koszty uzyskania przychodu

Sprawa dotyczyła spółki, którą świadcząc swoje usługi korzysta m.in. z pomocy podwykonawców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze i współpracujących ze spółką na podstawie umów świadczenia usług w tzw. systemie B2B. Podwykonawcy są wykwalifikowanymi specjalistami z sektora IT, w tym w szczególności z programowania. Oprócz podwykonawców, spółka posiada stały zespół pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

Spotkanie świąteczne, w której biorą udział samozatrudnieni – co kosztami

Spółka zamierzała zorganizować spotkanie świąteczne, podczas którego będą omawiane wyniki spółki, najnowsze trendy w branży, niemniej istotnym aspektem takiego spotkania jest także integracja zespołu (zarówno podwykonawców jak i pracowników). Spotkania wigilijne odbywają się i odbywać będą poza godzinami pracy.

Dzięki integracji oraz wspólnym podsumowaniu działalności spółki, zespół działa sprawniej, zwiększa się jego wiedza o aktualnych realiach gospodarczych i technologiach w branży co przekłada się na wyniki finansowe spółki.

W związku z organizacją spotkania wigilijnego, spółka ponosi koszty związane z jego organizacją, na które składają się głównie wydatki na gastronomię. Mogą to być również wydatki związane z wynajmem sali, obsługą imprezy lub rezerwacją hotelu. Spółka będzie mieć  dokumenty związane z organizacją spotkania: faktury, harmonogram spotkania, korespondencje mailowe.

Z wnioskiem o interpretację podatkową wystąpił przedsiębiorca, który zajmuje się montażem paneli fotowoltaicznych. Podatnik zapytał, czy koszt zakupu nietłukących się okularów korekcyjnych BHP stanowi koszt uzyskania przychodu według art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Przedsiębiorca wyjaśnił, że okulary korekcyjne BHP są wykorzystywane wyłącznie przy pracy na wysokości i przy korzystaniu z narzędzi niebezpiecznych, do których niezbędne jest użycie okularów ochronnych, a w związku z wadą wzroku, specjalnie wykonanych w wersji korekcyjnej.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (zob. art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).

Warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;

- został właściwie udokumentowany;

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT lub art. 23 ust. 1 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Przedsiębiorca musi wykazać związek wydatku z prowadzoną działalnością

Przepisy nie ograniczają możliwości zakupu na potrzeby działalności gospodarczej różnych środków transportu osobowego, w tym także roweru. Jak wskazał dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 26 kwietnia 2013 r., nr IBPBI/1/415-95/13/SK: (…) „Warunkiem koniecznym dla uznania wydatków poniesionych na nabycie określonego składnika majątku, w tym przypadku roweru, za koszt uzyskania przychodu jest jego wykorzystywanie na potrzeby i w ramach prowadzonej działalności gospodarczej”.

O tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Wykazanie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy zakupem i eksploatacją tego roweru a osiągniętym przychodem spoczywa na  podatniku.  

W toku prowadzonej działalności może wystąpić sytuacja, że przedsiębiorca dokonał zakupu i zapłaty za towar (wpłaty zaliczki), którego nie otrzymał. Zapłata zaliczki udokumentowana jest otrzymaną fakturą zaliczkową, a faktury końcowej podatnik nie otrzymał.

Faktury zaliczkowe na zamówiony towar nie zostały uwzględnione w kosztach uzyskania przychodów. Zdarza się, że w takiej sytuacji, zgodnie z wewnętrznymi regulacjami kontrahenta (np. regulaminy), że podatnik (przedsiębiorca) otrzymuje od kontrahenta rekompensatę, w związku z dokonaniem transakcji zakupu towaru, która to dostawa nie została zrealizowana.

W sytuacji, gdy otrzymana rekompensata okazałaby się nienależna lub sprzedający (kontrahent) naprawi szkodę, to podatnik (przedsiębiorca) jest zobowiązany do niezwłocznego zwrotu na rachunek kontrahenta. W takiej sytuacji powstaje wątpliwość, czy otrzymana przez podatnika (przedsiębiorcę) rekompensata w wyniku wykonania przez kontrahenta (sprzedawcę)  postanowień regulaminu będzie stanowiła przychód  z działalności gospodarczej?