Pytanie: W firmie budowlanej jest zatrudnionych ponad 100 osób. Jest wprowadzony równoważny system czasu pracy i czteromiesięczny okres rozliczeniowy. Czas pracy może być przedłużony do 12 godzin na dobę w przyjętym okresie rozliczeniowym. Przedłużony czas pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasem pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy do przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. W okresie, w którym pracownicy świadczą pracę do 12 godzin na dobę należy utworzyć harmonogramy czasu pracy. Harmonogram czasu pracy podaje się do wiadomości pracowników nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem miesiąca. Czy jeśli takie informacje są zawarte w regulaminie pracy to czy to jest wystarczające? Czy biorąc pod uwagę system czasu pracy opisany powyżej powinny być ustalone w regulaminie pracy godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególnych dniach? Przykładowy zapis „ustala się pracę w godzinach od 7.00 do 19.00 z jednogodzinną przerwą na odpoczynek i spożycie posiłku” Czy taki zapis jest niezbędny w regulaminie pracy? Czy w regulaminie pracy powinien być określony dzień wolny od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy: np. sobota? Czy ten dzień wolny może dopiero wynikać z harmonogramu?

Odpowiedź:

Harmonogram czasu pracy powinien obejmować cały okres rozliczeniowy. W harmonogramie czasu pracy należy konkretnie wskazać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. natomiast wskazanie w harmonogramie czasu pracy dnia wolnego od pracy, zależy od tego czy rozkład czasu pracy jest sztywno ustalony, czy jest elastyczny.

1. Informacje zawarte w regulaminie pracy a utworzenie harmonogramu czasu pracy

Odpowiadając na pierwsze pytanie, informuję, że wystarczy, aby informacje na temat czasu pracy były podane do wiadomości pracowników w regulaminie pracy. Z tym, że harmonogram czasu pracy ma obejmować cały konkretny okres rozliczeniowy, a nie tylko okres, gdy pracownicy pracują po 12 godzin na dobę (taka jest wykładnia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej oraz Państwowej Inspekcji Pracy), więc możliwość sporządzania harmonogramów na okresy krótsze niż okres rozliczeniowy może przewidywać tylko przepis rangi ustawowej np. ustawa antykryzysowa.

W zakresie organizacji czasu pracy, którego dotyczy pytanie, w regulaminie pracy należy podać system i rozkład czasu pracy oraz obowiązujący okres rozliczeniowy. O tym wprost stanowi Kodeks pracy.

Jeżeli jest tworzony harmonogram czasu pracy, należy zapisać, z jakim wyprzedzeniem jest on podawany do wiadomości pracowników (wynika to z wykładni Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej oraz Państwowej Inspekcji Pracy, bo odnośnie harmonogramów czasu pracy Kodeks pracy nie zawiera żadnych regulacji).

2. Gdzie wskazać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy?

Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy należy wskazać w harmonogramie czasu pracy. Zapis dotyczący systemu i rozkładu czasu pracy w Państwa firmie jest elastyczny. W związku z tym słusznie ustalono, że w firmie będą sporządzane harmonogramy czasu pracy. One będą konkretyzować elastyczny rozkład czasu pracy w odniesieniu do konkretnego pracownika. Harmonogramy czasu pracy służą, bowiem temu, żeby uszczegółowić rozkład czasu pracy obowiązujący w firmie.

Natomiast, jeżeli mają u Państwa miejsce okresy, gdy pracownicy nie pracują po 12 godzin na dobę (mimo objęcia ich systemem równoważnym), a nie mają na ten czas sporządzonego harmonogramu czasu pracy, to wtedy jest problem. Nie może tak być, żeby pracownik nie wiedział jak pracuje.

Skoro nie ma harmonogramu czasu pracy, z rozkładu czasu pracy (zapisanego w regulaminie pracy) muszą wynikać jego dni i godziny pracy. W takim przypadku, w rozkładzie czasu pracy (opisanym w regulaminie pracy) musiałby się znaleźć zapis, że „W okresach ...... (i tu wskazać jakich), na które nie sporządza się harmonogramu czasu pracy pracownicy pracują 5 dni w tygodniu, od poniedziałku do piątku, po 8 godzin na dobę od godz. 7.00, z uwzględnieniem 60 minutowej przerwy, wprowadzonej zgodnie z art. 141 kp w §.....Regulaminu pracy.”

Podkreślam, że w regulaminie pracy koniecznie musi być zapis wprowadzający 60 minutową przerwę przeznaczoną na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych. Tylko w ten sposób można wprowadzić taką przerwę do czasu pracy pracowników, zgodnie z Kodeksem pracy.

3. Dzień wolny od pracy

Dzień wolny od pracy może wynikać z harmonogramu. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na sztywny rozkład czasu pracy, może od razu w regulaminie pracy napisać, że: „Pracownicy pracują w podstawowym systemie czasu pracy, od godz. 8.00 do 16.00, 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku w 1 miesięcznym okresie rozliczeniowym”.

Wtedy nie trzeba sporządzać harmonogramów, bo w każdym miesiącu byłyby takie same. Natomiast, jeśli rozkład czasu pracy jest elastyczny, to nie trzeba wskazywać w regulaminie pracy, jakie dni wolne będą dla poszczególnych pracowników.

W Państwa przypadku ustalenia wymaga, czy chcecie Państwo zatrudniać pracowników w elastycznym czy sztywnym rozkładzie czasu pracy.

Przesadzenie tej kwestii pozwoli na sporządzenie odpowiednich zapisów w regulaminie pracy.

art. 141 i art. 150 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn.zm.).

Tekst opublikowany:

9 grudnia 2009 r.

Autor: Monika Frączek

Prawnik, autorka opracowań z zakresu prawa pracy. Od 1998 r. była głównym specjalistą w Departamencie Prawa Pracy, w Ministerstwie Pracy i Polityki Od 2003 r. pracowała w Wydziale Legislacji Departamentu Prawa Pracy. Uczestniczyła w pracach legislacyjnych w MPiPS i Parlamencie. Absolwentka Podyplomowego Studium Zbiorowych Stosunków Pracy i Zasobów Ludzkich, w Instytucie Socjologii Uniwersytetu Warszawskiego. Uczestnik Podyplomowego Studium Zagadnień Legislacyjnych prowadzonego na Uniwersytecie Warszawskim. Od wielu lat specjalizuje się w praktycznych zagadnieniach prawa pracy. Autorka opracowań z zakresu prawa pracy kierowanych do pracowników kadr i działów personalnych, a także osób zarządzających. Obecnie prowadzi swoją firmę doradczą oraz prowadzi szkolenia z tematyki prawa pracy dla działów kadr, osób zarządzających oraz związków zawodowych, w szczególności z czasu pracy, dokumentacji pracowniczej, zgodnego z prawem zatrudniania i zwalniania pracowników, podnoszenia kwalifikacji zawodowych uprawnień rodzicielskich, problematyki pracy tymczasowej.