praca zdalna

Koszty związane z pracą zdalną – wskazówki dotyczące rozliczeń

Koszty związane z pracą zdalną – wskazówki dotyczące rozliczeń

Pracodawca będzie musiał pokryć m.in. koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także koszty energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych. Jak w praktyce rozliczać takie wydatki i jakie ma to skutki w PIT? Sprawdźmy.

Rozliczanie pracy zdalnej 2

Ryczałt czy ekwiwalent: czyli jak rozliczać koszty pracy zdalnej od 7 kwietnia 2023 r. – cz. 2

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. To nie wszystko. Pracodawca musi zapewnić także instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy lub pokryć niezbędne koszty, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych. Poznaj odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące rozliczania kosztów pracy zdalnej od 7 kwietnia 2023 r.

Korzyści 

Z praktycznego szkolenia, które prowadzi Barbara Dąbrowska, dyrektor w firmie consultingowej, wykładowca w Wyższej Szkole Bankowej , dowiesz się:

  • Na jakich kryteriach powinien opierać się pracodawca, wskazując kwotę ryczałtu
  • Jak wyliczyć kwotę ekwiwalentu z pracę zdalną
  • Co do kosztu usług telekomunikacyjnych (telefon i Internet) to założyć trzeba, że pracownik nie wykorzystuje ich w całości na potrzeby wykonywania pracy – co powinien zrobić pracownik
  • Jak zwracać koszty energii elektrycznej i korzystanie z prywatnego łącza internetowego za pomocą ryczałtu
  • Czy koszty prądu i wody oraz dostępu do Internetu, zakupu sprzętu elektronicznego (monitora), zakupu mebli (biurka i fotela) pracownikom świadczącym pracę zdalną są przychodem ze stosunku pracy – stanowisko dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
  • Czy koszty pracy zdalnej są zwolnione ze składek
  • Czy koszty pracy zdalnej są zwolnione z podatku
  • Jakie będą konsekwencje tego, że kwota wypłaconego przez pracodawcę ryczałtu zostanie zakwestionowana przez organ podatkowy jako wyższa niż ustalona na podstawie kryteriów zawartych w przepisach Kodeksu pracy
  • W jakim przypadku pracodawca będzie musiał dokonać korekty deklaracji podatkowych PIT-4R oraz informacji podatkowej PIT-11
  • W jaki sposób księgować wypłatę ekwiwalentu lub ryczałtu

Na temat pracy zdalnej przeczytasz także tutaj:

Praca zdalna od 7 kwietnia 2023 r. i regulamin pracy zdalnej – odpowiedzi na pytania pracodawców

Już 21 marca 2023 r. wchodzą w życie zmiany w aktach osobowych

Praca zdalna okazjonalna a regulamin pracy zdalnej 2023 (wzór)

Praca zdalna – Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej odpowiada na 13 pytań pracodawców

Praca zdalna z Kodeksu pracy od 7 kwietnia 2023 r. – pobierz wnioski, procedury, regulamin

Obejrzyj wideoszkolenie:

Ryczałt czy ekwiwalent: czyli jak rozliczać koszty pracy zdalnej od 7 kwietnia 2023 r. – cz. 1

Obejrzyj także inne wideoszkolenia na temat zmian w prawie pracy w 2023 roku:

Nowość w aktach osobowych pracownika – część E

Praca zdalna w Kodeksie pracy od 7 kwietnia 2023 r. – dokumentacja, koszty, zasady bhp

Zmiany w zasiłkach macierzyńskich i urlopach rodzicielskich w 2023 roku

Nowe urlopy rodzicielskie także dla pracowników, którzy zostali rodzicami na początku 2022 roku

Rozliczanie pracy zdalnej

Ryczałt czy ekwiwalent: czyli jak rozliczać koszty pracy zdalnej od 7 kwietnia 2023 r. – cz. 1

Na podstawie nowego art. 67 (24) § 1 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek zwracania kosztów pracy zdalnej swoich pracowników. Jeśli pracodawca nie będzie wypłacał ryczałtu bądź ekwiwalentu, pracownik może zgłosić się do Państwowej Inspekcji Pracy, a także do sądu pracy. Sprawdź, jak zgodnie z prawem rozliczać koszty pracy zdalnej od 7 kwietnia 2023 r.

