KseF

Co naprawdę oznacza UPO w KSeF i jak długo biuro powinno je przechowywać

Co naprawdę oznacza UPO w KSeF i jak długo biuro powinno je przechowywać

Wokół UPO narosło w biurach sporo nieporozumień, od przekonania, że trzeba je obowiązkowo archiwizować przez pięć lat, po mylenie go z numerem KSeF. Wyjaśniamy, czym dokładnie jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru, czym różni się od numeru KSeF i co przepisy naprawdę mówią o przechowywaniu faktur oraz samego UPO.

Pytanie wraca w biurach przy niemal każdej rozmowie o KSeF: jak długo trzymać UPO? Obiegowa odpowiedź, „pięć lat, bo tyle wynosi przedawnienie", jest jednocześnie niedokładna co do liczby i nietrafiona co do samego obowiązku. Zanim jednak przejdziemy do przechowywania, warto ustalić, czym UPO w ogóle jest, bo właśnie z tym bywa największy problem.

Korzyści 
  • Dowiesz się, czym jest UPO w KSeF i jaką funkcję pełni w procesie przesyłania faktur.
  • Poznasz różnice między Urzędowym Poświadczeniem Odbioru a numerem KSeF.
  • Sprawdzisz, kiedy faktura jest uznawana za wystawioną, a kiedy za odebraną w systemie KSeF.
  • Zrozumiesz, jakie znaczenie ma znacznik czasu znajdujący się w UPO.
  • Dowiesz się, przez jaki okres faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF.
  • Poznasz, jak przepisy określają termin przedawnienia zobowiązania podatkowego.
  • Sprawdzisz, czy archiwizowanie UPO jest obowiązkiem wynikającym z przepisów.
  • Zrozumiesz, w jakich sytuacjach UPO może być pomocne w pracy biura rachunkowego.
  • Dowiesz się, jak uporządkować procedurę przechowywania UPO dla obsługiwanych klientów.
  • Poznasz, jakie stanowisko w sprawie archiwizacji UPO prezentuje Ministerstwo Finansów.
Faktura poza KSeF a odliczenie VAT – czy późniejsze przesłanie do KSeF wymaga korekty JPK_V7?

Faktura poza KSeF i odliczenie VAT nie oznacza automatycznie obowiązku korekty JPK_V7

Jeżeli podatnik odliczył VAT z faktury papierowej bądź elektronicznej wystawionej jeszcze przed wejściem w życie KSeF, którą następnie wystawca wysłał do tego systemu, to nie trzeba korygować JPK_V7. Nie jest to bowiem zmiana okresu odliczenia VAT. Tak wynika z wyjaśnień Ministerstwa Finansów. Sprawdź, czy dotyczy to również faktur pierwotnie wystawionych poza KSeF, wbrew przepisom, jeśli potem znalazły się w systemie.

Korzyści 
  • Zobaczysz, dlaczego według MF nie trzeba korygować odliczenia VAT, jeśli teraz sprzedawca wprowadził do KSeF fakturę wystawioną przed jego obowiązywaniem.
  • Dowiesz się, czy podatnik powinien potwierdzać u kontrahenta, czy wystawiona poza systemem faktura trafi do KSeF.
  • Przeczytasz, czy otrzymanie faktury poza KSeF, wbrew obowiązkowi, pozbawia nabywcę prawa do odliczenia VAT.
KSeF w zakładzie budżetowym. Jakie zarządzenia wdrożyć i na jakich przepisach je oprzeć?

KSeF w zakładzie budżetowym. Jakie zarządzenia wdrożyć i na jakich przepisach je oprzeć?

