ewidencja przebiegu pojazdu

Rozliczanie kosztów eksploatacji auta używanego przez prezesa spółki do celów mieszanych

Pytanie:  Jak prawidłowo rozliczyć wykorzystanie samochodu osobowego będącego w leasingu operacyjnych w spółce z o.o. Auto jest wykorzystywane zarówno dla potrzeb firmy, jak i prywatnie. Chodzi o następującą sytuację: jesteśmy spółą z o.o., gdzie prezes spółki  jest jedynym udziałowcem (100% udziałów), nie jest pracownikiem spółki, przez  ZUS jest traktowany jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą (sam za siebie płaci składki ZUS). Firma posiada samochód osobowy o poj. 2,2 w leasingu operacyjnym. Od lipca br. samochód jest używany zarówno dla potrzeb firmy, jak i prywatnie przez prezesa.  Prezes prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu w rozbiciu na potrzeby firmy i prywatnie. Na koniec miesiąca sumujemy kilometry i rozliczamy procentowo w odniesieniu do całkowitej liczby kilometrów przejechanych w danym miesiącu np. 88,12% to potrzeby firmy, a 11,88 prywatne. Analogicznie rozliczamy każdą fakturę związaną z kosztami samochodu, tj. 88,12% kwoty faktury dla potrzeb firmy (z tego 50% VAT do odliczenia, a 50% w koszty podatkowe) a 11,88% kwoty faktury jest księgowana na konto rozrachunkowe z prezesem i prezes na koniec miesiąca zwraca do kasy daną kwotę. Czy prawidłowo rozliczamy koszty eksploatacji samochodu?  Czy może powinniśmy zastosować ryczałt analogicznie, jak dla pracownika, tj. 400 zł za wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych i odprowadzić od tego tylko 18% podatek, bez składek ZUS?  Czy wówczas nie musielibyśmy również prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu?

Zasady prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów do celów VAT

Pytanie:  Od 1 maja 2014 r. spółka prowadzi ewidencję przebiegu dla pojazdów, dla których złożyła informację VAT-26. Do prowadzenia tej ewidencji dyrektor zarządu wyznaczył osobę odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji według regulaminu zatwierdzonego przez zarząd Spółki. Odpowiedzialność za prowadzenie tej ewidencji została wpisana do zakresu obowiązków. Nadzór nad prawidłowym sporządzeniem ewidencji sprawuje kierownik działu realizacji. Ewidencja jest prowadzona w formie elektronicznej. 1. Kiedy ewidencja powinna być podpisana przez pracodawcę? Czy koniecznie w następującym dniu? 2. Jak rozumieć jeden z wymogów prowadzenia ewidencji, tj. że ewidencja musi zawierać wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu obejmujący: a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel wyjazdu,
c) opis trasy (skąd – dokąd),
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem – potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem. 3. Jak opisać dokładnie cel wyjazdu służbowego? W spółce są często wyjazdy służbowe do sklepów po zaopatrzenie. Czy w rubryce cel wyjazdu wystarczy określenie zaopatrzenie czy trzeba dokładnie wpisywać co dokładnie się kupowało? Spółka założyła do ewidencji legendę do każdego miesiąca, gdzie dokładnie jest opisany cel wyjazdu.