Pytanie: Jak prawidłowo zapisać w regulaminie ZFŚS zawieszenie corocznego odpisu podstawowego? Czy można zrobić to kwotowo i np. w regulaminie umieścić zapis, że „w momencie dobrej sytuacji finansowej firmy odpis na ZFŚS zwiększa się o kwotę…” Czy należy ująć zwiększenie procentowo?

Odpowiedź:

Pracodawcy, u których obowiązuje regulamin wynagradzania, decyzję o rezygnacji z tworzenia na jakiś czas ZFŚS (po wyrażeniu na to zgody przez działające w firmie organizacje związkowe lub reprezentantów załogi) wprowadzają aneksem do regulaminu, który wchodzi w życie po 14 dniach od ogłoszenia. Regulacje wewnątrzzakładowe mogą bezterminowo bądź czasowo zawiesić funkcjonowanie funduszu lub też modyfikować wysokość odpisów na niego, określając poziom odpisu zarówno procentowo jak i kwotowo. Przy czym trzeba tu pamiętać, aby przy zmianach czasowych zawsze podawać konkretny okres, przez jaki nie będą dokonywane odpisy na wyodrębnione konto środków socjalnych, albo jak długo będą obowiązywały niższe odpisy. Naszym zdaniem nie wystarczy zapis o przywróceniu ZFŚS w kształcie poprzednim przed wprowadzeniem omawianych zmian w momencie poprawy sytuacji finansowej firmy, albowiem jest to zbyt mało precyzyjne stwierdzenie.

Pracodawcy, którzy nie należą do sfery budżetowej, chcąc zmniejszyć koszty funkcjonowania ZFŚS, mogą obniżyć odpisy przekazywane na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a nawet całkowicie zrezygnować z jego tworzenia. Taką możliwość dają im przepisy art. 3 ust. 3 i art. 4 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn.zm., dalej ustawa o zfśs).

Ponieważ przepisy przywołanej ustawy nie określają terminu obowiązywania postanowień dotyczącej powyższej materii, pracodawcy - w uzgodnieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a gdy one nie działają, z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów - mogą w zakresie ZFŚS terminowo lub bezterminowo wprowadzić do aktów prawa zakładowego (układu zborowego bądź regulaminu wynagradzania) postanowienia o nietworzeniu funduszu lub wysokości odpisu na fundusz. Postanowienia te nie mogą działać wstecz.

Miejmy na uwadze, że brak zgody wymienionych partnerów społecznych na dokonanie opisanych zmian oznacza, że pracodawca nie ma możliwości ich wprowadzenia.

Co ważne, decyzję o zawieszeniu funkcjonowania ZFŚS lub obniżeniu wysokości odpisu na niego można podjąć także w trakcie roku kalendarzowego.

Aby taka decyzja miała moc sprawczą, pracodawca nieobjęty układem zbiorowym pracy, który z uwagi na zatrudnianie, co najmniej 20 pracowników jest zobowiązany wydać regulamin wynagradzania, musi sporządzić aneks do tegoż regulaminu. Treść regulaminu musi być uzgodniona z działającą w danym zakładzie zakładową organizacją związkową.

Jeżeli w zakładzie nie ma związków zawodowych, postanowienie o zmniejszeniu kwoty odpisu na ZFŚS pracodawca ustala z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 w związku z art. 4 ustawy o zfśs).

Podkreślenia wymaga tu fakt, iż aneks do regulaminu wynagradzania wchodzi w życie w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia go pracownikom przez pracodawcę w sposób u niego przyjęty, np. poprzez wywieszenie ogłoszenia na tablicy bądź oznajmienie przez firmowy radiowęzeł lub Intranet.

Postanowienie o nietworzeniu funduszu nie może być zawarte w regulaminie ZFŚS, bo regulamin ten dotyczy wyłącznie zasad wydatkowania funduszu i warunków przyznawania świadczeń socjalnych osobom uprawnionym.

Pracodawca zatrudniający na 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nieposiadający układu zbiorowego pracy i regulaminu wynagradzania o rezygnacji z tworzenia funduszu (i wypłacania świadczenia urlopowego) jest zobowiązany poinformować swoich pracowników do końca stycznia danego roku, w sposób przyjęty w firmie.

Przy układzie zbiorowym reguły zmieniające działalność socjalną danego podmiotu ustanawia się w drodze protokołów dodatkowych, do których stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące układu. Stronami układu są pracodawca i związki zawodowe, których zgoda na zgłoszoną przez pracodawcę propozycję zmiany układu jest wymagana, aby zmiana ta mogła obowiązywać. Protokół dodatkowy do rzeczonego układu wymaga rejestracji przez Okręgowego Inspektora Pracy i wchodzi w życie w terminie zawartym w protokole, jednak nie wcześniej niż z dniem jego zarejestrowania.

art. 3 ust. 3, art. 4 i art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.).

Tekst opublikowany:

4 grudnia 2009 r.