Czy pracownik wyjeżdżający w delegację powinien mieć podstemplowany druk delegacji w miejscu oddelegowania?

Pytanie: Czy pracownik wyjeżdżający w delegację powinien mieć podstemplowany druk delegacji w miejscu oddelegowania? Sprawdź, jaka jest odpowiedź eksperta.

Odpowiedź: Zwrot kosztów delegacji nie jest uzależniony od faktu potwierdzenia na druku delegacji pobytu pracownika w miejscu oddelegowania.

Jednak do celów dowodowych pracownik może podstemplować druk delegacji w miejscu pobytu.

Proszę zauważyć, że dokumentowanie podróży służbowej ma duże znaczenie do celów podatkowych, zaliczenie odpowiednich wydatków, jak np. należności z tytułu podróży służbowej wypłacone pracownikowi, w koszty uzyskania przychodów działalności gospodarczej prowadzonej przez pracodawcę.

Podstawowym dokumentem stanowiącym podstawę rozliczeń podatkowych i rozliczeń z pracownikiem jest stosowane powszechnie polecenie wyjazdu służbowego.

Przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju nie wprowadzają obowiązku stosowania tego polecenia wyjazdu służbowego (druk ten nie jest obecnie wymagany). Jednak polecenie wyjazdu służbowego stanowi dokument potwierdzający, że dana podróż miała miejsce oraz wskazuje jej cel, może być dowodem na to, że wydatki poniesione przez pracodawcę w związku z taką podróżą służbową mają związek z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością gospodarczą.

W obecnym stanie prawnym zwrot kosztów delegacji nie jest uzależniony od faktu potwierdzenia na druku delegacji pobytu pracownika w miejscu oddelegowania. Jednak do celów dowodowych pracownik może podstemplować druk delegacji w miejscu pobytu.

Podstawa prawna:

- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),

- art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94)