Pytanie: Na jakie przepisy trzeba się powołać w zarządzeniach kierownika zakładu budżetowego w sprawie wdrożenia KSeF, w sprawie powołania administratora i nadawania uprawnień w KSeF, w sprawie instrukcji obiegu dokumentów księgowych w KSeF. Jakie zarządzenia związane z KSeF powinny być wdrożone w zakładzie budżetowym?
Korzyści 
  • Poznasz kompletny katalog zarządzeń, procedur i dokumentów, które warto wdrożyć w samorządowym zakładzie budżetowym przed obowiązkowym korzystaniem z KSeF.
  • Dowiesz się, na jakie przepisy ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości oraz ustawy o VAT powołać się przy opracowywaniu zarządzeń dotyczących KSeF.
  • Sprawdzisz, jak prawidłowo uregulować kwestie nadawania uprawnień, obiegu faktur, bezpieczeństwa danych i kontroli zarządczej, aby ograniczyć ryzyko nieprawidłowości podczas kontroli lub audytu.
KSeF 2027

KSeF 2027: tokeny, oznaczanie faktur i nowe funkcje dla księgowych

Ministerstwo Finansów konsultuje zmiany w KSeF planowane na początek 2027 roku. Propozycje obejmują dalsze korzystanie z tokenów po 2026 roku, nowe oznaczanie faktur, historię zmian przy dokumencie oraz zgłaszanie podejrzeń oszustw VAT przez API. Dla księgowych oznacza to konieczność sprawdzenia procedur dostępu do KSeF, obiegu faktur i integracji z systemami finansowo-księgowymi.

Korzyści 
  • Sprawdzisz, czy tokeny w KSeF będą dostępne także po 2026 roku.
  • Dowiesz się, jakie nowe oznaczenia faktur planuje Ministerstwo Finansów.
  • jak będzie działać historia zmian dokumentów w KSeF.
  • Upewnisz się, kiedy mają wejść w życie zmiany w KSeF 2027.
Faktury VAT RR w KSeF – czy rolnik musi nadać uprawnienia?

Faktury VAT RR w KSeF – czy rolnik musi nadać uprawnienia?

Ministerstwo Finansów odniosło się do problemów rolników ryczałtowych z Krajowym Systemem e-Faktur. Zrobiło to w odpowiedzi na interpelację poselską w sprawie KSeF. Sprawdź, czy faktury VAT RR w KSeF oznaczają dla rolnika ryczałtowego obowiązek nadania uprawnień nabywcy oraz uzyskania numeru NIP.

Korzyści 
  • Przeczytasz, na czym polegają problemy rolników ryczałtowych w związku z obowiązkowym Krajowym Systemem e-Faktur.
  • Sprawdzisz, jakie są warunki wystawiania ustrukturyzowanych faktur VAT RR.
  • Zobaczysz, czy jest obowiązek umocowania nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych do wystawiania takich faktur w KSeF.
  • Dowiesz się, czy do nadawania uprawnień w tym zakresie można upoważnić inną osobę fizyczną.
  • Otrzymasz informację, jak nadać te uprawnienia.
BFK czy DI w JPK? Dzierżawa gruntu od osoby fizycznej

Jak oznaczyć w JPK fakturę za dzierżawę gruntu wystawioną poza KSeF?

Pytanie: Jesteśmy spółką z o.o. otrzymujemy od osób fizycznych rachunki za dzierżawę gruntu. Jak powinniśmy oznaczyć te rachunki w pliku JPK, oznaczeniem BFK czy DI?
Korzyści 
  • Dowiesz się, czy dokument za dzierżawę gruntu od osoby fizycznej należy oznaczyć w JPK symbolem BFK czy DI,
  • Sprawdzisz, kiedy dokument nazwany rachunkiem należy traktować jak fakturę wystawioną poza KSeF,
  • Zweryfikujesz, kiedy oznaczenie DI nie może zostać zastosowane.
KSeF: jak prawidłowo fakturować usługi informatyczne na rzecz kontrahenta z Niemiec?

KSeF: jak prawidłowo fakturować usługi informatyczne na rzecz kontrahenta z Niemiec?

