Szkoda wyrządzona przez pracownika – jak rozliczyć i zaksięgować ją zgodnie z przepisami

W każdej firmie może dojść do sytuacji, w której pracownik, wykonując obowiązki służbowe, wyrządzi szkodę pracodawcy, współpracownikowi lub osobie trzeciej. Tego typu zdarzenia wiążą się z odpowiedzialnością pracownika oraz koniecznością ich prawidłowego udokumentowania i zaksięgowania. Dla działu księgowości i kadr to nie tylko kwestia formalna, ale również obowiązek ewidencyjny i zgodność z przepisami prawa pracy oraz podatkowymi.

Rodzaje odpowiedzialności pracownika za wyrządzoną szkodę

Kodeks pracy przewiduje dwa podstawowe rodzaje odpowiedzialności pracowników za szkody wyrządzone pracodawcy w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych.

Są to:

1. Odpowiedzialność materialna na zasadach ogólnych - dotyczy wszystkich pracowników i obejmuje sytuacje, w których szkoda została spowodowana w toku wykonywania pracy.
2. Odpowiedzialność za mienie powierzone - ma miejsce wtedy, gdy pracownikowi powierzono określone składniki majątku pracodawcy (np. pieniądze, narzędzia, sprzęt, samochód służbowy) z obowiązkiem rozliczenia się lub zwrotu tego mienia.

W ramach odpowiedzialności na zasadach ogólnych można wyróżnić dwa stopnie winy:

• Winę nieumyślną, która skutkuje odpowiedzialnością w ograniczonym zakresie (np. gdy szkoda powstała przez nieuwagę lub niedbalstwo),
• Winę umyślną, kiedy pracownik działa świadomie i celowo, co wiąże się z pełną odpowiedzialnością za powstałą szkodę.

Kiedy szkoda wyrządzona przez pracownika podlega odpowiedzialności

Aby pracownik ponosił odpowiedzialność materialną na zasadach ogólnych, muszą zostać spełnione cztery podstawowe warunki:

• doszło do naruszenia obowiązków pracowniczych,
• można przypisać pracownikowi winę (umyślną lub nieumyślną),
• pracodawca poniósł rzeczywistą szkodę,
• istnieje związek przyczynowy między zachowaniem pracownika a powstałą szkodą.

W praktyce oznacza to, że nie każde uchybienie obowiązkom automatycznie prowadzi do odpowiedzialności materialnej, musi być ono zawinione i skutkować konkretną stratą dla pracodawcy. W wyroku z 18 lutego 2016 r. (sygn. akt III APa 13/15) Sąd Apelacyjny w Szczecinie podkreślił, że pracownik może ponosić odpowiedzialność materialną tylko wówczas, gdy jego działanie lub zaniechanie ma charakter bezprawny. Przy ocenie odpowiedzialności należy uwzględnić okoliczności konkretnego przypadku, w tym należytą staranność, wiedzę i doświadczenie, jakich można wymagać od osoby wykonującej daną pracę.

Jeżeli pracownik działał prawidłowo i w granicach tzw. dopuszczalnego ryzyka, nie może być obciążony odpowiedzialnością za szkodę. Sąd przypomniał również, że to na pracodawcy spoczywa obowiązek udowodnienia powstania szkody, jej wysokości, winy pracownika oraz związku przyczynowego, miedzy zachowaniem pracownika a szkodą.