Kalkulator ewidencji przebiegu pojazdu

Dodano: 1 stycznia 2018

Za pomocą tego kalkulatora obliczysz wysokość kosztów podlegających zwrotowi za używanie prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych na podstawie liczby przejechanych kilometrów.


Pracownicy używający prywatnych samochodów do celów służbowych, aby otrzymać zwrot ponoszonych z tego tytułu wydatków, mogą być zobligowani do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, na podstawie której dokonywane są ich rozliczenia z pracodawcą. Dotyczy to przypadków, gdy za zgodą tego pracodawcy wykorzystują oni swoje prywatne auta:
•    w jazdach lokalnych – jeżeli zwrot nie jest dokonywany w formie miesięcznego ryczałtu,
•    w podróży służbowej.

Z podróżą służbową mamy do czynienia wtedy, gdy pracownik wyjeżdża poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy bądź jego stałe miejsce pracy w celu wykonania zadania służbowego.


Przy czym zasadą jest, że środek transportu właściwy do odbycia takiej podróży, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Na wniosek pracownika może on jednak wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, ustalonej przez pracodawcę. Tak wynika z przepisów § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tzw. rozporządzenie w sprawie podróży służbowych). Do celów wspomnianych rozliczeń stosują je także pracodawcy spoza sfery budżetowej.

Sprawdź też:

Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu


Przepisy określają minimalne dane, które powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu do celów wspomnianych rozliczeń. Są to:
•    nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
•    numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika;
•    opis trasy (skąd – dokąd);
•    kolejny numer wpisu;
•    data i cel wyjazdu;
•    liczba faktycznie przejechanych kilometrów;
•    stawka za 1 km przebiegu;
•    kwota wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu;
•    podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Stawki za 1 km przebiegu pojazdu


Zwrot pracownikom kosztów związanych z używaniem prywatnych pojazdów w podróżny służbowej może być dokonany jedynie do określonego limitu. Ustala się go każdorazowo na podstawie faktyczne przejechanej trasy oraz oficjalnie obowiązującej w tym zakresie stawki za 1 km przebiegu (tzw. „kilometrówka”). Jej wysokość zależy od pojemności skokowej silnika w samochodzie.


Aktualne stawki za 1 km przebiegu pojazdu zostały określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Ich wysokość została podana w tabeli.

 

Rodzaj pojazdu

Wysokość stawki za 1 km przebiegu pojazdu

samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900cm3

0,5214 zł

samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900cm3

0,8358 zł

motocykl

0,2302 zł

motorower

0,1382 zł

 


Zasadniczo przyznana pracownikowi stawka za jeden kilometr przebiegu nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu w sprawie zwrotu kosztów. Wymóg ten nie jest jednak bezwzględne obowiązujący i pracodawca może przyznać pracownikowi zwrot kosztów powyżej wspomnianych, określonych przepisami limitów. Jeżeli jednak dokona go w wyższych kwotach, to nadwyżka nie będzie dla niego stanowiła kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a i b ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a i b ustawy o CIT). Podobnie brak ewidencji przebiegu pojazdu uniemożliwi pracodawcy potrącenie w kosztach podatkowych zwróconych pracownikowi kwot (art. 23 ust. 5 ustawy o PIT i art. 16 ust. 5 ustawy o CIT).


PRZYKŁAD
Pracownik odbył krajową podróż służbową prywatnym samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika 1.300 cm3. Prowadzona przez niego ewidencja przebiegu pojazdu wskazuje, że w związku z tą podróżą przejechał 250 km. Z rozporządzenia Ministra Infrastruktury wynika, że stawka za 1 kilometr przebiegu dla pojazdu pracownika wynosi 0,8358 zł. W takim przypadku wysokość kilometrówki wyniosłaby 208,95 zł (tj. 0,8358 zł x 250 km). Jednakże pracodawca przyznał mu wyższą niż wynikająca z ww. przepisów stawkę, tj. 0,90 zł za 1 km przebiegu pojazdu. W tej sytuacji wysokość kilometrówki wzrosła do  225 zł (tj. 0,90 zł x 250 km). Pomimo tego, w kosztach uzyskania przychodów wolno mu będzie potrącić tylko 208,95 zł. Natomiast nadwyżka ponad tę kwotę, w wysokości  16,05 zł (tj.  225 zł – 208,95 zł) nie będzie dla niego stanowić kosztów podatkowych.

Ewidencja przebiegu pojazdu a PIT u pracownika


Kilometrówka ma również wpływ na sytuację podatkową pracowników. Należy bowiem zauważyć, że należności otrzymane przez pracownika z tytułu zwrotu kosztów poniesionych za używanie prywatnego samochodu prywatnego stanowią u niego przychód ze stosunku pracy. Jednakże przychód ten u pracownika, który odbył podróż służbową będzie wolny od podatku, jeśli nie przewyższy kwot określonych we wskazanym wcześniej rozporządzeniu (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT).

Jak korzystać z kalkulatora


Kalkulator ewidencji przebiegu pojazdu oblicza wysokość kosztów podlegających zwrotowi za używanie prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych. Odbywa się to na podstawie przejechanych w danym miesiącu kilometrów, z uwzględnieniem aktualnej stawki za 1 km przebiegu pojazdu, uzależnionej od jego rodzaju, a w przypadku samochodu osobowego – także od pojemności jego silnika. Dane te należy wpisać/wybrać przed dokonaniem obliczeń. Uzupełnienie pozostałych rubryk  i wydrukowanie wypełnionego formularza ułatwi prowadzenie wspominanej ewidencji. 

Aby zobaczyć cały artykuł, zaloguj się lub zamów dostęp.

Zobacz, jak PortalFK.pl pomoże Ci wykonywać swoją pracę bezbłędnie i zawsze na czas:

  • Znajdziesz rozwiązania przeszukując nasze 40 000 artykułów na temat problemów zgłaszanych przez innych księgowych.
  • Będziesz w stanie szkolić siebie i innych księgowych za pomocą ponad 60 Szkoleń Video oraz Warsztatów na żywo.
  • Oszczędzisz swój czas poświęcany na księgowanie dzięki narzędziom: ponad 600 wzorów dokumentów, deklaracji i formularzy, 350 aktów prawnych, 1300 interpretacji i 50 kalkulatorów i oczywiście aktualne wskaźniki i stawki.

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny »

Jeśli masz już dostęp do Portalu FK, zaloguj się »

Jeżeli chcesz korzystać z tego artykułu bez ograniczeń czasowych, wykup dostęp jednorazowy:
Przez PayU (19.90 zł netto) »Przez SMS (25.00 zł netto) »

Materiały Video na ten temat

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz
wiper-pixel