Pytanie: Świadczę usługi informatyczne dla firmy z Niemiec i dotychczas wystawiałem faktury ze stawką „np” oraz adnotacją „reverse charge”. Obecnie, korzystając z Aplikacji Podatnika KSeF, wybrałem stawkę „OO” (odwrotne obciążenie), jednak księgowa wskazała mi, że to błąd, ponieważ stawka powinna wynosić „NP”, a informacja o odwrotnym obciążeniu ma znaleźć się w uwagach. Kto ma rację w tym sporze i jak poprawnie wystawić taki dokument w KSeF?
Korzyści 
  • Jakie oznaczenie stawki podatku należy wybrać w systemie KSeF przy świadczeniu usług unijnych rozliczanych w ramach art. 28b ustawy o VAT?
  • W którym konkretnie polu struktury KSeF i za pomocą jakiej wartości należy oznaczyć transakcję objętą mechanizmem odwrotnego obciążenia?
  • Do jakiego typu transakcji jest zarezerwowane pole „oo” w słowniku stawek faktury ustrukturyzowanej?
Zbiorcza uproszczona faktura korygująca

Oznaczenie DI w JPK_VAT – dokument wewnętrzny, WEW i obowiązki w KSeF od 2026 r.

Pytanie: Spółka z o.o. częściowo dofinansowuje pracownikom karty Multisport. Część finansowana przez pracodawcę uznawana jest za koszt uzyskania przychodu. Spółka odlicza VAT od comiesięcznych faktur za zakup kart. Ponadto odprowadza do urzędu skarbowego należny podatek VAT od części finansowanej przez siebie, tj. pracodawcę. Tworzone są wewnętrzne dokumenty sprzedaży, które wykazywane są w comiesięcznym JPK_VAT. Czy w związku z wprowadzeniem nowych oznaczeń w pliku JPK_VAT od lutego 2026 r. spółka powinna oznaczać ww. wewnętrzną fakturę sprzedaży kodem DI? Spółka dobrowolnie rozpoczęła wystawianie faktur w systemie KSEF od dnia 1 lutego 2026 r. Czy spółka powinna wystawiać w systemie KSEF również ww. wewnętrzne faktury sprzedaży za karty Multisport?
Korzyści 
  • Dowiesz się, kiedy w ewidencji VAT należy stosować oznaczenie DI w JPK_VAT,
  • sprawdzisz, jak traktować dokumenty określane przez podatników jako faktury wewnętrzne,
  • poznasz, jakie oznaczenia w JPK_VAT stosuje się do dowodów wewnętrznych,
  • zrozumiesz, w jakich sytuacjach dokumenty powinny być oznaczone kodami DI oraz WEW
  • dowiesz się, jakie obowiązki dotyczą wykazywania dokumentów w ewidencji VAT po zmianach od 2026 r.,
  • sprawdzisz, czy dokumenty wewnętrzne powinny być wystawiane w systemie KSeF,
  • poznasz, jak prawidłowo ująć takie dokumenty w części ewidencyjnej pliku JPK_VAT.
Faktura wysłana do KSeF po dniu wystawienia – KPiR i VAT

Faktura wysłana do KSeF po dniu wystawienia - kiedy ująć ją w KPiR i VAT

Pytanie: Fakturę na zakup towarów wystawioną 30 kwietnia 2026 r., wysłano do KSeF 1 maja 2026 r. Kiedy faktura powinna być zaksięgowana jako koszt w KPiR, a kiedy w rejestrze VAT?
Korzyści 
  • Kiedy faktura wysłana do KSeF po dniu wystawienia powinna zostać ujęta w KPiR.
  • Jaka data decyduje o momencie ujęcia kosztu podatkowego.
  • Kiedy można odliczyć VAT z faktury wystawionej w trybie offline24.
  • Jakie znaczenie ma wyrok TSUE z 11 lutego 2026 r. dla prawa do odliczenia VAT.
Jak prawidłowo udokumentować w KSeF usługi informatyczne dla kontrahenta z Niemiec?