Korzyści 

Z praktycznego szkolenia, które prowadzi Barbara Dąbrowska, dyrektor w firmie consultingowej, wykładowca w Wyższej Szkole Bankowej , dowiesz się:

  • Gdzie opisujemy i wskazujemy zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu  za pokrycie kosztów energii elektrycznej  oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej ?
  • Kto jest odpowiedzialny za to, czy pracownik posiada krzesło, biurko czy stół, a także oświetlenie
  • Jak powinno wyglądać oświadczenie pracownika o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej
  • Czy pracodawca może pokrywać inne koszty oprócz kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej
  • Co to jest ekwiwalent
  • Czym charakteryzuje się ekwiwalent i jakie dokumenty należy gromadzić, aby rzetelnie rozliczyć się z poniesionych kosztów
  • Co należy uwzględnić ustalając wysokość ekwiwalentu za używanie własnych narzędzi
  • Jak skalkulować ekwiwalent za użytkowanie komputera
  • W jaki sposób zwracać koszty energii elektrycznej

Obejrzyj także inne wideoszkolenia na temat zmian w prawie pracy w 2023 roku:

Zmiany w zasiłkach macierzyńskich i urlopach rodzicielskich w 2023 roku

Nowe urlopy rodzicielskie także dla pracowników, którzy zostali rodzicami na początku 2022 roku

Na temat pracy zdalnej przeczytasz także tutaj:

Praca zdalna od 7 kwietnia 2023 r. i regulamin pracy zdalnej – odpowiedzi na pytania pracodawców

Już 21 marca 2023 r. wchodzą w życie zmiany w aktach osobowych

Praca zdalna okazjonalna a regulamin pracy zdalnej 2023 (wzór)

Praca zdalna – Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej odpowiada na 13 pytań pracodawców

Praca zdalna z Kodeksu pracy od 7 kwietnia 2023 r. – pobierz wnioski, procedury, regulamin

młoda kobieta przed komputerem

Praca zdalna z Kodeksu pracy od 7 kwietnia 2023 r.

Pracodawcy przygotowują się do wdrożenia nowej pracy zdalnej. Przede wszystkim trzeba podjąć decyzję, jak praca zdalna ma wyglądać w danym zakładzie pracy. Warto także przeliczyć koszty takiej pracy. Może się bowiem okazać, że praca zdalna lub hybrydowa będą w firmie bardzo opłacalne. Kolejnym krokiem jest przygotowanie pełnego zestawu dokumentów, o których pisaliśmy w poprzednim numerze. Poniżej prezentujemy również dodatkowe dokumenty związane z wprowadzeniem pracy zdalnej.

Wsparcie dla firm z sektora MŚP na rozwój pracy zdalnej

Wsparcie dla firm z sektora MŚP na rozwój pracy zdalnej

Obowiązuje już rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 30 stycznia 2023 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności na przedsięwzięcia związane z pracą zdalną.

Wniosek o pracę zdalną nieobligatoryjną z Kodeksu pracy od 7 kwietnia 2023 r.

Nowy art. 6719 § 1 pkt 2, § 2 Kodeksu pracy wprowadza pracę zdalną nieobligatoryjną. Aby praca zdalna mogła być wykonywana, konieczne jest uzgodnienie dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika. Uzgodnienie w trakcie trwania stosunku pracy może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika. Pobierz wzór wniosku o pracę zdalną nieobligatoryjną.

Wspomniane uzgodnienie to:

  • osobno spisany dokumenty (czyli np. najpierw był wniosek pracownika, a potem strony spisały uzgodnienie) albo
  • zaakceptowany wniosek zawierający koniecznie datę rozpoczęcia pracy zdalnej i miejsce pracy.

A zatem wystarczy, że pracodawca wyrazi zgodę na wniosku pracownika i już strony mają uzgodnienie, że praca zdalna będzie wykonywana. Ważne jednak, aby z tego wniosku wynikało co najmniej miejsce pracy pracownika. Natomiast pozostałe zasady pracy zdalnej (w tym m.in. kwestie zwrotu kosztów pracy zdalnej czy zasady kontroli pracownika pracującego zdalnie) powinny być określone – zależnie od okoliczności – w porozumieniu ze związkami zawodowymi, w regulaminie albo w porozumieniu z pracownikiem. Dlatego można będzie nie ponawiać ich we wniosku lub porozumieniu z pracownikiem co do pracy zdalnej.

Jeśli to pracownik jest inicjatorem zmiany dotychczasowego sposobu świadczenia pracy i proponuje pracę zdalną, musi w tym celu złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej. Podobnie jak w przypadku wniosku o okazjonalną pracę zdalną, Kodeks pracy nie określa ani wzoru wniosku, ani jego obowiązkowej treści, ani także terminów jego złożenia.

