KseF

KSeF po kilku miesiącach: wyzwania dla księgowych

KSeF po kilku miesiącach: problemy, błędy i wyzwania w pracy księgowych

Krajowy System e-Faktur działa już od kilku miesięcy. W praktyce oznacza to nie tylko zmianę sposobu wystawiania faktur, ale także nowe obowiązki dla księgowych i biur rachunkowych. Pojawiają się pytania o moment wystawienia i otrzymania faktury, korekty dokumentów, wystawiania faktur dla kontrahentów zagranicznych. O tym, z jakimi problemami mierzą się firmy po pierwszych miesiącach działania systemu i jak przygotować się na kolejne etapy wdrażania KSeF, rozmawiamy z Małgorzatą Czarnecką, menedżerką programu księgowego 360 Księgowość.

Obowiązkowy KSeF bez chaosu – pobierz checklistę gotowości

Obowiązkowy KSeF – pobierz checklistę gotowości

Checklista KSeF pomoże Ci przygotować firmę na obowiązkowe wdrożenie w sposób uporządkowany i bez błędów. Wejście w życie KSeF to nie tylko zmiana sposobu wystawiania faktur, ale też konieczność uporządkowania procedur i odpowiedzialności. Dlatego przygotowaliśmy checklistę gotowości do KSeF. Sprawdź ją i uzupełnij luki, zanim system stanie się obowiązkowy.

Korzyści 
  • Sprawdzisz, czy Twoje procedury są gotowe na KSeF od pierwszego dnia.
  • Zidentyfikujesz luki w uprawnieniach, danych, korektach i trybach awaryjnych.
  • Dowiesz się, co należy uporządkować „na ostatniej prostej”, zanim system stanie się obowiązkowy.
  • Ograniczysz ryzyko błędów, sporów z klientami i problemów podatkowych.
  • Zyskasz konkretną checklistę, którą możesz wykorzystać w firmie lub w pracy z klientami.
KSeF – odbiór faktur i błędy księgowych | Szkolenie 2026

KSeF w praktyce najczęstsze błędy przy odbiorze faktur i ryzyka, których nie można ignorować

Pierwsze tygodnie działania KSeF pokazują jedno: dużym problemem jest odbiór faktur. Chaos informacyjny, brak procedur, fałszywe faktury i niedopracowane rozwiązania systemowe to codzienność wielu biur rachunkowych. Sprawdź, z czym realnie mierzą się księgowi i mali podatnicy. Obejrzyj szkolenie i dowiedz się, jak bezpiecznie i skutecznie pracować z KSeF.

 

Korzyści 
  • Dowiesz się, jak poprawnie odbierać i weryfikować faktury w KSeF – krok po kroku, bez i błędów.
  • Poznasz realne zagrożenia (np. faktury scamowe) i nauczysz się, jak chronić klientów oraz biuro rachunkowe.
  • Uporządkujesz współpracę z klientami – procedury, uprawnienia i dobre praktyki, które oszczędzą czas i nerwy.
Umowy z klientami a KSeF – zapisy dla biur rachunkowych

Umowy z klientami a KSeF: pobierz praktyczne wskazówki dla biur rachunkowych

Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla nowej, bardzo licznej grupy przedsiębiorców. Wymusza to zmiany nie tylko po stronie tych firm, ale również biur rachunkowych. Szczególnego znaczenia nabierają umowy z klientami w kontekście KSeF, ponieważ nowe przepisy wymagają dostosowania zasad współpracy, uprawnień oraz odpowiedzialności. Sprawdź, co powinno znaleźć się w umowie w związku z KSeF i jakie działania warto podjąć.

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest ogólnopolską platformą do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Umożliwia on wystawianie, przekazywanie i przechowywanie tzw. faktur ustrukturyzowanych, tj. o ujednoliconej strukturze logicznej. Chodzi o format xml zgodny ze strukturą logiczną  opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE). Przy czym od 1 lutego 2026 r. obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej jest struktura logiczna FA(3).

Jako podmioty zaangażowane w prowadzenie księgowości przedsiębiorców, biura rachunkowe  już wcześniej odgrywały dużą rolę w funkcjonowaniu KSeF (początkowo dobrowolnym). 

Od kiedy KSeF  jest obowiązkowy i kogo obejmie

Po 1 kwietnia 2026 r. znaczenie biur rachunkowych w tym zakresie będzie jeszcze większe. To dlatego, że wystawianie faktur za pośrednictwem tego systemu, który do tej pory obejmował  tylko  największe firmy, po tej dacie stanie się obowiązkowe dla  dużej liczby mniejszych przedsiębiorców.

