Pytanie: Polska firma - usługi dla rolnictwa, chce wysłać część pracowników do Belgii. Firma podpisała kontrakt na zbiór owoców z plantacji znajdującej się w Belgii na 3 miesiące. Oddelegowuje swoich pracowników na taki czas, jak w kontrakcie. Delegowani pracownicy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę i wykonują ją w Polsce, a w Belgii tylko czasowo. Czy do całkowitego przychodu pracownika można zaliczyć wynagrodzenie zasadnicze (2.616 zł) + należne mu diety (45 euro za dzień) + inne należności z tytułu podróży służbowej? Diety i inne należności z tytułu podróży służbowej nie podlegają składkom na ZUS i podatkowi dochodowemu. Czy można je zatem uwzględnić w liście płac jako przychód pracownika nieopodatkowany i niepodlegający składkom na ZUS? - pyta księgowa z Gdyni.

Odpowiedź: Tak, diety i inne należności z tytułu podróży służbowych pracowników ujmuje się na liście płac.

Przypominam, że diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika wolne są zarówno od opodatkowania, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.), jak i od oskładkowania na mocy § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Oba zwolnienia są limitowane do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Przypominam, że dokumentem pomocnym przy rozliczaniu pracownika jest lista płac. Pracodawca sporządza ją w celu naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy oraz kwoty wynagrodzenia do wypłaty pracownikowi. Na liście wykazuje się nie tylko zasadnicze wynagrodzenia za pracę, ale również różne dodatki, premie.

Przychody wolne od podatku dochodowego, niestanowiące jednocześnie podstawy wymiaru składek na ZUS, jeżeli są wypłacane wraz z wynagrodzeniem, należy ująć na liście płac jako element występujący już po wszystkich potrąceniach, w rubryce bezpośrednio przed kwotą do wypłaty.

Dzięki takiemu przedstawieniu tego świadczenia będzie wiadomo, że jest ono wolne od podatku dochodowego oraz składek na ZUS.

Podstawa prawna:
- art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),
- § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Autor: Iza Nowacka, księgowa w biurze podatkowym, specjalista ds. kadrowo - płacowych

Odpowiedź udzielona: 5 kwietnia 2007 r.

Autor: Izabela Nowacka

Ekonomista, specjalizuje się w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i prawie podatkowym. Autorka licznych publikacji z zakresu rozliczania wynagrodzeń, współpracuje z wieloma wydawnictwami, jest autorką publikacji m.in. w Rzeczpospolitej, Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, Monitorze rachunkowości budżetowej