Pytanie: W której części akt osobowych umieścić akt urodzenia dziecka i zaświadczenie lekarskie stwierdzające poród, w sytuacji gdy pracownica miała umowę przedłużoną do dnia porodu a ww. dokumenty dostarczono kilka dni po porodzie, tj. po zakończeniu umowy?

Odpowiedź:

Moim zdaniem dokumenty, o których mowa w pytaniu należy umieścić w części C akt osobowych.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami akta osobowe powinny składać się z trzech części: A, B i C.

W części A umieszcza się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika a w części C dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Zatem aby przyporządkować przekazane przez pracownicę dokumenty do odpowiedniej części akt osobowych należy ustalić, czy mają one związek z ubieganiem się o zatrudnienie, nawiązaniem i przebiegiem zatrudnienia czy też z ustaniem stosunku pracy.

W przypadku sytuacji, gdy umowa o pracę zostaje przedłużona do dnia porodu, który z mocy prawa powoduje ustanie stosunku pracy, moim zdaniem dokumenty w postaci aktu urodzenia dziecka i zaświadczenia lekarskiego stwierdzającego poród związane są z ustaniem zatrudnienia (potwierdzają okoliczność powodującą ustanie zatrudnienia) - wobec czego powinny być umieszczone w części C akt osobowych.

- § 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286, z późn. zm.).

Tekst opublikowany:

26 marca 2011 r.