Nadawanie uprawnień do KSeF

Jednym z najbardziej istotnych zagadnień związanych z funkcjonowaniem KSeF, jest nadawanie uprawnień w tym systemie. Jak wynika z art. 106nb ustawy o VAT, z sytemu mogą korzystać nie tylko podatnicy, ale również m.in. podmioty wskazane przez  podatnika, a także  osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z tego systemu, którym podatnik lub podmioty, o których była mowa wcześniej, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu.

To samo dotyczy innych niż ww. podmiotów, wskazanych przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.

Korzyści 
  • Sprawdzisz, z jakimi problemami muszą się zmierzyć biura rachunkowe w związku z wejściem KSeF;
  • Upewnisz się, czy KSeF wymusi zmianę umów biur rachunkowych z klientami;
  • Dowiesz się, jakie zapisy warto zawrzeć w umowie z klientem w przypadku KSeF.
Faktury z KSEF – przygotowanie merytoryczne i techniczne

Faktury z KSEF – przygotowanie merytoryczne i techniczne

Przygotowanie faktury w KSeF to proces, który wymaga uwzględnienia zarówno elementów merytorycznych, jak i wymogów technicznych systemu. Sprawdź, jakie dane musisz zebrać przed wystawieniem dokumentu i dowiedz się, jak zmienią się procedury w związku z wprowadzeniem nowej struktury faktur.

Korzyści 

Z tekstu dowiesz się:

  • jakie dane są niezbędne do prawidłowego przygotowania faktury w KSeF,
  • dlaczego podanie NIP sprzedawcy jest obowiązkowe w systemie,
  • co zmieni się w procesie przygotowania i przesyłania faktur po wejściu KSeF.

Numer KSeF w JPK_VAT – czy jest obowiązkowy i jak postępować w praktyce?

Pytanie: Czy już od lutego 2026 r. nawet przedsiębiorcy, którzy nie mają jeszcze obowiązku pracy w KSeF, muszą wykazywać w pliku JPK VAT numery faktur nadanych przez KSeF? Co w sytuacji, gdy klient otrzyma fakturę w wersji papierowej bez numeru KSeF, jednocześnie sprzedawca wyślę tę fakturę do KSeF? Mój dostawca oprogramowanie FK do chwili obecnej nie dostosował oprogramowania do integracji z KSeF. Czy księgując faktury zakupowe mam obowiązek wklepania ręcznie tego niezmiernie długiego numeru nadanego fakturze przez KSeF? Czy mogę wysłać pliki JPK VAT bez tych numerów? Czytałam, że można za to zostać ukaranym zgodnie z KKS? Prowadzę małe biuro usług księgowych i dla mnie wprowadzenie ręcznie tych numerów jest prawie niewykonalne.
Korzyści 
  • Dowiesz się, kiedy należy wykazywać numer KSeF w JPK_VAT.
  • Sprawdzisz, jak postępować w przypadku faktur bez numeru KSeF.
  • Poznasz zasady ujmowania faktur zakupowych w ewidencji VAT.
  • Zrozumiesz, jakie obowiązki wynikają ze zmian od 2026 r.
  • Dowiesz się, czy konieczne jest ręczne wprowadzanie numerów KSeF.
  • Sprawdzisz, jakie mogą być konsekwencje błędów w JPK_VAT.
  • Poznasz praktyczne podejście do pracy bez pełnej integracji z KSeF.
  • Zrozumiesz, jak przygotować się do nowych obowiązków raportowych.

Czy osoba fizyczna musi korzystać z KSeF przy wynajmie dla firm?

Pytanie: Osoba fizyczna, nie prowadząca działalności gospodarczej, wynajmuje parter w swoim domu dla firm (najem prywatny). Podatnik ten wystawia rachunki i rozlicza ryczałt od przychodów. Czy musi zarejestrować się do KSeF?
Limit 10 000 zł KSeF 2026 – jak go prawidłowo obliczyć i co wliczać do sprzedaży

Limit 10.000 zł KSeF 2026 – jak go prawidłowo obliczyć i co wliczać do sprzedaży

Limit 10.000 zł KSeF 2026 to kluczowe kryterium dla podatników korzystających z możliwości wystawiania faktur poza systemem. Aby prawidłowo ustalić, czy nie został on przekroczony, konieczne jest właściwe określenie, które transakcje należy uwzględnić w sprzedaży, a które pozostają bez wpływu na jego wysokość – co doprecyzowało Ministerstwo Finansów.

