kasa fiskalna

Przypomnijmy, że stosownie do art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Sprzedaż to z koleiodpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (art. 2 pkt 22 ustawy o VAT).

Kwestie dotyczące postępowania w przypadku zakończenia używania kasy rejestrującej regulują przepisy rozporządzenia ministra finansów z  29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (tekst jedn.: Dz.U. z 2021 r., poz. 1625 ze zm., dalej: rozporządzenie).  

Jakie obowiązki ma podatnik po zakończeniu korzystania z kasy rejestrującej

W przypadku zakończenia używania kas online, a także kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii (tzw. kasy tradycyjne) podatnik:

1) wystawia raport fiskalny dobowy (w przypadku kas tradycyjnych dodatkowo raport fiskalny okresowy (miesięczny);

2) niezwłocznie po automatycznym przejściu kasy w tryb tylko do odczytu albo po zapewnieniu, przy pomocy serwisanta, przejścia kasy w tryb tylko do odczytu dokonuje, przy pomocy serwisanta, odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego oraz sporządza z tej czynności protokół (w przypadku kas tradycyjnych niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządza z tej czynności protokół), według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;

3) składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym (lub łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym – dot. tylko kas on-line), w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;

4) sporządza i składa, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia

(§  31 ust. 1, §  34 rozporządzenia).

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób prywatnych (tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych) są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących (zob. art. 111 ust. 1 ustawy o VAT).

Istnieją jednak zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, które określa rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania.

Rozporządzenie to między innymi zwalnia z obowiązku ewidencjonowania między innymi świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła. Zwolnienie to wynika z § 2 ust. 1 w zw. z poz. 37 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania.

Problem: Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży towarów i usług, w tym na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Całą sprzedaż ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy rejestrującej. W zależności od decyzji klienta otrzymuje on paragon fiskalny lub fakturę. Faktura wystawiana jest przy użyciu kasy fiskalnej. Paragon nie jest wówczas generowany. W przypadku klienta prowadzącego działalność gospodarczą faktura zawiera NIP nabywcy. W praktyce mają miejsce sytuacje, gdy faktura pierwotnie wystawiona przy użyciu kasy fiskalnej nie zawiera NIP nabywcy, lecz klient zwraca się następnie o jej korektę, żądając uzupełnienia faktury o NIP. Czy taka korekta jest dopuszczalna?              

W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęciu w odrębnej ewidencji:

• błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);
• krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

W przypadkach takich, jak stanowi § 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, podatnik ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości.

Wskazane przepisy nie mają zastosowania w przypadku pomyłek innych niż oczywista (w tym w przypadku pomyłek ujawnianych po upływie pewnego czasu od dokonania sprzedaży – zob. przykładowo interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 31 lipca 2014 r., nr IPTPP4/443-366/14-2/BM), jednak również w przypadku takich pomyłek dopuszczalne jest korygowanie paragonów (także w przypadku braku oryginałów tych paragonów – zob. przykładowo wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z 6 lipca 2016 r., sygn. akt I SA/Lu 187/16, czy wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z 19 grudnia 2016 r., akt sygn. I SA/Bd 718/16).