Jak prawidłowo udokumentować w KSeF usługi informatyczne dla kontrahenta z Niemiec?

Pytanie: Świadczę usługi informatyczne dla firmy niemieckiej. Dotychczas wystawiałem fakturę ze stawką „np” oraz adnotacją „reverse charge”. Obecnie, korzystając z aplikacji podatnika KSeF, wybrałem stawkę „OO” (odwrotne obciążenie). Moja księgowa wskazuje, że popełniłem błąd – jej zdaniem stawka powinna wynosić „NP”, a adnotacja o odwrotnym obciążeniu powinna znaleźć się w uwagach. Kto ma rację i jak powinienem postąpić?
Korzyści 
  • Dlaczego oznaczenie stawki jako „oo” w KSeF jest niepoprawne w przypadku świadczenia usług na rzecz unijnego kontrahenta?
  • W którym konkretnie polu struktury logicznej KSeF (P_18) należy oznaczyć mechanizm odwrotnego obciążenia i jaką wartość należy tam wpisać?
  • Czym różni się zastosowanie oznaczenia „np I” od „np II” w kontekście deklarowania transakcji międzynarodowych?
AI dla biur rachunkowych: jak automatyzacja zmienia obsługę dokumentów i księgowość po wdrożeniu KSeF

AI dla biur rachunkowych: jak automatyzacja zmienia obsługę dokumentów i księgowość po wdrożeniu KSeF

Wdrożenie Krajowego Systemu E-Faktur nieodwracalnie modyfikuje codzienność sektora finansowego. Jako właściciel nowoczesnego biznesu dostrzegasz zapewne rosnący nacisk na przyspieszenie procesów operacyjnych. Tradycyjne metody przetwarzania danych przestają zdawać egzamin wobec masowego napływu cyfrowych komunikatów. Cyfryzacja wymusza głęboką transformację, która stawia przed Twoim zespołem zupełnie nowe wyzwania.

Korekta JPK_VAT przy braku numeru KSeF dla faktury offline

Korekta JPK_VAT przy braku numeru KSeF dla faktury offline

Korekta JPK_VAT przy braku numeru KSeF budzi coraz więcej praktycznych wątpliwości, zwłaszcza w przypadku faktur wystawionych w trybie offline. Sprawdź, kiedy pojawia się obowiązek korekty ewidencji oraz jak interpretować przepisy dotyczące oznaczeń DI, OFF i BFK. Dowiesz się również, jakie podejście może być najbezpieczniejsze w praktyce rozliczeń VAT.

Korzyści 
  • Dowiesz się, kiedy brak numeru KSeF może powodować konieczność korekty JPK_VAT.
  • Sprawdzisz, jak stosować oznaczenia OFF, BFK i DI w ewidencji VAT.
  • Poznasz zasady raportowania faktur wystawionych w trybie offline24.
  • Zrozumiesz różnice między fakturą offline a fakturą wystawioną podczas awarii KSeF.
  • Dowiesz się, jak interpretować przepisy dotyczące numeru identyfikującego w KSeF.
  • Sprawdzisz, czy rodzaj nabywcy wpływa na obowiązek korekty JPK_VAT.
  • Poznasz praktyczne podejście do korekty ewidencji po nadaniu numeru KSeF.
  • Zrozumiesz, jakie znaczenie ma obowiązek wykazywania numeru KSeF w JPK_VAT.
KSeF a sprzedaż zwolniona z VAT – obowiązki dokumentacyjne od 2026 roku