Korzyści 
  • Dowiesz się, jakie zasady obowiązują przy ustalaniu limitu KSeF w 2026 roku.
  • Sprawdzisz, które faktury wpływają na wysokość limitu, a które są z niego wyłączone.
  • Poznasz stanowisko Ministerstwa Finansów w zakresie liczenia limitu.
  • Zrozumiesz, jak traktować sprzedaż dokumentowaną różnymi rodzajami faktur.
  • Dowiesz się, jakie znaczenie mają faktury wystawiane na żądanie nabywcy.
  • Sprawdzisz, czy Twoja działalność mieści się w limicie umożliwiającym wystawianie faktur poza KSeF.
  • Poznasz praktyczne zasady, które pomogą uniknąć błędów w rozliczeniach.
  • Zrozumiesz, jakie przepisy przejściowe mają zastosowanie w 2026 roku.
Autoryzacja w KSeF – jak uzyskać dostęp do systemu

Autoryzacja w KSeF – jak uzyskać dostęp do systemu?

Autoryzacja użytkownika w KSeF to niezbędny krok, bez którego nie można wystawić ani odebrać faktury w systemie. Sprawdź, jakie metody logowania przewiduje ustawa i dowiedz się, które rozwiązanie będzie obowiązywało w kolejnych latach. Artykuł wyjaśnia także, jak wygląda dostęp do KSeF w przypadku grup VAT i na co warto zwrócić szczególną uwagę.

Korzyści 

Z tekstu dowiesz się:

  • na czym polega autoryzacja użytkownika w KSeF i dlaczego jest kluczowa dla wystawiania faktur,
  • jakie metody logowania są dostępne,
  • jak działa anonimowy dostęp do faktur w KSeF i kto może z niego korzystać,
  • czym jest grupa VAT,
  • jak wygląda autoryzacja użytkownika w KSeF w grupie VAT i czy członkowie zachowują dostęp do wcześniejszych faktur,
  • na co zwrócić uwagę przy wyborze metody autoryzacji, aby uniknąć problemów w przyszłości.
Zmiany w JPK od lutego 2026 r. – nowe oznaczenia KSeF

Zmiany w JPK od lutego 2026 r. – nowe oznaczenia i numer faktury z KSeF

Od 1 lutego 2026 r. podatnicy są zobowiązani do stosowania nowych zasad wykazywania dokumentów w ewidencji VAT przesyłanej w formie JPK. Zmiany w JPK od lutego 2026 r. wynikają z wdrożenia KSeF 2.0 i obejmują obowiązek wskazywania numeru nadanego w KSeF albo zastosowania jednego z nowych oznaczeń: „BFK”, „OFF” lub „DI”. 25 marca to ostateczny termin na złożenie JPK_VAT za luty – już według nowej struktury. Nowe oznaczenia w JPK obejmują także podatników, których obligatoryjne e-fakturowanie obowiązuje w późniejszym terminie. Sprawdź zmiany w JPK od lutego 2026 r. 

Korzyści 
  • Dowiesz się, jakie konkretne zmiany w JPK od lutego 2026 r. należy uwzględnić już w rozliczeniu za luty,
  • Zrozumiesz, kiedy stosować oznaczenia „BFK”, „OFF” i „DI”,
  • Unikniesz błędów w ewidencji VAT, które mogą skutkować koniecznością korekty części ewidencyjnej JPK.
ZAW-FA KSeF – jak nadać uprawnienia księgowej i jakie dane wskazać?

ZAW-FA KSeF – jak nadać uprawnienia księgowej i jakie dane wskazać?

Pytanie: Prowadzę JDG i chcę nadać uprawnienia mojej księgowej na druku ZAW FA. Jakie dane powinny być w części C w poz.21 - NIP czy pesel? Księgowa posiada profil zaufany z peselem i w ten sposób będzie miała dostęp do moich danych w KSeF. Posiada również certyfikat kwalifikowany.
Korzyści 
  • Dowiesz się, kto może nadawać uprawnienia w KSeF i w jaki sposób.
  • Sprawdzisz, czy formularz ZAW-FA można wykorzystać w Twojej sytuacji.
  • Poznasz zasady wskazywania danych identyfikacyjnych (NIP lub PESEL).
  • Zrozumiesz, kiedy konieczne jest nadanie uprawnień bezpośrednio w KSeF.
  • Dowiesz się, jakie są dostępne sposoby uwierzytelnienia użytkowników.
  • Sprawdzisz, jakie ograniczenia dotyczą korzystania z formularza ZAW-FA.
  • Poznasz praktyczne podejście do nadawania uprawnień księgowej.
  • Zrozumiesz, jak uniknąć błędów przy przyznawaniu dostępu do KSeF.
Samofakturowanie KSeF – kiedy akceptacja faktury jest obowiązkowa?

Samofakturowanie KSeF – kiedy akceptacja faktury jest obowiązkowa?

Samofakturowanie KSeF zmienia podejście do momentu akceptacji faktury przez sprzedawcę. Sprawdź, co wynika z najnowszej interpretacji KIS i dowiesz się, jak prawidłowo ustawić procesy w firmie, aby były zgodne z przepisami.

