Pytanie: Jakie warunki musi spełnić wyjazd służbowy pracownika - geodety, aby można było uznać go za delegację zarówno na bazie przepisów kp jak i przepisów updof (koszty uzyskania przychodu). Chodzi o zapisy w umowie o pracę (miejsce wykonywania pracy), rodzaj załatwianej sprawy (geodezja, inna niż geodezja) oraz czas wyjazdu.

Przeczytaj odpowiedź eksperta i upewnij się, kiedy wyjazd pracownika będzie podróżą służbową. Sprawdź, jakie stanowisko zajął w tej sprawie również Sąd Najwyższy.

Odpowiedź:

Wyjazd służbowy powinien być potwierdzony delegacją. Podróż służbowa powinna mieć charakter okazjonalny i nie być normalną częścią obowiązków pracownika.

Podróż służbowa a przepisy Kodeksu pracy

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zdaniem SN: Podróż służbowa musi być okazjonalna

Typowa podróż służbowa charakteryzuje się tym, że w kompleksie obowiązków pracownika stanowi zjawisko nietypowe, okazjonalne. Czas podróży nie musi i nie ma być wykorzystywany do pełnienia pracy w interesie pracodawcy (wyrok Sądu Najwyższego z 3 grudnia 2009 r., II PK 138/09, M.P.Pr. 2010/6/312-313).

Zdaniem SN: Delegacja potwierdza podróż służbową

Powierzenie pracownikowi przez pracodawcę wykonania określonego zadania służbowego poza stałym miejscem pracy wymaga odpowiedniego udokumentowania, takim dokumentem najczęściej jest polecenie wyjazdu służbowego (delegacja) - wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 26 stycznia 2007 r., I SA/Wr 1332/06.

Kwestie uznawania czasu pracy za podróż służbową reguluje w dużej mierze orzecznictwo sądów.

Jeśli jako miejsce pracy pracownika - geodety wskazano siedzibę pracodawcy, to wyjazd poza nią będzie podróżą służbową. Podróż służbowa musi być okazjonalna, czyli zdarzać się wyjątkowo, raz na jakiś czas, a nie codziennie, bądź kilka razy w tygodniu. Podróż służbowa musi być udokumentowana poleceniem wyjazdu służbowego, czyli delegacją.

Jeśli w umowie o pracę wskazano, jako miejsce wykonywania pracy - siedzibę pracodawcy, a mimo to praca tego geodety polega na stałym, w zasadzie codziennym dojeżdżaniu poza tę siedzibę i pracę w terenie, to nie będzie mowy o podróży służbowej, tylko o normalnej pracy tzw. pracy mobilnej.

Podróż służbowa a przepisy podatkowe

Ani ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, ani też ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie określa dodatkowych wymagań dla treści umowy o pracę w celu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową. Jednakże warunkiem zaliczenia ich do kosztów podatkowych jest udokumentowanie ich poniesienia, co powinno nastąpić w postaci faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Warto pamiętać, iż w przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (art. 23 ust. 1 pkt 52 updof).

- art. 77⁵, art. 128 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst. jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.),
- § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),
- art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Tekst opublikowany:

17 lutego 2012 r.