VAT w obrocie międzynarodowym: te błędy najczęściej prowadzą do korekt i pytań z urzędu

VAT w obrocie międzynarodowym to jeden z najbardziej wymagających obszarów pracy księgowych. Nie wystarczy rozpoznać, że kontrahent ma siedzibę za granicą. Trzeba jeszcze ustalić, czy mamy do czynienia z WDT, WNT, eksportem, importem, importem usług, dostawą z montażem, transakcją łańcuchową, WSTO albo SOTI. Każda z tych transakcji może mieć inne skutki podatkowe, inne terminy rozliczenia, inne wymogi dokumentacyjne i inne zasady wykazania w ewidencji.

W praktyce największe ryzyko pojawia się wtedy, gdy księgowy otrzymuje niepełne informacje:

• fakturę bez dokumentów transportowych,
• opóźnione potwierdzenie wywozu,
• błędny numer VAT UE,
• niejasne warunki Incoterms albo
• dokumenty wystawione w walucie obcej.

Wtedy łatwo o pomyłkę, która może skutkować korektą VAT, odsetkami, koniecznością poprawy JPK_V7 lub sporem z organem podatkowym.

Pierwszym krokiem przy każdej transakcji zagranicznej powinno być ustalenie, z jakim rodzajem czynności mamy do czynienia. To od tej decyzji zależy dalsze rozliczenie VAT.

W praktyce należy odpowiedzieć m.in. na pytania:

• czy przedmiotem transakcji są towary czy usługi,
• skąd i dokąd przemieszczany jest towar,
• kto organizuje transport,
• czy dochodzi do wywozu poza Unię Europejską,
• czy transakcja obejmuje montaż lub instalację,
• czy w dostawie uczestniczą więcej niż dwa podmioty,
• czy sprzedaż może być objęta zasadami WSTO albo SOTI.

Błędna kwalifikacja oznacza zwykle błędne rozliczenie całej transakcji.

Zapisz się na szkolenie i sprawdź, jak rozliczać VAT w transakcjach międzynarodowych.

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów jest jednym z obszarów, w którym najczęściej pojawiają się korekty. Powód jest prosty: samo wystawienie faktury ze stawką 0% nie wystarczy. Podatnik musi spełnić warunki do jej zastosowania, w tym posiadać odpowiednie dokumenty potwierdzające wywóz towaru do innego państwa UE.

W praktyce problemem są zwłaszcza:

• brak kompletnych dokumentów przewozowych,
• opóźnione potwierdzenie dostawy,
• niezgodności między fakturą, CMR, zamówieniem i korespondencją handlową,
• nieprawidłowy lub nieaktywny numer VAT UE kontrahenta,
• niewłaściwy moment wykazania transakcji.

Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów polega na przeniesieniu prawa do rozporządzania jak właściciel towarem, który jest przewożony z państwa członkowskiego UE do Polski.
WNT wykazujesz jeżeli nabywasz towary od podatnika unijnego i mają one służyć Twojej działalności gospodarczej.

Do podstawy opodatkowania należy doliczyć m.in. podatki, cła, opłaty i inne należności o podobnym charakterze, z wyjątkiem VAT. Uwzględnia się w niej również koszty dodatkowe pobierane przez dostawcę od nabywcy, np. prowizje, koszty opakowania, transportu czy ubezpieczenia.

VAT od WNT oblicza się według stawki właściwej dla dostawy takiego samego towaru na terytorium Polski.

Najczęstsze błędy przy WNT dotyczą:

• nieprawidłowego momentu powstania obowiązku podatkowego,
• niewłaściwego kursu waluty,
• pominięcia korekty po otrzymaniu faktury korygującej,
• mylenie WNT z importem lub zakupem krajowym,
• błędnego ujęcia transakcji w JPK_V7.

Warto pamiętać, że przy WNT księgowy powinien zweryfikować nie tylko fakturę od kontrahenta, ale także faktyczny przebieg dostawy. Znaczenie ma m.in. data dostawy, data wystawienia faktury, waluta, dokumenty magazynowe i transportowe.

Eksport towarów to dostawa polegająca na wysyłce lub transporcie towarów z terytorium Polski poza Unię Europejską.

Eksport może być:

• bezpośredni – gdy wywóz realizuje dostawca lub odbywa się na jego rzecz
• pośredni – gdy wywóz realizuje nabywca z siedzibą poza Polską lub odbywa się na jego rzecz.

Przy eksporcie towarów kluczowe znaczenie ma dokumentacja potwierdzająca wywóz poza Unię Europejską. W praktyce najważniejszym dokumentem jest komunikat IE599, choć w określonych sytuacjach mogą pojawić się także dowody alternatywne.