Korzyści 
  • Dowiesz się, kiedy powinna nastąpić akceptacja faktury w procedurze samofakturowania KSeF.
  • Sprawdzisz, jak dyrektor KIS interpretuje moment wystawienia faktury ustrukturyzowanej.
  • Poznasz zasady przesyłania faktury do akceptacji w formacie XML.
  • Zrozumiesz, jak kolejność działań wpływa na rozliczenie VAT.
  • Dowiesz się, jakie znaczenie ma numer KSeF dla obrotu prawnego faktury.
  • Sprawdzisz, kiedy konieczne jest wystawienie faktury korygującej.

ZAW-FA KSeF – jak nadać uprawnienia księgowej i jakie dane wskazać?

Pytanie: Prowadzę JDG i chcę nadać uprawnienia mojej księgowej na druku ZAW FA. Jakie dane powinny być w części C w poz.21 - NIP czy pesel? Księgowa posiada profil zaufany z peselem i w ten sposób będzie miała dostęp do moich danych w KSeF. Posiada również certyfikat kwalifikowany.
Korzyści 
  • Dowiesz się, kto może nadawać uprawnienia w KSeF i w jaki sposób.
  • Sprawdzisz, czy formularz ZAW-FA można wykorzystać w Twojej sytuacji.
  • Poznasz zasady wskazywania danych identyfikacyjnych (NIP lub PESEL).
  • Zrozumiesz, kiedy konieczne jest nadanie uprawnień bezpośrednio w KSeF.
  • Dowiesz się, jakie są dostępne sposoby uwierzytelnienia użytkowników.
  • Sprawdzisz, jakie ograniczenia dotyczą korzystania z formularza ZAW-FA.
  • Poznasz praktyczne podejście do nadawania uprawnień księgowej.
  • Zrozumiesz, jak uniknąć błędów przy przyznawaniu dostępu do KSeF.
Oznaczenia KSeF w JPK_VAT od 2026 r. – co zmieni się w ewidencji VAT

Oznaczenia KSeF w JPK_VAT od 2026 r. – co zmieni się w ewidencji VAT

Od 2026 r. zmienią się zasady raportowania w ewidencji VAT, a nowe obowiązki obejmą nie tylko firmy korzystające z KSeF. Sprawdź, kogo dotyczą nowe oznaczenia i dowiedz się, co warto przygotować wcześniej, aby prawidłowo raportować dokumenty w JPK_VAT.

Korzyści 
  • Dowiesz się, czym są oznaczenia KSeF w JPK_VAT i od kiedy trzeba je stosować.
  • Sprawdzisz, których podatników obejmą nowe obowiązki raportowe.
  • Poznasz znaczenie oznaczeń OFF, BFK i DI.
  • Zrozumiesz, kiedy dokument powinien zostać oznaczony odpowiednim symbolem.
  • Dowiesz się, jakie informacje trzeba wykazać w ewidencji sprzedaży i zakupów VAT.
  • Sprawdzisz, dlaczego nowe przepisy dotyczą także firm pozostających poza KSeF.
  • Poznasz najważniejsze wyzwania związane z dostosowaniem systemów księgowych i procedur.
  • Zrozumiesz, na co zwrócić uwagę przed rozpoczęciem raportowania według nowych zasad.
Oznaczenia KSeF w JPK_VAT od 2026 r. – co zmieni się w ewidencji VAT

Oznaczenia KSeF w JPK_VAT od 2026 r. – co zmieni się w ewidencji VAT

Od 2026 r. zmienią się zasady raportowania w ewidencji VAT, a nowe obowiązki obejmą nie tylko firmy korzystające z KSeF. Sprawdź, kogo dotyczą nowe oznaczenia i dowiedz się, co warto przygotować wcześniej, aby prawidłowo raportować dokumenty w JPK_VAT.

Korzyści 
  • Dowiesz się, czym są oznaczenia KSeF w JPK_VAT i od kiedy trzeba je stosować.
  • Sprawdzisz, których podatników obejmą nowe obowiązki raportowe.
  • Poznasz znaczenie oznaczeń OFF, BFK i DI.
  • Zrozumiesz, kiedy dokument powinien zostać oznaczony odpowiednim symbolem.
  • Dowiesz się, jakie informacje trzeba wykazać w ewidencji sprzedaży i zakupów VAT.
  • Sprawdzisz, dlaczego nowe przepisy dotyczą także firm pozostających poza KSeF.
  • Poznasz najważniejsze wyzwania związane z dostosowaniem systemów księgowych i procedur.
  • Zrozumiesz, na co zwrócić uwagę przed rozpoczęciem raportowania według nowych zasad.

@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.