14 przykładów udzielania urlopów wypoczynkowych w 2016 roku

Izabela Nowacka

Autor: Izabela Nowacka

Dodano: 29 lipca 2016
urlop

Sezon urlopowy w pełni. Większość pracowników korzysta z dłuższych urlopów właśnie w okresie wakacyjnym. Sprawdź m.in.: jak udzielić pierwszego urlopu, w jakim wymiarze przysługuje urlop dla pracownika zatrudnionego na część etatu, a także w jakich sytuacjach udzielić urlop w wymiarze proporcjonalnym. 

Wymiar urlopu a staż pracy

Wymiar urlopu wynosi:

  1. 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
  2. 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Do stażu pracy, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy między poszczególnymi umowami oraz sposób ustania stosunku pracy.

W przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy.

Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:

  1. zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
  2. średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
  3. średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat,
  4. średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata,
  5. szkoły policealnej – 6 lat,
  6. szkoły wyższej – 8 lat.
Okresy nauki nie podlegają sumowaniu. Oznacza to, że jeżeli pracownik ukończył szkołę średnią i studia wyższe, to zaliczalny jest jeden okres tj. 8 lat, a nie 12. Jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się albo okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, albo okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika.
Pierwszy urlop

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku.

Jest to więc urlop nabywany z dołu.

Zazwyczaj na początku pracy zawodowej bazowy wymiar urlopu wynosi 20 dni. Za jeden miesiąc pracy przysługuje więc 1,66 dnia urlopu, bez zaokrąglania do pełnego dnia w górę: 1/12 x 20 dni, co w przeliczeniu daje 13 godzin i 17 minut. 

Pracownikiem podejmującym pracę po raz pierwszy w roku kalendarzowym jest osoba, która nie była zatrudniona na podstawie umowy o pracę w poprzednim roku kalendarzowym ani wcześniej. Liczy się jedynie zatrudnienie pracownicze, a nie stosunki cywilnoprawne.

Nie ma natomiast znaczenia ani rodzaj umowy (na okres próbny, czas określony, czas nieokreślony, na zastępstwo itp.), ani wymiar etatu, czy długość trwania zatrudnienia.

Za pracowników podejmujących pracę po raz pierwszy uważa się także tych, którzy w poprzednich latach nie byli zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, ale w roku bieżącym pracowali już u innego pracodawcy.

Oznacza to, że na zasadę nabywania prawa do pierwszego urlopu nie ma wpływu zmiana pracodawcy w trakcie tego okresu.

Kodeks pracy nie określa, jak należy liczyć upływ każdego miesiąca pracy. Wynika to jednak z wyroku Sądu Najwyższego z 19 grudnia 1996 r. (sygn. akt I PKN 47/96): „Sposób liczenia terminów określonych w art. 112 Kodeksu cywilnego nie ma zastosowania do okresów, od których zależy nabycie uprawnień pracowniczych - np. określonych w art. 153 czy 156 § 1 KP.”

Oznacza to, że w przypadku pracownika zatrudnionego w dniu 1 czerwca, miesiąc pracy upływa w dniu 30 czerwca, a nie 1 lipca.

Przykładowo, jeżeli pracownik został zatrudniony 1 czerwca np. na 3-miesięczną umowę na okres próbny, to z dniem 30 czerwca, 31 lipca i 31 sierpnia będzie nabywał prawo do urlopu w wymiarze po 1,66 dnia czyli po 3 miesiącach - łącznie  4,98 dnia (1,66 x 3) czyli 39 godzin i 51 minut.

PRZYKŁAD

Załóżmy, że pracownik rozpoczął pierwszą pracę 17 listopada 2015 r. Ukończył szkołę policealną i posiada staż urlopowy wynoszący 6 lat. Z upływem pierwszego miesiąca pracy tj. 16 grudnia 2015 r. nabył prawo tylko do 1,66 dnia urlopu, bo był to jedyny pełny miesiąc pracy w tym roku (przy pierwszym urlopie nie obowiązuje zasada zaokrąglania niepełnego miesiąca pracy do pełnego miesiąca). Natomiast już od 1 stycznia 2016 r. przysługuje mu pełny wymiar tj. 20 dni i jest to urlop kolejny czyli nabywany z góry, z tytułu kontynuacji zatrudnienia w tym roku.

Nie można pracownikowi nowozatrudnionemu udzielać pierwszego urlopu zaliczkowo czyli np. przed upływem pierwszego miesiąca pracy.

Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.

Urlop dla niepełnoetatowca

Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę 2-stopniowy wymiar urlopu tj. 20 lub 26 dni, w zależności od stażu pracy. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. 

PRZYKŁAD

Pracodawca zatrudnia na 1/4 etatu pracownika z 9-letnim stażem pracy, a na 1/8 etatu pracownika z ponad 10-letnim okresem pracy. Pierwszy z nich ma prawo do urlopu w wymiarze 5 dni: ¼ x 20 dni, a drugi jest uprawniony do 4-dniowego urlopu: 1/8 x 26 dni = 3,25 dnia, po zaokrągleniu 4 dni.

Udzielanie urlopów

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu.

Przy udzielaniu urlopu jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy. Przykładowo, 10 dni urlopu to 80 godzin. Jednak jeśli pracownika obowiązuje niższa norma dobowa np. niepełnosprawnego bądź zatrudnionego w służbie medycznej, to jeden dzień urlopu odpowiada tej niższej normie np. 7 godzinom.

U pracownika niepełnoetatowego również wymiar urlopu w ujęciu godzinowym to iloczyn liczby dni ustalonej zgodnie z wielkością etatu i 8 godzin. Jednak w zależności od rozkładu czasu pracy urlop może się „przeciągnąć” w dniach.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony na 1/4 etatu, uprawniony ze względu na staż pracy do 26-dniowego wymiaru urlopu,  świadczy pracę po 2 godziny od poniedziałku do piątku. Ma prawo do 7 dni urlopu (1/4 x 26 dni = 6,5 dnia, po zaokrągleniu 7 dni). W przeliczeniu na godziny to 56 godzin (7 dni x 8 godz.). Każdy dzień urlopu to odpisanie z tej puli 2 godzin, co oznacza, że pracownik ma prawo do 28 wolnych dni (56 godz. : 2 godz.).

Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop.

PRZYKŁAD

Pracownikowi z 11-letnim stażem pracy, zatrudnionemu w wymiarze 1/2 etatu przysługiwał urlop wypoczynkowy w wymiarze 13 dni roboczych, tj. 104 godziny (13 dni x 8 godzin). Pracownik zatrudniony jest w równoważnym systemie czasu pracy i zdążył wykorzystać już 101 godzin urlopu. Zatem, do wykorzystania pozostały mu tylko 3 godziny urlopu, co nie pokrywa pełnego dobowego wymiaru pracownika w poszczególnych dniach roboczych. Ponieważ jednak jest to ostatnia część urlopu wypoczynkowego, może ona zostać udzielona na część dnia pracy pracownika. Jeśli np. miałaby zostać udzielona na dzień, w którym pracownik miał zaplanowaną pracę 8-godzinną, pracownik przyjdzie do pracy na 5 godzin, po których wykorzysta 3 godziny urlopu lub też rozpocznie pracę o 3 godziny później niż wynikało to z jego grafiku.

Urlopy proporcjonalne

W razie ustania zatrudnienia w trakcie roku kalendarzowego i podjęcia nowej pracy w tym samym roku, a także w razie nawiązania stosunku pracy z kolejnym pracodawcą w ciągu innego roku kalendarzowego niż rok, w którym ustało zatrudnienie z poprzednim pracodawcą – urlop przysługuje w wymiarze proporcjonalnym. Kodeks pracy stanowi w tym zakresie, że w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop:

  1. u dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze;
  2. u kolejnego pracodawcy – w wymiarze:

a) proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego - w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,
b) proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym - w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego. 

Przy ustalaniu wymiaru urlopu proporcjonalnego obowiązuje kilka zasad:

  1. kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi według stażu pracy i wielkości etatu
  2. niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca
  3. jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca.
  4. niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.
PRZYKŁAD

Pracownik z ponad 10-letnim stażem pracy rozpoczął pracę 12 maja 2016 r. w pełnym wymiarze godzin. Umowa o pracę została zawarta na czas określony, do końca 2016 r. Wcześniej pracownik był zatrudniony u innego pracodawcy do końca marca 2016 r. U poprzedniego pracodawcy przysługiwał mu urlop w wymiarze: 3/12 z 26 dni = 6,5 dnia; po zaokrągleniu 7 dni. U aktualnego pracodawcy pracownik nabył prawo do urlopu wypoczynkowego za 2016 r. w wymiarze: 8/12 x 26 dni = 17,33 dnia; po zaokrągleniu 18 dni. Łącznie w 2016 r. urlop wynosi 25 dni.

Pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał u dotychczasowego pracodawcy urlop w wymiarze wyższym niż proporcjonalny, przysługuje u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio niższym wymiarze; łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być jednak niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców.

PRZYKŁAD

Pracownik podjął pracę 25 maja 2016 r. W poprzedniej firmie, zatrudnienie zakończyło się z końcem kwietnia. Tam wykorzystał urlop w wymiarze 26 dni. U obecnego pracodawcy pracownik już w ogóle nie nabył prawa do urlopu wypoczynkowego.

PRZYKŁAD

Pracownik rozwiązał umowę o pracę 8 maja 2016 r. Był zatrudniony na pełen etat, z prawem do 26-dniowego urlopu. Nową pracę, u następnego pracodawcy podjął 20 maja 2016 r. 
Urlop u poprzedniego pracodawcy: 5/12 z 26 dni = 10,83 dnia; po zaokrągleniu 11 dni (ten pracodawca prawidłowo dokonał zaokrąglenia do pełnego miesiąca). 
Urlop u nowego pracodawcy: 7/12 z 26 dni = 15,17 dnia; po zaokrągleniu 16 dni. Jednak ten pracodawca musi ograniczyć urlop do 15 dni, aby urlop za bieżący rok nie przekroczył maksymalnego wymiaru 26 dni (11 dni + 15 dni = 26 dni). Gdyby pracodawca udzielił urlopu zgodnie z wyliczeniem, doszłoby do przekroczenia wymiaru o 1 dzień.

 

Zasadę proporcjonalności stosuje się także u pracowników niepełnoetatowych.

 

PRZYKŁAD

Od 1 marca do 31 maja 2016 r. pracownik z 8-letnim okresem stażu pracy był zatrudniony na ½ etatu. Od 1 czerwca 2016 r. podjął kolejne zatrudnienie, ale na pełen etat, do końca grudnia 2016 r. U pierwszego, byłego już pracodawcy, nabył prawo do urlopu w wymiarze:

  • 1/2 x 20 dni = 10 dni,
  • 3/12 z 10 dni = 2,49 dnia; po zaokrągleniu 3 dni.

U nowego pracodawcy urlop wyniesie: 7/12 z 20 dni = 11,67 dnia; po zaokrągleniu 12 dni.

Urlop w wymiarze proporcjonalnym stosuje się odpowiednio do pracownika powracającego do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie:

  1. urlopu bezpłatnego;
  2. urlopu wychowawczego;
  3. odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych;
  4. tymczasowego aresztowania;
  5. odbywania kary pozbawienia wolności;
  6. nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Jeżeli powyższe okresy – oprócz urlopu wychowawczego – przypadają po nabyciu przez pracownika prawa do urlopu w danym roku kalendarzowym, wymiar urlopu pracownika powracającego do pracy w ciągu tego samego roku kalendarzowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu, chyba że przed rozpoczęciem tego okresu pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze.

Oznacza to, że jeżeli pracownik w danym roku kalendarzowym nabył prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego, a następnie udał się na urlop wychowawczy i jeszcze w tym samym roku ten urlop zakończył, to urlop wypoczynkowy nie ulega obniżeniu. Przysługuje on w pełnym wymiarze.

PRZYKŁAD

Pracownica uprawniona do kolejnego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 dni, rozpoczęła urlop wychowawczy 1 marca 2016 r. Urlop potrwa do końca września 2016 r. Urlop wychowawczy nie ma wpływu na urlop wypoczynkowy. Pracownica nabyła prawo do niego 1 stycznia 2016 r. i pełne 20 dni może wykorzystać za 2016 r.

Zmiana normy dobowej pracownika a wymiar urlopu

W praktyce zdarza się, że w trakcie roku kalendarzowego pracownik przedkłada orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, w wyniku czego jego norma dobowa spada z 8 do 7 godzin.

Czas pracy osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może bowiem przekraczać 7 godzin na dobę.

Zmiana normy dobowej pracownika nie ma jednak wpływu na sam wymiar urlopu. Przepisy Kodeksu pracy wprost nie regulują kwestii ustalania liczby godzin urlopu w razie zmiany normy dobowej czasu pracy w trakcie roku kalendarzowego, przy jednoczesnym pozostawaniu w tym samym wymiarze czasu pracy.