Wniosek powinien zawierać co najmniej:

  • oznaczenie pracownika ubiegającego się o pracę zdalną (a w przypadku wiążącego wniosku o pracę zdalną także określenie okoliczności uzasadniających jego złożenia),
  • oznaczenie adresata (pracodawca lub osoba upoważniona przez pracodawcę do decydowania w jego imieniu o zgodzie lub jej braku),
  • datę, od kiedy praca zdalna ma się rozpocząć,
  • miejsce, w którym praca zdalna będzie wykonywana (miejsce jej świadczenia musi zostać wskazane przez pracownika i uzgodnione z pracodawcą).

Uzasadnienie nie jest obowiązkowe, lecz w praktyce może pomóc w uzyskaniu akceptacji wniosku. Wniosek nie wymaga także żadnych załączników, a pracownik może je dołączyć, jeśli chce.

Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminem pracy zdalnej

Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminem pracy zdalnej jest jednym z 3 załączników do regulaminu pracy zdalnej. Dwa pozostałe dokumenty to Polecenie wykonania pracy zdalnej oraz Wniosek o umożliwienie pracy zdalnej.

Załóżmy, że – po zmianach w KP – pracodawca wprowadził regulamin pracy zdalnej. Przewidział w nim dwie opcje, o które może wnioskować pracownik:

  • po pierwsze o okazjonalną pracę zdalną do 24 dni w roku,
  • po drugie – o regularną pracę zdalną, bez wskazywania limitu dni.

Pracownik, który potrzebuje więcej pracy zdalnej niż 24 dni, może więc poprosić o stalą np. na tydzień, a później o hybrydową na kolejny. Jednak zarówno co do pracy zdalnej okazjonalnej, jak i regularnej ostatecznie to pracodawca (przełożony) decyduje, czy uwzględni wniosek. Przełożony może więc zawsze powiedzieć, że np. obecnie może się zgodzić tylko na pracę zdalną okazjonalną, bo potrzebuje pracownika w zakładzie. Regulamin mógłby natomiast określać np. zasady składania wniosku o pracę zdalną okazjonalną (np. jeden wniosek otwarty lub osobne wnioski na poszczególne terminy), termin złożenia takiego wniosku (co, jak sygnalizuje część praktyków – jest możliwe w ramach uprawnień organizacyjno-porządkowych pracodawcy), osoby uprawnione, aby w imieniu pracodawcy decydować o akceptacji lub odrzuceniu wniosku pracownika itp.

Jak przygotować się do wprowadzenia pracy zdalnej w firmie

Regulacje dotyczące pracy zdalnej zostały wpisane do Kodeksu pracy. Zmiany w tym zakresie wejdą w życie już od 7 kwietnia br. Podpowiadamy, jak przygotować się do stosowania nowych przepisów.

Praca zdalna w Kodeksie pracy od 7 kwietnia 2023 r.

Praca zdalna w Kodeksie pracy od 7 kwietnia 2023 r. – jak wdrożyć nowe przepisy

W Dzienniku Ustaw pod pozycją 240 została opublikowana ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych ustaw. Data ogłoszenia to 6 luty 2023 r. Oznacza to, że przepisy dotyczące badania trzeźwości pracowników wchodzą w życie 21 lutego 2023 r. Natomiast przepisy dotyczące pracy zdalnej wchodzą w życie 7 kwietnia 2023 r. Sprawdź, od czego rozpocząć przygotowania do wdrożenia nowej pracy zdalnej.

Na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy obie strony mogą zgodzić się, że pracownik będzie pracował zdalnie. Zasady takiej pracy należy ustalić w porozumieniu

ze związkami lub w regulaminie pracy zdalnej (zaopiniowanym przez przedstawicieli pracowników).

W razie braku takiego porozumienia lub regulaminu zasady dotyczące pracy zdalnej będą ustalane w indywidualnych porozumieniach zawieranych między pracodawcą a pracownikiem. Strony mogą ustalić m.in., w jakim wymiarze będzie wykonywana praca zdalna.

Każda ze stron będzie mogła złożyć wiążący wniosek o cofnięcie pracy zdalnej. Jeśli jedna ze stron złoży taki wniosek, strony powinny ustalić datę powrotu pracownika do pracy stacjonarnej, przypadającą w ciągu 30 dni od złożenia tego wniosku (w razie nieuzgodnienia tego terminu powrót do pracy stacjonarnej następuje po wspomnianych 30 dniach).

