Czy ewidencję przebiegu pojazdu można prowadzić elektronicznie

Interpretacja została wydana na wniosek spółki z sektora finansowego, w związku z jej wątpliwościami odnośnie do stosowania art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT. Przepis ten dotyczy wykorzystywania na potrzeby działalności gospodarczej podatnika samochodów należących do jego pracowników. Wyłącza on z kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

• w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
• w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

- określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Aby było możliwe potrącanie wydatków związanych z używaniem takich samochodów w kosztach uzyskania przychodów, niezbędne jest prowadzenie ewidencji ich przebiegu. Obowiązkowe elementy wspomnianej ewidencji zostały wskazane w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT. Powinna ona zawierać m.in. imię, nazwisko, adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, jego numer rejestracyjny, datę i cel wyjazdu, liczbę przejechanych kilometrów, a także podpis podatnika (pracodawcy). W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Spółka, o której była mowa na wstępie, prowadzi działalność bankową na dużą skalę. W związku z tą działalnością jej pracownicy często wyjeżdżają delegacje służbowe. Część podróży służbowych odbywa się prywatnymi samochodami tych pracowników. W celu ograniczenia związanych z nimi kosztów, jednostka postanowiła zrezygnować z prowadzenia papierowej ewidencji przebiegu pojazdu. W tym zakresie miała opierać się na danych przechowywanych w jej systemach elektronicznych, w tym wprowadzonych przez pracowników do specjalnej aplikacji (która ma zawierać informacje wymagane przez art. 16 ust. 5 ustawy o CIT).  W celu dochowania warunku wskazanego w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT, po zakończeniu danego miesiąca miał być generowany zbiorczy elektroniczny raport z aplikacji oraz systemu kadrowego banku, w zakresie danych, o których była mowa wcześniej. Akceptacja danych wskazanych w raporcie miała być dokonywana w formie elektronicznej. Przewidziano mianowicie formę podpisu (autoryzacji) złożoną z imienia i nazwiska upoważnionego pracownika spółki (podatnika), umieszczaną automatycznie na ewidencji po uprzednim użyciu stosownego, zindywidualizowanego hasła (loginu). W związku z tym spółka zwróciła się do dyrektora KIS z pytaniami, czy tego rodzaju ewidencja elektroniczna oraz sposób jej potwierdzenia przez bank spełniają warunki, o których mowa w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT. Według wnioskodawcy należało na nie udzielić odpowiedzi pozytywnej.

Uzasadniając swoje stanowisko w tej kwestii organ wyjaśnił, że przepis art. 16 ust. 5 ustawy o CIT nie zawiera szczegółowego wskazania, jakie wymogi powinien spełniać podpis, aby można było go uznać za podpis podatnika (pracodawcy). Na gruncie ustawy o CIT istotne jest wskazanie, że ustawodawca nałożył na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, tj. w szczególności z uwzględnieniem zasad wyznaczonych przez ustawę z 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz przepisy wykonawcze wydane na jej podstawie (art. 9 ust. 1 ustawy o CIT). Zaakcentował też, że księgi rachunkowe prowadzone na podstawie ustawy o rachunkowości są zarazem księgami podatkowymi w rozumieniu art. 193 § 1 Ordynacji podatkowej. Oznacza to, że o uznaniu danego wydatku, czy też przysporzenia, za przychód czy koszt podatkowy, decydują wyłącznie przepisy prawa podatkowego. Z art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości wynika obowiązek dokumentowania przez podatnika operacji gospodarczych zgodnie z ich rzeczywistym przebiegiem. Dowody księgowe powinny być rzetelne, a więc zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 tej ustawy, oraz wolne od błędów rachunkowych. Jeśli zgodnie z zasadami (polityką) rachunkowości jednostka dokona wyboru i będzie stosować jako podpis elektroniczny powszechnie znaną kombinację login + hasło, pozwalającą na identyfikację osoby podatnika (osoby upoważnionej przez podatnika), wówczas taki podpis należy uznać za spełniający postanowienia art. 16 ust. 5 ustawy o CIT. Podpis elektroniczny składany w takiej formie zawiera bowiem dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby go składającej. W takiej sytuacji nie ma konieczności składania tradycyjnego, odręcznego podpisu lub posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.