Jak poprawnie rozliczyć czas pracy dla pracownicy zatrudnionej na 1/2 etatu, która przyjeżdża do pracy na 8 godzin co drugi dzień?

Autor: Tomasz Jankowski

Dodano: 29 maja 2009
Pytanie:  Zatrudniamy pracownicę na 1/2 etatu. W związku z dużą odległością między jej miejscem zamieszkania a siedzibą firmy pracownica przyjeżdża do pracy co drugi dzień na 8 godz. Czy powinna nam przedstawić wniosek o indywidualny czas pracy? Jak prawidłowo powinna wyglądać jej miesięczna karta czasu pracy? Czy powinien być odnotowany każdy dzień po 4 godz., mimo że pracuje co drugi, a pozostałe dni są wolne i w związku z tym podsumowanie czasu pracy np.: za kwiecień 84 godz. liczba dni 21, czy 84 godz., liczba dni 10,5. Dodam, iż na liście obecności pracownica ma odnotowane, że jest w firmie co drugi dzień. Bardzo proszę o pomoc, jak prawidłowo powinno być sporządzone rozliczenie czasu pracy w przypadku takiego harmonogaramu pracy, czy i jakie należy złożyć dokumenty, aby w razie kontroli były one podstawą do zgodnego wg kp wykonywania pracy w tym wymiarze?
Odpowiedź: 

Wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy jest jedynie wymagany, gdy pracodawca nie określił w regulacjach wewnętrznych, że dopuszczalna jest praca w niepełnym wymiarze czasu pracy do 8 godzin na dobę, z zachowaniem przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Ewidencja czasu pracy powinna odzwierciedlać faktyczny czas pracy i nie może być sprzeczna z listą obecności.

1. Rozkład czasu pracy a zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy

Jednym z obowiązków pracodawcy jest ustalenie systemów i rozkładów czasu pracy, alternatywnie w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo obwieszeniu. Przez rozkład czasu pracy, choć nie jest to pojęcie ustawowe, najczęściej rozumie się sposób rozplanowania czasu pracy w okresie rozliczeniowym, w rozbiciu na poszczególne dni i tygodnie. Graficznym obrazem ustalonego rozkładu czasu pracy jest harmonogram pracy (tzw. grafik).

Jeżeli zatem pracodawca ustalił, że praca w niepełnym wymiarze czasu pracy może być świadczona w niektóre dni tygodnia do 8 godzin na dobę (w przypadku podstawowego systemu czasu pracy), z zachowaniem przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, a w harmonogramie szczegółowo określił, w które dni praca jest zaplanowana, to moim zdaniem, pracownica nie powinna składać wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy.

Wniosek ten byłby pożądany, gdyby pracodawca ustalił w rozkładzie, że niepełnoetatowcy obowiązani są świadczyć pracę od poniedziałku do piątku (bądź w inne dni, ale z zachowaniem przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy), w odpowiednio zmniejszonym (do wymiaru etatu) czasie pracy.

W takim przypadku rozkład opisany w pytaniu z pewnością nie mieściłby się w regulacjach wewnętrznych pracodawcy, a to z kolei uzasadniałoby złożenie wniosku o indywidualny rozkład czasu pracy. Na marginesie dodać należy, że złożenie wniosku automatycznie nie skutkuje zmianą rozkładu czasu pracy, ponieważ to pracodawca, uwzględniając wniosek, ustala indywidualny rozkład czas pracy. Wniosek ten należy złożyć w formie pisemnej.

Pracodawca ustala indywidualny rozkład czasu pracy na wniosek pracownika.

2. Charakter ewidencji czasu pracy

Poza ustaleniem rozkładów i systemów czasu pracy obowiązkiem pracodawcy jest również prowadzenie ewidencji czasu pracy. Celem prowadzenia ewidencji jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia za pracę.

Ustawodawca dość precyzyjnie określił, jakie elementy powinny znaleźć się w ewidencji czasu pracy. Są to: praca w poszczególnych dobach, w tym praca w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. W ewidencji powinny być również wykazane godziny ponadwymiarowe (w rozbiciu na te płatne z dodatkiem jak za godziny nadliczbowe oraz płatne bez dodatku), chociaż taki wymóg nie wynika wprost z przepisów.

Prawidłowo prowadzona ewidencja czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy powinna również obejmować godziny ponadwymiarowe (zarówno płatne z dodatkiem, jak i bez dodatku).

Ewidencja powinna być prowadzona rzetelnie, a to z kolei oznacza, że powinna być spójna z listą obecności (w której pracownik potwierdza swoją obecność w pracy). Skoro zatem pracownica, o której mowa w pytaniu, świadczy pracę co drugi dzień, to ewidencja czasu pracy powinna odzwierciedlać taką pracę. Tym samym niedopuszczalne byłoby wykazywanie w ewidencji pracy w każdym dniu roboczym po 4 godziny, skoro faktycznie pracownica świadczy pracę co drugi dzień w wymiarze 8-godzinnym, co dodatkowo znajduje odzwierciedlenie na liście obecności. Skoro zatem w kwietniu pracownica przepracowała 84 godziny (po 8 godzin na dobę), to tym samym przepracowała 11 dni (z czego 10 dni po 8 godzin, 1 dzień zaś – 4 godziny).

3. Kontrola inspektora pracy

Rozpatrując pytanie w aspekcie kontroli inspektora pracy, należy również zwrócić uwagę na postanowienia zawartej między pracodawcą a pracownicą umowy o pracę. Poza bowiem standardowymi elementami umowy, w przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy, strony są zobowiązane do ustalenia dopuszczalnej liczby godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika do dodatku jak za godziny nadliczbowe. Innymi słowy, w umowie o pracę należy określić limit godzin, którego przekroczenie będzie uprawniać pracownika do wynagrodzenia jak za godziny nadliczbowe (godziny ponadwymiarowe z dodatkiem). Limit ten powinien zawierać się między etatem pracownika a kodeksowymi normami czasu pracy. W praktyce jeżeli pracownik jest zatrudniony w wymiarze ½ etatu i świadczy pracę przez 8 godzin na dobę, to limit powinien zawierać się między godziną 21.00 a 39.00. Wynika to z tego, że 20 godzin, to przeciętny tygodniowy wymiar czasu pracy, a z kolei praca powyżej 40 godzin jest kwalifikowana jako praca w godzinach nadliczbowych (strony zaś nie mogą planować pracy w godzinach nadliczbowych).

Przykładowo gdyby limit został określony na poziomie 25 godzin tygodniowo, to wymiar czasu pracy pozostaje nadal 20 godzin. Godziny między 21.00 a 25.00 są kwalifikowane jako godziny ponadwymiarowe (płatne normalnym wynagrodzeniem), praca zaś powyżej tej 25. godziny w tygodniu jest zakwalifikowana jako praca w godzinach ponadwymiarowych, ale z dodatkiem (jak za godziny nadliczbowe).

Na marginesie, poza typowymi dokumentami związanymi ze stosunkiem pracy (umowa o pracę, dodatkowa informacja o warunkach zatrudnienia, przepisy wewnątrzzakładowe pracodawcy, lista obecności, karty ewidencji czasu pracy), inspektor pracy ma prawo zażądać innych dokumentów (chociażby wydruków z systemu komputerowego, z których będą wynikać godziny logowania pracownika do kasy fiskalnej) stanowiących podstawę do podjęcia ustaleń w zakresie czasu pracy.

Tekst opublikowany: 

29 maja 2009 r.

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz