Jakie elementy powinna zawierać lista płac dla pracowników oddelegowanych do pracy w Niemczech?

Mariusz Pigulski

Autor: Mariusz Pigulski

Dodano: 3 września 2009
Pytanie:  Co powinna zawierać lista płac dla pracowników oddelegowanych do pracy w Niemczech (okres pobytu nie przekroczy 183 dni)? Czy ekwiwalent diety w wysokości 42 euro przysługuje i czy może być składnikiem wynagrodzenia? Czy za okres pobytu w Niemczech pracownika oddelegowanego przysługuje mu rozłąkowe w wysokości 23 zł?
Odpowiedź: 

Lista płac pracownika oddelegowanego za granicę na okres do 183 dni winna zawierać standardowe składniki wynagrodzenia, podobnie jak w przypadku zatrudnionych, którzy wykonują swe obowiązki w Polsce (np. wynagrodzenie zasadnicze, premie, nagrody, składki ZUS, zaliczkę na podatek). Dodatkowo na liście można umieścić wspomniany dodatek za rozłąkę lub ewentualnie inne dodatki, przyznane pracownikom przez pracodawcę z tytułu świadczenia pracy poza terenem Rzeczpospolitej. Jeśli w istocie mamy tu do czynienia z oddelegowaniem (a nie z podróżą służbową), wówczas diety za okres pobytu w Niemczech nie są należne. Dodatek za rozłąkę będzie przysługiwał wtedy, gdy prawo do niego wynikać będzie z postanowień aktów wewnątrzzakładowych bądź z umowy o pracę.

1. Lista płac

Odnosząc się do kwestii listy płac dla pracownika oddelegowanego za granicę na okres do 183 dni, nadmieńmy, że powinna ona zawierać standardowe składniki wynagrodzenia (np. wynagrodzenie zasadnicze, dodatki za godziny nadliczbowe, premie, nagrody, obligatoryjne potrącenia takie jak składki ZUS, zaliczkę na podatek), podobnie jak w przypadku innych zatrudnionych, osób, którzy wykonują swe obowiązki w Polsce. Dodatkowo na liście może znaleźć się także wymieniony powyżej dodatek za rozłąkę lub ewentualnie inne dodatki, przyznane pracownikom przez pracodawcę z tytułu świadczenia pracy poza terenem Rzeczpospolitej.

Sporządzając listę płac oddelegowanych pracowników i naliczając przy tej okazji należne składki na ZUS, pamiętać trzeba, że podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne osób zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców stanowi uzyskany przychód po odliczeniu równowartości diet, z tym że nie może on być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, czyli w 2009 r. od kwoty 3.193 zł.

Jeśli pracownik w danym miesiącu przebywał na zwolnieniu lekarskim, korzystał z urlopu bezpłatnego, rozpoczął lub zakończył pracę za granicą w trakcie miesiąca to ww. podstawa może być niższa.

W myśl § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.), w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie uwzględnia się części wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Tak ustalona kwota podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi też podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (oczywiście po pomniejszeniu jej o składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowane przez pracownika).

2. Delegowanie pracowników poza granice kraju

Wykonywanie zadań służbowych poza granicami kraju przez pracownika polskiego podmiotu gospodarczego może się odbywać zarówno w ramach podróży służbowej, jak i czasowego oddelegowania poza stałe miejsce pracy. O wyborze jednej z form decyduje charakter powierzonych zadań.

Z zagraniczną podróżą służbową mamy do czynienia wówczas, gdy pracodawca zleci pracownikowi wykonywanie obowiązków za granicą, poza miejscem stałego wykonywania pracy, w określonym terminie i państwie. Podczas podróży służbowej pracownik wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, a po wykonaniu zadania wraca do dotychczasowych obowiązków.

Natomiast oddelegowanie pracownika polega na zmianie miejsca wykonywania pracy. Oddelegowanie może nastąpić albo na podstawie odrębnego porozumienia zawartego z pracownikiem (np. aneks do umowy o pracę), albo w trybie tzw. przeniesienia służbowego.

Tym samym, w przypadku pracownika delegowanego do pracy w Niemczech, jeśli ten kraj jest dla niego aktualnie miejscem wykonywania pracy, nie przysługują mu diety i inne świadczenia związane z podróżami służbowymi.

