Pytanie: W mojej firmie zatrudniam 2 osoby na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenie). Czy muszę prowadzić ich dokumentację pracowniczą, mimo że nie są pracownikami w rozumieniu prawa pracy? Jeśli tak, to, z jakich dokumentów musi składać się teczka dla zleceniobiorcy?

Odpowiedź:

Trudno mówić o dokumentacji pracowniczej w kontekście zleceniobiorców, albowiem nie są oni pracownikami w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Nie ma tu, więc obowiązku prowadzenie teczek osobowych, tak jak w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umów o pracę.

Obowiązek prowadzenia przez pracodawcę akt osobowych oddzielnie dla każdego pracownika oraz innej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy przewiduje art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, dalej: kp. Szczegółowe zasady jej prowadzenia reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r., nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

Ustawodawca wymaga prowadzenia akt osobowych dla wszystkich pracowników bez względu na formę i rodzaj zatrudnienia. Zatem bez względu na rodzaj umowy o pracę (umowa na okres próbny, na czas wykonania określonej pracy, na czas określony, na czas nieokreślony, czy też umowa o przyuczenie do zawodu), pracodawca jest zobligowany do założenia tzw. teczek osobowych pracowników i gromadzenia w nich określonych dokumentów i informacji.

Nie ma natomiast takiego obowiązku wobec osób świadczących pracę na podstawie umowy zlecenia. Umowa zlecenia, podobnie jak inne umowy cywilnoprawne, nie podlega przepisom kp. Stosuje się do niej odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego, dalej: kc.

Z zawarciem umowy zlecenia zasadniczo nie wiążą się obowiązki, istniejące przy umowie o pracę.

Wyjątki to m.in.:

- zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w zakładzie pracy lub w innym wyznaczonym przez pracodawcę miejscu,

- skierowanie na badania wstępne oraz na inne badania profilaktyczne, jeżeli wymaga tego charakter pracy,

- zgłoszenie zleceniobiorcy do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, jeśli umowa zlecenia jest jedynym tytułem do objęcia zleceniobiorcy wymienionymi ubezpieczeniami (ewentualnie tylko do ubezpieczenia zdrowotnego, jeśli zleceniobiorca ma też inny tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych),

- wystawienie informacji podatkowej, PIT-11 (jeżeli umowa zlecenie wykonywana jest odpłatnie).

art. 94 pkt 9austawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Tekst opublikowany:

24 kwietnia 2009 r.