Najwięcej problemów pojawia się, gdy:

• IE599 nie został jeszcze wygenerowany,
• dane w dokumentach celnych nie zgadzają się z fakturą,
• towar został wywieziony z opóźnieniem,
• podatnik nie wie, kiedy może zastosować stawkę 0%.

Z kolei przy imporcie towarów trzeba ustalić, kto rozlicza VAT i według jakiej procedury. Inaczej wygląda rozliczenie na zasadach ogólnych, a inaczej przy procedurze uproszczonej. Dodatkowo znaczenie mają dokumenty celne, kursy walut, podstawa opodatkowania oraz prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Zapisz się na szkolenie i sprawdź, jak rozliczać VAT w transakcjach międzynarodowych.

Transakcje łańcuchowe są trudne do rozliczenia i sprawiają sporo problemów.  

Księgowy powinien ustalić:

• ilu uczestników bierze udział w transakcji,
• kto organizuje transport,
• jakie są warunki Incoterms,
• w którym kraju rozpoczyna się i kończy transport,
• czy można zastosować procedurę uproszczoną.

Transakcje międzynarodowe muszą być nie tylko prawidłowo rozliczone, ale także właściwie wykazane w ewidencji. To oznacza konieczność poprawnego ujęcia ich w JPK_V7, a w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych także w informacji podsumowującej VAT-UE.

Najczęstsze błędy to:

• wykazanie transakcji w niewłaściwym okresie,
• pominięcie informacji VAT-UE,
• niezgodność między JPK_V7 a VAT-UE,
• błędne oznaczenia lub wartości w ewidencji,
• brak korekty po otrzymaniu dokumentów,
• nieprawidłowe przeliczenie kursu waluty.

W praktyce warto wdrożyć zasadę: zanim transakcja trafi do JPK, należy sprawdzić jej kwalifikację, dokumenty, kurs waluty, daty i obowiązki raportowe.

Transakcje międzynarodowe wymagają szczególnej uwagi również w KSeF. Księgowi muszą przygotować się na fakturowanie WDT, eksportu i usług zagranicznych w systemie, a także na przekazywanie faktur kontrahentom zagranicznym poza KSeF.

W praktyce mogą pojawić się pytania:

• jak przekazać fakturę zagranicznemu nabywcy,
• jak postępować przy braku numeru NIP UE,
• jak ujmować waluty obce,
• jak poprawiać błędy na fakturach,
• jak powiązać dane z KSeF z JPK_V7.

To oznacza, że trzeba uporządkować procedury obiegu dokumentów, ustalić zasady przekazywania faktur zagranicznym kontrahentom i sprawdzić, czy system księgowy prawidłowo obsłuży transakcje międzynarodowe.

Przed rozliczeniem transakcji międzynarodowej warto zweryfikować:

• rodzaj transakcji: WDT, WNT, eksport, import, usługa, WSTO, SOTI, transakcja łańcuchowa,
• status kontrahenta i numer VAT UE,
• kraj rozpoczęcia i zakończenia transportu,
• dokumenty przewozowe, celne i handlowe,
• moment powstania obowiązku podatkowego,
• właściwy kurs waluty,
• prawo do stawki 0%,
• sposób wykazania transakcji w JPK_V7,
• obowiązek złożenia informacji VAT-UE.

Taka kontrola pozwala ograniczyć ryzyko błędów, które najczęściej prowadzą do korekt, odsetek i dodatkowych wyjaśnień przed urzędem.

Więcej praktycznych zasad i przykładów znajdziesz podczas szkolenia online:

VAT w obrocie międzynarodowym - analiza przypadków dla księgowych

Szkolenie poprowadzi Samir Kayyali,  doradca podatkowy i agent celny, który pokaże, jak prawidłowo rozliczać WDT, WNT, eksport, import, usługi zagraniczne, transakcje łańcuchowe i trójstronne. Uczestnicy przeanalizują realne przypadki, typowe błędy w dokumentach i fakturach oraz sytuacje, które najczęściej powodują korekty i pytania z urzędu.

Podczas szkolenia dowiesz się m.in.:

• jak bezpiecznie stosować stawkę 0% VAT przy WDT i eksporcie,
• jakie dokumenty zabezpieczają rozliczenie,
• co zrobić przy braku IE599 lub niekompletnych dokumentach przewozowych,
• jak rozliczać WNT, import usług i transakcje łańcuchowe,
• jak wykazywać transakcje zagraniczne w JPK_V7 i VAT-UE,
• jak przygotować się do obsługi transakcji międzynarodowych w KSeF,
• jak uniknąć błędów przy kursach walut, korektach i fakturach zagranicznych.

Zapisz się na szkolenie i sprawdź, jak rozliczać VAT w transakcjach międzynarodowych bez kosztownych błędów.

Opracowanie: Sylwia Maliszewska