Jak rozliczać delegacje inspektorów wykorzystujących swoje prywatne samochody?

Izabela Nowacka

Autor: Izabela Nowacka

Dodano: 7 kwietnia 2007

Pytanie: Jesteśmy jednostką budżetową. Inspektorzy jeżdżą na kontrolę nadzorowanych zakładów pracy, gospodarstw rolnych itp. swoimi samochodami. Biorą delegację, na której jest poświadczenie kontrolującego. Delegacje rozliczane są następująco: ilość km x stawka urzędowa (ogłoszona w MP). Jakich dokumentów potwierdzających wydatek wymagać i czy taki zwrot za dojazdy na delegację jest prawidłowy? - pyta księgowa z Warszawy.

Pytanie: Jesteśmy jednostką budżetową. Inspektorzy jeżdżą na kontrolę nadzorowanych zakładów pracy, gospodarstw rolnych itp. swoimi samochodami. Biorą delegację, na której jest poświadczenie kontrolującego. Delegacje rozliczane są następująco: ilość km x stawka urzędowa (ogłoszona w MP). Jakich dokumentów potwierdzających wydatek wymagać i czy taki zwrot za dojazdy na delegację jest prawidłowy? - pyta księgowa z Warszawy.


Odpowiedź: Tak, taki zwrot kosztów przejazdów pracownika prywatnym samochodem w podróży służbowej jest prawidłowy. Pracownik powinien jednak udokumentować przebieg w ewidencji przebiegu pojazdu.


Przypominam, że wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju, reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. nr 236, poz. 1990 ze zm.).


Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

  • przejazdów,
  • noclegów,
  • dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
  • innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb

Proszę pamiętać, że środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca.

Jednakże na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2004 r. nr 204, poz. 2088 z późn. zm.).

Od 1 stycznia 2007 r. powołane rozporządzenie uległo pewnym zmianom. Mianowicie, zgodnie z § 8a ww. rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca musi przyznać zaliczkę na niezbędne koszty podróży. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika następuje w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki.

Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Przepis ten wywołał wątpliwości co do tego, czy pracownik odbywający podróż służbową prywatnym samochodem musi również przedstawić rachunki na poniesione koszty przejazdu.


Otóż, nie jest to konieczne. Wprowadzenie tej zmiany miało raczej na celu dopasowanie przepisów rozporządzenia o podróżach krajowych do rozporządzenia o podróżach zagranicznych. Natomiast dla celów podatkowych nadal wystarczy ewidencja przebiegu pojazdu, aby pracodawca mógł zaliczyć zwrot kosztów przejazdów w delegacji w koszty podatkowe.


Do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.


Stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu jest to stawka określona dla samochodów osobowych, uwzględniająca odpowiednio pojemność silnika.

Przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.


Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

W razie braku tej ewidencji wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.


Podstawa prawna:
- art. 16 ust. 1 pkt 30, ust. 4, 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.),
- § 1, 3, 5, 8a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 ze zm.),
- art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2004 r. nr 204, poz. 2088, z późn. zm.).


Autor: Iza Nowacka, księgowa w biurze podatkowym, specjalista ds. kadrowo-płacowych


Odpowiedź udzielona: 26 lutego 2007 r.
Izabela Nowacka

Autor: Izabela Nowacka

Ekonomista, specjalizuje się w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i prawie podatkowym. Autorka licznych publikacji z zakresu rozliczania wynagrodzeń, współpracuje z wieloma wydawnictwami, jest autorką publikacji m.in. w Rzeczpospolitej, Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, Monitorze rachunkowości budżetowej
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz
Poradnia 48h

Jeśli masz jakiekolwiek pytania skorzystaj z indywidualnej porady grona naszych wybitnych Ekspertów.