Jednak, aby pracownik nie stracił na skróceniu normy, urlop przeliczamy na godziny, stosując zarówno normę 8-godzinną jak i 7-godzinną.

PRZYKŁAD

Pracownik dostarczył 1 czerwca 2016 r. orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Od tego dnia jego norma czasu pracy uległa skróceniu z 8 do 7 godzin. Ma prawo do 26 dni urlopu. Do tego czasu jeszcze nie korzystał z dni wolnych, więc ma do dyspozycji pełną pulę. Oznacza to, że za okres od stycznia do maja należy ustalić urlop proporcjonalnie i będzie to 11 dni, które należy następnie przemnożyć przez 8 godzin, a potem za resztę roku tj. od czerwca br. do grudnia ustalić liczbę godzin urlopu według krótszej normy dobowej.

  1. Urlop proporcjonalny za okres styczeń – maj: 5/12 z 26 dni = 10,83 dnia; po zaokrągleniu 11 dni x 8 godz. = 88 godzin.
  2. Do pełnego, 26-dniowego wymiaru brakuje jeszcze 15 dni (za resztę roku), które mnożymy przez 7 godzin: 15 dni x 7 godz. = 105 godz.

Razem urlop bieżący wynosi 193 godziny.

Zmiana etatu w trakcie miesiąca a wymiar urlopu

Długość urlopu wypoczynkowego to 20 lub 26 dni, w zależności od stażu pracy, przy czym dla pracownika niepełnoetatowego wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do części etatu, biorąc za podstawę te dwa wskazane wymiary (art. 154 § 2 Kodeksu pracy). Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia, a niepełny kalendarzowy miesiąc w górę do pełnego miesiąca.

W Kodeksie pracy brakuje uregulowania, jak ustalić wymiar urlopu dla pracownika zmieniającego w ciągu roku czy wręcz w trakcie miesiąca, wymiar etatu.

Według Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej oraz PIP, wymiar urlopu ustala się osobno dla okresu sprzed zmiany etatu i po tej zmianie, a potem oba wyniki dodaje. W każdym z okresów obliczamy urlop proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Jeśli do zmiany wielkości etatu dochodzi w trakcie miesiąca, najczęściej stosuje się zaokrąglenie do tego miesiąca, w którym przez większą jego część pracownik już pracował w nowym wymiarze lub wziąć pod uwagę, jaki jest wymiar etatu pracownika na pierwszy dzień miesiąca i do tego wymiaru sprowadzić cały miesiąc.

PRZYKŁAD

Pracownicy przysługuje urlop w wymiarze 26 dni. Do 19 czerwca 2016 r. pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy. Od 20 czerwca 2016 r. zostanie zmieniony wymiar etatu i będzie pracowała na ¼. W tym roku zdążyła już wykorzystać 5 dni (40 godzin), urlopu z przysługującego jej wymiaru. Wymiar urlopu tej pracownicy za cały rok obliczymy następująco:

  • za 6 miesięcy pracy w 2016 r. (czerwiec zaokrąglamy do pełnego miesiąca w górę, gdyż przez większą jego część pracowała na cały etat) - 6/12 x 26 dni = 13 dni; bo w tym okresie pracownica pracowała na pełnym etacie,
  • za 6 miesięcy pracy w bieżącym roku - 6/12 x 20 dni (wymiar urlopu dla ¾ etatu) = 10 dni - w tym okresie pracownica pracowała na ¾ etatu.

Łącznie w 2016 r. pracownica ma prawo do 23 dni urlopu (13 dni + 10 dni), z czego 5 dni już wykorzystała. Pozostało jej jeszcze 18 dni. Gdyby pracownica np. od 8 czerwca przeszła już na ćwierć wymiaru, a pracodawca przyjąłby zasadę, że przyjmuje wymiar obowiązujący na dzień 1 czerwca, to również czerwiec zostałby zaokrąglony jako przepracowany w starym wymiarze, mimo że przez większą część miesiąca pracownica już by pracowała w niższym.

Nabycie prawa do wyższego wymiaru urlopu w trakcie roku

Pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający. Tak sformułowany przepis wskazuje, że jeżeli do czasu osiągnięcia 10-letniego stażu pracownik zdążył już wykorzystać cały urlop, to przysługuje mu urlop w wymiarze 6 dni jako uzupełniający. A jeśli nie wykorzystał urlopu (w ogóle lub w części), to jego wymiar ulega skorygowaniu do 26 dni.

