Pytanie: Firma wysyła pracowników do innego województwa na 2 miesiące (praca na budowie) zapewnia im nocleg oraz przejazdy. Jakie świadczenia należy wypłacić pracownikom i w jakiej kwocie? Czy ująć je w liście płac? Czy świadczenia te są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych i składek na ZUS?

Odpowiedź:

Pracownikom za czas podróży służbowej przysługują przede wszystkim diety, zwrot udokumentowanych i uzasadnionych wydatków, określonych przez pracodawcę, a także zwrot kosztów przejazdów i noclegów. Koszty wymienione, jako ostatnie nie podlegają zwrotowi, jeśli tak jak ma to miejsce w opisanej w pytaniu sytuacji, pracodawca zapewnia pracownikom przejazdy i noclegi bezpłatnie. Jeśli pracownicy z tytułu krajowych delegacji otrzymują należności w wysokościach wynikających z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.), wówczas nie podlegają one ani opodatkowaniu ani ozusowaniu. Omawiane należności z tytułu delegacji można ująć zarówno na liście płac, jak i na liście dodatkowej, obejmującej wyłącznie tego typu świadczenia.

1. Należy określić warunki wypłacania należności z tytułu podróży

Pracodawcy spoza sfery budżetowej określają warunki wypłacania należności z tytułu krajowej podróży służbowej w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę, jeżeli nie są objęci układem lub nie mają obowiązku do ustalenia regulaminu.

W aktach wewnątrzzakładowych dieta nie może zostać ustalona na niższym poziomie niż dieta krajowa dla pracowników tzw. budżetówki, która w 2009 r. wynosi 23 zł.

Należności z tytułu delegacji mogą przysługiwać pracownikom firm prywatnych także na podstawie ww. rozporządzenia.

2. Jakie należności z tytułu podróży przysługują pracownikowi?

W myśl wspomnianego rozporządzenia pracownikowi delegowanemu poza miejsce pracy przysługuje od pracodawcy m.in. zwrot:

- kosztów przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem (zwrot nie jest należny, jeśli pracodawca zapewnił podwładnym bezpłatny przejazd),

- kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (odpowiednio udokumentowane koszty faktycznie poniesione lub ryczał za dojazdy w wysokości 20% diety krajowej czyli 4,60 zł),

- kosztów noclegów (koszty stwierdzone rachunkiem albo forma ryczałtu),

- innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków, określonych przez pracodawcę.

3. Diety - kiedy przysługują, a kiedy ich się nie wypłaca?

Niezależnie od dokonanych przez pracodawcę zwrotów ww. kosztów, pracownikowi należą się diety, będące ekwiwalentem pieniężnym przeznaczonym na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej.

Trzeba jednak pamiętać, iż dieta nie powinna zostać wypłacona pracownikowi za czas delegowania do miejscowości, w której nie mieszka, gdy zapewniono mu bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Ponadto diety nie zawsze przysługują w pełnej wysokości, albowiem przy ich obliczaniu stosuje się następujące zasady:

1. jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

- do 8 godzin - dieta nie przysługuje,

- od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,

- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości,

2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

- do 8 godzin - przysługuje połowa diety,

- ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Co ważne, należności z tytułu podróży służbowej (diety, ryczałty za noclegi itd.) przysługują pracownikom za cały okres delegacji, także za dni wolne od pracy takie jak niedziele czy soboty.

Pamiętajmy, iż dieta nie jest wypłacana:
- pracownikowi delegowanemu do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu,
- pracownikowi przebywającemu w podróży krócej niż 8 godzin,
- w przypadku, gdy pracownik korzystając z uprawnienia do przejazdu na koszt pracodawcy (przy podróży trwającej, co najmniej 10 dni), w dniu wolnym od pracy, do miejscowości stałego lub czasowego pobytu będzie przebywał w tym dniu w tej miejscowości,
- gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

4. Zwrot kosztów za dojazdy - ryczałt

Jeżeli chodzi o zwrot kosztów za dojazdy, to zaznaczmy, że za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży przysługuje pracownikowi ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Warunkiem przyznania tego ryczałtu jest faktyczne poniesienie przez pracownika wydatku na podróżowanie środkami komunikacji miejscowej.

Wymieniony ryczałt nie przysługuje, gdy:

- pracownik nie ponosi koszów dojazdów,

- na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Pracodawca zamiast wypłacać ww. ryczałt, może zgodzić się na pokrycie faktycznych, udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

5. Zwrot kosztów noclegu

Co się zaś tyczy zwrotu kosztów noclegu to nadmieńmy, że może on obejmować wydatki stwierdzone rachunkiem albo może zostać zrealizowany w formie wypłaty ryczałtu, wynoszącego 150% diety krajowej czyli obecnie 34,50 zł. Zwrot ten nie przysługuje za czas przejazdu do i z miejsca delegowania oraz wtedy, gdy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Pracownik nie nabywa prawa do zwrotu kosztów noclegu (ani prawa do ryczałtu za nocleg), kiedy zapewniono mu bezpłatny nocleg.

6. Podatek i składki na ZUS od należności z tytułu podróży służbowej

Na zakończenie dodajmy, że diety oraz inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej - są zwolnione zarówno z oskładkowania jak i z opodatkowania.

- § 3, § 4, § 6, § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),
- art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.),
- § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Tekst opublikowany:

15 listopada 2009 r.