Korzyści 

Z komentarza eksperta dowiesz się:

  • Gdzie pracodawca określa zasady pracy zdalnej
  • Co zapisać w regulaminie czy porozumieniach
  • W jakich sytuacjach pracodawca będzie mógł polecić pracownikowi pracę zdalną
  • W jakiej sytuacji wniosek o pracę zdalną złożony przez pracownika będzie wiążący dla pracodawcy
  • Dlaczego okazjonalna praca zdalna będzie korzystna dla pracodawcy
  • Co trzeba ustalić w regulaminie, porozumieniu zbiorowym lub indywidualnym albo poleceniu
  • Jakie dodatkowe dokumenty należy przygotować, gdy w zakładzie pracy zostanie wprowadzona praca zdalna

Pobierz wzory wniosków:

Praca zdalna w Kodeksie pracy - Wniosek o pracę zdalną stałą obligatoryjną

Praca zdalna w Kodeksie pracy - Wniosek o pracę zdalną stałą nieobligatoryjną

Praca zdalna w Kodeksie pracy: Zapis w umowie o pracę – praca zdalna

Praca zdalna w Kodeksie pracy - Wniosek o okazjonalną pracę zdalną

Praca zdalna w Kodeksie pracy - Wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej

Obejrzyj także inne wideoszkolenia z prawa pracy:

Kodeks pracy – w 2023 roku dłuższe urlopy rodzicielskie i nowe urlopy dla pracowników

Czytaj także:

6 praktycznych wskazówek, jak wprowadzić kodeksową pracę zdalną w firmie

PIP o kontrolach w domach pracowników pracujących zdalnie

Dokumentacja dotycząca kontroli trzeźwości trafi do akt osobowych pracownika

PIP o kontrolach w domach pracowników pracujących zdalnie

PIP o kontrolach w domach pracowników pracujących zdalnie

W świetle informacji zamieszczonych na stronie internetowej Państwowej Inspekcji Pracy, w 2023 roku pod kontrolą tej instytucji znajdą się nie tylko budowy, ale również m.in. podmioty korzystające z nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej.

Praca zdalna – jak dokumentować listę obecności w pracy

Pytanie: Zatrudniłam pracownicę na umowę o pracę w trybie mieszanym (stacjonarnym i zdalnym) Jak dokumentować listę obecności przy trybie zdalnym?
Korzyści 

Z porady eksperta dowiesz się:

  • W jakich dokumentach pracodawca może określić sposób potwierdzania obecności w pracy
  • W jaki sposób pracownik zdalny może potwierdzać swoją obecność w pracy

Pobierz wzory wniosków:

Praca zdalna w Kodeksie pracy - Wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej

Praca zdalna w Kodeksie pracy: Zapis w umowie o pracę – praca zdalna

Praca zdalna w Kodeksie pracy - Wniosek o okazjonalną pracę zdalną

Praca zdalna w Kodeksie pracy - Wniosek o pracę zdalną stałą nieobligatoryjną

Praca zdalna w Kodeksie pracy - Wniosek o pracę zdalną stałą obligatoryjną

Zobacz także wideoporady z prawa pracy:

Nowe badania pracowników w ramach badań okresowych i wstępnych badań lekarskich

Limit 30-krotności na 2023 rok

Sejm ma przyjąć przepisy o pracy zdalnej w Kodeksie pracy

Zmiany w Kodeksie pracy 2023: praca zdalna – jak przygotować się do zmian

Przedłużenie stanu zagrożenia epidemicznego z powodu COVID-19 do 31 grudnia

Przedłużenie stanu zagrożenia epidemicznego z powodu COVID-19 do 31 grudnia

Obowiązuje już rozporządzenie Rady Ministrów, które przedłużyło do końca roku stan zagrożenia   epidemicznego wprowadzony w Polsce związku z COVID-19. Nie pozostaje to bez wpływu na sytuację pracodawców oraz zatrudnionych przez nich osób.

Polecenie pracy zdalnej w związku z zagrożeniem koronawirusem

Pobierz wzór polecenia pracy zdalnej na podstawie przepisów ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374).

Polecenie prowadzenia ewidencji czynności w okresie pracy zdalnej

Pracodawca może zobowiązać pracownika pracującego zdalnie do prowadzenia ewidencji wykonywanych czynności. Taka ewidencja ma być prowadzona na polecenie pracodawcy. Polecenie to – najlepiej pisemne lub np. mailowe – może zostać zawarte od razu w poleceniu pracy zdalnej, lecz również w odrębnym poleceniu, np. gdy praca zdalna jest już przez pracownika od pewnego czasu wykonywana.

Wniosek pracownika o umożliwienie pracy zdalnej

Wniosek o umożliwienie pracy zdalnej jest jednym z 3 załączników do regulaminu pracy zdalnej. Dwa pozostałe to Polecenie wykonania pracy zdalnej oraz oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminem pracy zdalnej.

@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.