Zazwyczaj pracownik osiąga 10-letni staż pracy w trakcie roku kalendarzowego. Nie ma znaczenia, kiedy dokładnie pracownik osiągnie wymagany staż pracy. Gdyby przykładowo pracownik – przed osiągnięciem 10-letniego stażu w danym roku – wybrał już urlop w jakiejś części za ten rok, to wraz z upływem okresu stażu przysługuje mu za ten rok jeden urlop w podwyższonym wymiarze.

PRZYKŁAD

Dnia 1 stycznia 2016 r. pracownik zatrudniony na czas nieokreślony nabył prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego. Dnia 26 maja 2016 r. osiągnął 10-letni staż urlopowy. Pracownik już w lutym i marcu wykorzystał swoje 20 dni. Zatem, 26 maja 2016 r., gdy osiągnie 10-letni okres uzyska prawo do 6 dni urlopu uzupełniającego (26 dni – 20 dni). Gdyby pracownik nie wykorzystał jeszcze urlopu wypoczynkowego, a wybrał np. 5 dni, to z dniem 26 maja wymiar przysługującego mu urlopu należałoby ustalić według wymiaru 26 dni czyli miałby do wybrania jeszcze 21 dni.

Jeżeli okres zatrudnienia pracownika nie obejmuje u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, to zastosowanie ma zasada wynikająca z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.). Stanowi ona, że wymiar proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył u danego pracodawcy prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze, ustala się uwzględniając wyższy wymiar tego urlopu.

PRZYKŁAD

Pracownik, ze stażem urlopowym wynoszącym 9 lat i 6 miesięcy, nawiązał z pracodawcą stosunek pracy 1 czerwca 2016 r., na okres 3 lat, w wymiarze ¾ etatu. Nie jest to jego pierwsza praca w ogóle, ale w tym roku tak. Za 2016 r. nabył więc prawo do urlopu proporcjonalnego w wymiarze 10 dni (6/12 x 20 dni = 10 dni). Bazowy wymiar 20 dni jest tu wyliczony dla ¾ etatu według wymiaru 26-dniowego (¾ x 26 dni = 19,5 dnia; po zaokrągleniu – 20 dni).

Urlop w częściach

Termin i wymiar urlopu powinny być zaplanowane odpowiednio wcześnie, aby obie strony – pracodawca i podwładny mogły przygotować i zorganizować nieobecność. Z tych powodów, urlopów powinno się udzielać zgodnie z planem urlopów lub – jeśli pracodawca go nie tworzy – w terminie uzgodnionym z pracownikiem. Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Nie zawsze możliwe jest faktyczne zrealizowanie urlopu w umówionym wcześniej czasie. Z powodu nieprzewidzianych okoliczności czasami urlop trzeba przesunąć albo go przerwać w trakcie trwania.           

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami (art. 164 § 1 Kodeksu pracy).

Kodeks pracy nie precyzuje co znaczą „ważne przyczyny”. Zatem, „ciężar” powodów ocenia tak naprawdę pracodawca, bo od niego zależy czy je uwzględni i przyjmie wniosek pracownika o przełożenie urlopu na inny termin. Jako ważną przyczynę można wyróżnić śmierć członka rodziny, czy odwołanie zabukowanej imprezy przez organizatora.  

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić także z inicjatywy pracodawcy, z powodu szczególnych jego potrzeb, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenie toku pracy (np. awarie maszyn, kontrola organu podatkowego). Kodeks pracy wymienia natomiast zdarzenia, które skutkują przesunięciem terminu rozpoczęcia wakacji, a jeżeli wystąpią w trakcie jego trwania – przerwanie. I tak, jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

  1. czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
  2. odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
  3. powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
  4. urlopu macierzyńskiego

– pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.

Część urlopu nie wykorzystaną z tych wyżej wymienionych powodów, pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym. Jeśli np. urlop zostanie wstrzymany z powodu choroby pracownika, to po jej ustaniu pracownik nie może samowolnie kontynuować urlopu, bez uzgodnienia terminu dalszej jego części z pracodawcą.

Odwołanie z urlopu

Może się również zdarzyć, że pracownik udał się już na urlop, ale zostaje wezwany przez pracodawcę do stawienia się w pracy. Wówczas mamy do czynienia z odwołaniem pracownika z urlopu, do którego może dojść tylko pod określonymi rygorami.

Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Z tego wynika, że pracodawca decyduje o odwołaniu pracownika z urlopu jeżeli powstały okoliczności nieprzewidziane w chwili jego rozpoczynania, a obecność pracownika w firmie jest konieczna. Przepisy również i tu nie precyzują o jakie okoliczności chodzi. Zatem, ich ocena i decyzja o stawiennictwie w pracy, należy do pracodawcy. Wydaje się, że przyczyny uzasadniające przerwanie urlopu muszą być ważne (np. nagła choroba innego pracownika, kontrola ZUS).   

Decyzja o odwołaniu pracownika z urlopu powinna być potwierdzona na piśmie i chociaż Kodeks pracy nie wymaga takiej formy, to lepiej dla celów dowodowych ją zachować.

Jeżeli pracownik odmówi powrotu do pracy może liczyć się z postawieniem wobec niego zarzutu niezastosowania się do polecenia przełożonego i naruszenia tym samym podstawowych obowiązków pracowniczych.

Nieposłuszeństwo wobec pracodawcy może skończyć się nałożeniem kary porządkowej, udzieleniem nagany, a nawet zwolnieniem dyscyplinarnym. Może to być przyczyna wypowiedzenia stosunku pracy.

Z kolei gdy pracownik uzna wezwanie do pracy jako nieuzasadnione może dochodzić od pracodawcy odszkodowania na zasadach ogólnych wynikających z Kodeksu cywilnego czyli w granicach poniesionej szkody. Kodeks pracy przewiduje, że pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (art. 167 § 2 Kodeksu pracy). Zwykle, ze względu na wezwanie pracodawcy, pracownik jest zmuszony zrezygnować z części urlopu, tracąc zainwestowane pieniądze np. na wczasy czy wycieczkę.

Do zwrotu kwalifikują się więc np.:

  • opłaty za niedokończony pobyt w ośrodku wczasowym, hotelu, na kwaterze prywatnej, jeśli organizator wypoczynku lub właściciel kwatery ich nie zwraca,
  • wykupione wycieczki, z których pracownik nie skorzystał,
  • koszty podróży powrotnej z miejsca pobytu w czasie urlopu do firmy, jeżeli stanowią one dla pracownika dodatkowy wydatek – np. koszty podróży były w cenie imprezy, a pracownik skracając wyjazd musi sam zapłacić za bilet powrotny.

Jeśli okaże się, że pracownik musi wrócić z całą rodziną (pracownik nie może zostawić ich na miejscu), to pracodawca ma obowiązek zapłacić również za nich.

Zatem, nie wszystkie wydatki poczynione w związku z urlopem, pracodawca musi zwrócić. Zwrotowi nie podlegają zakupy np. elementów wyposażenia biwaku, sprzętu sportowego, kamery czy walizek.

PRZYKŁAD

Pracownik – administrator systemów - wykupił tygodniowe, rodzinne wczasy na Rodos. Pojechał z żoną i dwójką małych dzieci. W połowie pobytu otrzymał od pracodawcy polecenie stawienia się w firmie z powodu awarii serwera. Rodzina zdecydowała, że wszyscy wrócą do Polski, bo sama matka nie poradzi sobie z opieką nad dziećmi. Pracodawca musi w tej sytuacji zwrócić koszt wczasów i powrotu całej rodziny do kraju, dzieląc całkowity koszt przez liczbę dni pobytu i mnożąc przez liczbę dni niewykorzystanych.

Pracownik powinien okazać pracodawcy dowody potwierdzające wysokość poniesionych kosztów wakacji (bilety komunikacji, umowy, pokwitowania, dowody wpłat itp.) W przypadku nie wywiązania się pracodawcy z obowiązku zwrotu kosztów, pracownik może wystąpić z roszczeniem do sądu pracy. Gdy rachunków brakuje, pracodawca zwraca koszty podróży jak w przypadku podróży służbowych. 

Zwrot udokumentowanych kosztów, otrzymany w związku z odwołaniem pracownika z urlopu wypoczynkowego nie stanowi po jego stronie przychodu, podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym, a także składkami na ZUS.

Izabela Nowacka

Autor: Izabela Nowacka

Ekonomista, specjalizuje się w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i prawie podatkowym. Autorka licznych publikacji z zakresu rozliczania wynagrodzeń, współpracuje z wieloma wydawnictwami, jest autorką publikacji m.in. w Rzeczpospolitej, Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, Monitorze rachunkowości budżetowej
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny za DARMO - otrzymasz dostęp do wszystkich treści Przetestuj Portal FK »

x
wiper-pixel