Pytanie: Spółka jawna od 26 do 30 kwietnia wysłała swoich pracowników - kierowców na delegację służbową do innej miejscowości niż miejsce ich zamieszkania, w celu wykonywania tam usług transportowych. Pracownicy ci mieli tam zapewniony hotel oraz wyżywienia. Czy wynikające z faktury koszty za hotel oraz za wyżywienie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Odpowiedź:

Gdyby w opisanej sytuacji spółka wypłaciła diety (zakazu nie ma), to stanowiłyby one dla niej koszt uzyskania przychodów, ponieważ zaliczają się one do należności pracowniczych z tytułu podróży służbowych.

Dla pracowników wypłacone im z tego tytułu kwoty byłyby zwolnione od podatku dochodowego. W takim jednak przypadku kwoty poniesione na wyżywienie pracowników byłyby dla nich przychodem uzyskanym w naturze ze stosunku pracy, który należałoby doliczyć do wynagrodzenia. Z tego względu podlegałyby one opodatkowaniu, w związku z którym spółka powinna pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Jednakże i w tym przypadku koszty wyżywienia stanowiłaby dla spółki koszt uzyskania przychodów.

Jeżeli diety nie będą wypłacone pracownikom, to w takim przypadku część kosztów wyżywienia - odpowiadająca wysokością kwocie diet - będzie po stronie pracowników zwolniona z podatku dochodowego. Pozostała natomiast nadwyżka ponad kwotę diet podlegała będzie opodatkowaniu, gdyż stanowiła ona będzie dla nich przychód w naturze uzyskany ze stosunku pracy.

Wypłata diet delegacyjnych, pomimo zapewnienia wyżywienia, mogłaby wywołać również skutki z tytułu składek ubezpieczenia społecznego, jeżeli kwota przypadająca na pracownika w ciągu danego miesiąca byłaby wyższa od 190 zł. W takim przypadku nadwyżka ponad tę kwotę jako część jego wynagrodzenia wychodziłaby do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Z tego względu spółka zobowiązana byłaby do obliczenia kwoty składek ubezpieczeniowych, zarówno w części finansowanej ze środków pracownika, jak i w części finansowanej przez nią samą, które należałoby uiścić na rzecz ZUS-u. Jeżeli w naszym kwota ta nie przekracza 190 zł, to nie wystąpi obowiązek wliczenia jej do podstawy wymiaru składek ubezpieczenia społecznego.

Kosztami uzyskania przychodów dla spółki będą również w całości wydatki związane z pokryciem kosztów noclegów, ponieważ zostały one poniesione w celu osiągnięcia przychodów z tytułu świadczenie usług transportowych.

- art. 12 ust. 1, art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307),
- art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),
- § 1, § 3-7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990 ze zm.),
- ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Tekst opublikowany:

11 maja 2010 r.

Autor: Marian Szałucki

Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, doradca podatkowy od 1997 r. Usługowo prawem podatkowym zajmuje się od 1992 r., prowadząc od tego roku biuro rachunkowe, w którym aktualnie obsługiwanych jest kilkadziesiąt firm. Kancelaria doradcy podatkowego prowadzona jest od początku obowiązywania ustawy o doradztwie podatkowym, czyli od roku 1997. W latach 2000 - 2004 wykładowca na kursach prowadzonych przez Gdańską Akademię Kształcenia Zawodowego.