Jakie obowiązki ma podatnik po zakończeniu korzystania z kasy fiskalnej

Przypomnijmy, że stosownie do art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Sprzedaż to z koleiodpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (art. 2 pkt 22 ustawy o VAT).

Kwestie dotyczące postępowania w przypadku zakończenia używania kasy rejestrującej regulują przepisy rozporządzenia ministra finansów z  29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (tekst jedn.: Dz.U. z 2021 r., poz. 1625 ze zm., dalej: rozporządzenie).   

W przypadku zakończenia używania kas online, a także kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii (tzw. kasy tradycyjne) podatnik:

1) wystawia raport fiskalny dobowy (w przypadku kas tradycyjnych dodatkowo raport fiskalny okresowy (miesięczny);

2) niezwłocznie po automatycznym przejściu kasy w tryb tylko do odczytu albo po zapewnieniu, przy pomocy serwisanta, przejścia kasy w tryb tylko do odczytu dokonuje, przy pomocy serwisanta, odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego oraz sporządza z tej czynności protokół (w przypadku kas tradycyjnych niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządza z tej czynności protokół), według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;

3) składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym (lub łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym – dot. tylko kas on-line), w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;

4) sporządza i składa, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia

(§  31 ust. 1, §  34 rozporządzenia).

W przypadku zakończenia używania kas podatnik musi zapewnić odczyt i zapis danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych (§  31 ust. 2 rozporządzenia).

Następnie trzeba złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas.

Podatnik składa wniosek do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego. Ma na to 5 dni od dnia otrzymania kopii protokołu (§ 32 rozporządzenia).

Czytaj też:

Jaka jest odpowiedzialność karna skarbowa za brak ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej

Ulga na kasę rejestrującą: Sprawdź, ile można odliczyć od zakupu kilku kas online

Jeżeli okaże się, że serwisant nie będzie mógł odczytać zawartości pamięci fiskalnej, to przesyła kasę do podmiotu prowadzącego serwis główny (§  46 ust. 1 rozporządzenia).

Ten z kolei sporządza protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej.  A jeżeli podmiot prowadzący serwis główny stwierdzi brak możliwości odczytu zawartości pamięci fiskalnej, w protokole określa przyczyny takiej sytuacji.

Protokół jest przesyłany w terminie 3 dni od dnia jego sporządzenia do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, a kopi protokołu trafia do podatnika (§  46 ust. 4 rozporządzenia).

W przypadku podatników wycofujących z eksploatacji kasy rejestrujące pojawia się wątpliwość, czy można przekazać kasę fiskalną wraz z modułem fiskalnym do utylizacji. Podatnicy nie są też pewni, czy nie ciąży na nich obowiązek przechowywania urządzenia aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Organy podatkowe dają podatnikom wybór, oczywiście o ile zostaną dokonane wszelkie formalności związane z wycofaniem kasy.

W konsekwencji podatnik może przekazać kasę rejestrującą wraz z modułem fiskalnym do utylizacji, bądź też może sprzedać kasę firmie serwisującej/producenta kas.

Z przepisów nie wynika bowiem obowiązek przechowywania pamięci likwidowanych kas fiskalnych (por. interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 grudnia 2023 r., 0112-KDIL3.4012.625.2023.1.MC).