KSeF a sprzedaż zwolniona z VAT – obowiązki dokumentacyjne od 2026 roku

Pytanie: Jesteśmy spółką akcyjną. Prowadzimy działalność usługową opodatkowaną (wynajem, usługi doradztwa, zarzadzania), jak i zwolnioną na podstawie art. 43 ust.1 w ramach Regionalnych Funduszy Pożyczkowych dla MŚP. Dla udokumentowania sprzedaży zwolnionej dla poszczególnych pożyczkobiorców na odsetki wystawiane są faktury. Od 01 kwietnia 2026 r. jesteśmy zobowiązani do wdrożenia KSeF. Czy w tym przypadku jesteśmy zobowiązani do wystawienia faktur ustrukturyzowanych w KSeF zarówno dla sprzedaży opodatkowanej, jak i "zwolnionej"?
Korzyści 
  • Dowiesz się, od kiedy zaczną obowiązywać przepisy dotyczące faktur ustrukturyzowanych dla różnych grup podatników.  
  • Poznasz szczegółowe zasady dokumentowania usług zwolnionych z VAT w systemie KSeF.  
  • Zrozumiesz, w jaki sposób żądanie nabywcy wpływa na konieczność wystawienia faktury ustrukturyzowanej za sprzedaż zwolnioną.
  • Sprawdzisz aktualną podstawę prawną regulującą obowiązki w ramach Krajowego Systemu e-Faktur.
  • Zidentyfikujesz różnice w dokumentowaniu sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej po 1 kwietnia 2026 roku.
KSeF w Gminie i jednostkach organizacyjnych – proces wdrażania i wymogi prawne

KSeF w Gminie i jednostkach organizacyjnych – proces wdrażania i wymogi prawne

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w sektorze samorządowym wiąże się z koniecznością dostosowania złożonych struktur do nowych standardów cyfrowych. Sprawdź, jak przygotować systemy finansowo-księgowe do obsługi faktur ustrukturyzowanych oraz dowiesz się, jakie kroki organizacyjne musi podjąć Gmina, aby zapewnić sprawny przepływ dokumentacji.

Korzyści 
  • Dowiesz się, jak zorganizować obieg dokumentów uwzględniający specyfikę korzystania z jednego numeru NIP przez wiele jednostek.
  • Sprawdzisz poszczególne etapy nadawania uprawnień w strukturze JST – od Skarbnika po pracowników merytorycznych.
  • Poznasz listę procesów wewnętrznych i dokumentów, które wymagają aktualizacji w związku z systemem e-faktur.
  • Zrozumiesz prawne aspekty prowadzenia dokumentacji rachunkowej zgodnie z ustawą o finansach publicznych oraz ustawą o rachunkowości.
  • Poznasz kluczowe terminy obowiązkowego dostosowania polityki rachunkowości dla różnych wielkości jednostek.
ARP 284 6. Ryzyko kontroli podatkowej

Ryzyko kontroli podatkowej 2026 – które firmy są na celowniku fiskusa

Ryzyko kontroli podatkowej 2026 rośnie, a organy KAS coraz skuteczniej typują przedsiębiorców do weryfikacji. Kontrola z urzędu skarbowego może dotyczyć nawet firm dochowujących należytej staranności w rozliczeniach VAT, CIT czy PIT. Dużą rolę w tym procesie odgrywa KSeF oraz inne narzędzia analityczne fiskusa, które umożliwiają szybkie wykrywanie nieprawidłowości. Sprawdź, jakie czynniki zwiększają ryzyko kontroli podatkowej w 2026 roku i które firmy są najbardziej narażone.

Korzyści 
  • Poznasz, jakie firmy są najczęściej typowane do kontroli podatkowej w 2026 roku.
  • Dowiesz się, jak KAS wykorzystuje KSeF, JPK i STIR do analizy ryzyka.
  • Sprawdzisz, które branże znajdują się pod szczególnym nadzorem fiskusa.
  • Zrozumiesz, dlaczego rośnie skuteczność kontroli celno-skarbowych.
  • Poznasz najważniejsze czynniki zwiększające ryzyko kontroli podatkowej.

@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.