych z powodu wykorzystywania urlopu.

Liczba dni pracy, w które pracownik zatrudniony na część etatu korzysta z urlopu wypoczynkowego, zależy zatem od systemu i rozkładu czasu pracy, jaki go obowiązuje.

Może więc zdarzyć się, że pracownik zatrudniony na część etatu będzie mógł wykorzystać przysługujące mu godziny urlopu w ciągu innej liczby swoich dni pracy niż liczba „wymiarowych” dni jego urlopu.

A zatem pracownikowi, którego dotyczy pytanie, przysługuje – w zależności od stażu pracy:

1) 3/12 × 10 dni = 2,5 dni, a po zaokrągleniu 3 dni lub

2) 3/12 × 13 dni = 3,25 dni, a po zaokrągleniu 4 dni urlopu.

Zaokrąglać musiałby przestać ewentualny, kolejny pracodawca, gdyby w skutek takiego działania liczba dni urlopu liczonych z proporcji miałaby wynieść więcej niż 10 w pierwszym przypadku i więcej niż 13 w drugim. Nie ma przy tym znaczenia, że np. 32 godziny urlopu pracownika (4 dni urlopu × 8 godzin), przy rozkładzie czasu pracy po 4 godziny na dobę, przełożą się na 8 (4-godzinnych) dni wolnych od pracy z tytułu wykorzystywania urlopu.

Ad 3. Zakończenie pracy 1 marca 2008 r. zobowiązuje pracodawcę do naliczenia urlopu proporcjonalnego także za marzec, zaokrągla się bowiem w górę niepełny kalendarzowy miesiąc urlopu, bez względu na to, ile dni w tym miesiącu pracownik pozostawał w stosunku pracy.

Podstawa prawna:

- art. 154, art. 155^2a ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94),

- pkt 4 załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. nr 60, poz. 282 ze zm.).