Przy ustalaniu należności pracowników oddelegowanych możemy posiłkować się przepisami zarządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 14 sierpnia 1990 r. w sprawie świadczeń dla pracowników czasowo przeniesionych (M.P. nr 32, poz. 258 z późn. zm.)

Zgodnie z przepisami przytoczonego zarządzenia pracownikowi, który na skutek czasowego przeniesienia utracił możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego zamieszkania (zakwaterowania), przysługują następujące świadczenia:

1) zwrot kosztów przejazdu do miejsca czasowego przeniesienia i z powrotem według przepisów o podróżach służbowych,

2) dodatek za rozłąkę za każdy dzień pobytu w miejscowości czasowego przeniesienia (łącznie z dniami podróży w związku z rozpoczęciem lub zakończeniem czasowego przeniesienia), z zastrzeżeniem, że dodatek nie przysługuje:

a) za dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy,

b) za okres pobytu na leczeniu w szpitalu lub w izbie chorych, w czasie którego pracownik otrzymywał bezpłatne wyżywienie,

c) za okres urlopu wypoczynkowego,

d) za dni zwolnień od pracy udzielonych na podstawie ogólnie obowiązujących przepisów oraz za okres niezdolności do pracy wskutek choroby, jeżeli w czasie zwolnienia od pracy lub niezdolności do pracy pracownik nie przebywał w miejscowości czasowego przeniesienia,

3) zwrot kosztów przejazdu do miejsca stałego zamieszkania i z powrotem najtańszym publicznym środkiem lokomocji w związku z odwiedzeniem rodziny w dniach wolnych od pracy (po każdych zakończonych 14 dniach czasowego przeniesienia),

4) bezpłatne zakwaterowanie, a w razie niezapewnienia bezpłatnego zakwaterowania, zwrot kosztów zakwaterowania w wysokości stwierdzonej rachunkiem; w przypadku niezapewnienia bezpłatnego zakwaterowania i nieprzedłożenia rachunku ryczałt za nocleg w wysokości 150% dodatku za rozłąkę.

3. Dodatek za rozłąkę

Co się tyczy dodatku za rozłąkę to zaznaczmy, iż będzie on należny oddelegowanemu pracownikowi o ile pracodawca (chodzi tu zwłaszcza o prywatne przedsiębiorstwa) prawo do jego przyznania wynika z umowy o pracę bądź z przepisów wewnątrzzakładowych (np. układu zbiorowego, regulaminu wynagradzania).

Wysokość rzeczonego dodatku w myśl zarządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 27 marca 1995 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie świadczeń dla pracowników czasowo przeniesionych (M.P. nr 16, poz. 201) wynosi 6,30 zł. W przepisach wewnętrznych firmy kwoty dodatku zazwyczaj ustalają jednak są w kwocie wyższej, często w wysokości diety za czas podróży służbowej. Zgodnie, bowiem z przepisami podatkowymi i składkowymi dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym jest wolny od podatku i składek ZUS właśnie do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju, czyli obecnie do wysokości 23 zł.

Podkreślmy w tym miejscu, iż pracodawcy, którzy oddelegowują swych pracowników, mogą samodzielnie ustalać zasady przyznawania i wysokość przysługujących pracownikom z tego tytułu świadczeń w układach zbiorowych pracy, regulaminach wynagradzania albo bezpośrednio w umowach o pracę.

- art. 21 ust. 1 pkt 18 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.),
- § 2 ust. 1 pkt 16 i pkt 18 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.),
- zarządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 sierpnia 1990 r. w sprawie świadczeń dla pracowników czasowo przeniesionych (M. P. z 1990 r. nr 32, poz. 258 z późn. zm.),
- zarządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 27 marca 1995 r. zmieniające zarządzenie w sprawie świadczeń dla pracowników czasowo przeniesionych (M. P. z 1995 r. nr 16, poz. 201).
Tekst opublikowany: 

3 września 2009 r.

Mariusz Pigulski

Autor: Mariusz Pigulski

Specjalista w zakresie kadr i płac. Autor licznych opracowań i publikacji z zakresu kadr, rozliczania wynagrodzeń, składek ZUS oraz podatku.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz
Poradnia 48h

Jeśli masz jakiekolwiek pytania skorzystaj z indywidualnej porady grona naszych wybitnych Ekspertów.