Zaległe składki ZUS - jak ująć w księgach?

Pytanie:  Mam do Państwa zapytania dotyczące rozliczenia zaległych składek ZUS w naszych księgach. Na podstawie jakich dokumentów rozliczamy te składki, czy wystawiamy jakieś dokumenty byłemu pracownikowi? Gdyby pracodawca zdecydował się na zapłacenie składek ZUS wraz z odsetkami czy może zaliczyć tą kwotę do kosztów? W jaki sposób ująć w księgach zaległe składki dotyczące pracownika i pracodawcy w momencie zapłaty ich do ZUS i zwrotu przez byłego pracownika?

Przeczytaj ten tekst i sprawdź m.in. jak ująć zaległe składki w księgach.

Odpowiedź: 

Moim zdaniem do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć jedynie tą część opłaconych z Państwa środków składek na ubezpieczenia społeczne, które zgodnie z przepisami finansowane są przez pracodawców. Były pracownik z racji zapłacenia za niego składek i odsetek uzyskałby przysporzenie majątkowe podlegające opodatkowaniu i oskładkowaniu, co z kolei wymuszałoby egzekwowanie przez Państwa należnych z tego tytułu należności podatkowo-składkowych. W przypadku domagania się od byłego pracownika niedopłaty składek zusowskich powinno mu się dostarczyć m.in. pismo mówiące o wysokości kwoty do uregulowania oraz powstałej wskutek zniżenia podstawy składek na ubezpieczenia społeczne nadpłaty składki zdrowotnej.

Niedopłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

Za skutki błędnego zawiadomienia złożonego przez pracownika, powodującego nieopłacenie należnych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe odpowiada zatrudniony. To on w przepisach wskazany jest jako osoba zobowiązana do spłaty w całości zadłużenia (wraz z ewentualnymi odsetkami za zwłokę) powstałego wskutek zawinionej przez niego niedopłaty składek zusowskich (§ 10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Po sporządzeniu przez zakład pracy korekty dokumentacji zusowskiej w związku z zaniżeniem podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych będziemy mieli do czynienia z:

  • niedopłatą składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
  • nadpłatą składki na ubezpieczenie zdrowotne (podstawa wymiaru tej składki powinna zostać pomniejszona o wyższą kwotę składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika).
Nadpłata składki zdrowotnej

Jeśli chodzi o nadpłatę składki zdrowotnej, to powinna ona trafić bezpośrednio do byłego pracownika (nadpłatę tą można skompensować z kwotami, jakie ma zwrócić były podwładny). Pamiętajmy, iż część nadpłaconej składki zdrowotnej, która została uprzednio odliczona od zaliczek na podatek dochodowy, musi zostać doliczona przez samego byłego pracownika do podatku należnego za rok, w którym otrzyma on jej zwrot. Tak wynika z art. 45 ust. 3a pkt 1 updof, stanowiącego, że w razie otrzymania zwrotu uprzednio zapłaconych i odliczonych składek na ubezpieczenie zdrowotne w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym wystąpiły te okoliczności, podatnik jest obowiązany doliczyć do podatku kwoty uprzednio odliczone.

W przepisach brak jest regulacji, która zobowiązywałaby zakład pracy do sporządzenia informacji o zwróconej byłemu lub obecnemu pracownikowi składce na ubezpieczenie zdrowotne, jednakże zasadnym wydaje się, by poinformować zainteresowanego o wysokości ww. nadpłaty na piśmie.

Koszty podatkowe

W opinii fiskusa płatnicy nie mają prawa zaliczać do kosztów podatkowych tej części zapłaconych przez firmę do ZUS zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, która - zgodnie z obowiązującymi przepisami - powinna zostać sfinansowana z dochodu pracownika. Tak wynika m.in. z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 28 marca 2011 r., nr IBPBI/2/423 -1933/10/JD.

Moim zdaniem w analizowanym przypadku do kosztów podatkowych mogliby Państwo zaliczyć wyłącznie składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej w myśl przepisów zusowskich przez zakład pracy.

W opisanych okolicznościach składki zusowskie będą opłacone przez Państwa po terminie, a więc ich zaliczenie w koszty powinno nastąpić w miesiącu faktycznej zapłaty. Powyższe wynika z art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d oraz art. 22 ust. 6bb ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 57a i ust. 7d oraz art. 15 ust. 4h updop.

Podkreślmy, że kosztów uzyskania przychodów nie stanowią odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat do ZUS składek (art. 16 ust. 1 pkt 21 updop oraz art. 23 ust. 1 pkt 18 updof).

Składki opłacone za pracownika są jego przychodem

Jeśli w przedstawionej w pytaniu sytuacji pokryjecie Państwo z własnych środków za byłego pracownika odsetki i składki ZUS, wówczas uzyska on korzyść majątkową (nie będzie musiał zapłacić należności, które w myśl odrębnych przepisów powinien był pokryć). W związku z tym dojdzie do powstania przychodu ze stosunku pracy, od którego należałoby obliczyć podatek i składki ZUS.

Przepisy składkowe oraz podatkowe nie zwalniają tego typu świadczenia z obowiązku obliczenia należności publicznoprawnych. Znajduje to potwierdzenie m.in. w interpretacji indywidualnej Izby Skarbowej w Katowicach z 14 stycznia 2010 r., nr IBPBII/1/415-814/09/HK.

Sposób ewidencji księgowej

Opłacenie składek do ZUS (wraz z odsetkami):

  • Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”,
  • Ma konto „Rachunek bankowy”.
Przelanie przez byłego pracownika na konto firmowe całości składek i odsetek:
  • Wn konto „Rachunek bankowy”,
  • Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”.
Rozksięgowanie odsetek (przy założeniu, iż były pracownik ich nie wpłacił):
  • Wn konto 75-1 "Koszty finansowe",
  • Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne".
Rozksięgowanie składek (przy założeniu, iż były pracownik ich nie wpłacił):

- składki w części finansowanej zgodnie z przepisami przez zatrudnionych:

  • Wn konto Wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów,
  • Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”.
- składki w części finansowanej zgodnie z przepisami przez zakłady pracy:
  • Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne” (ujęcie składek na tym koncie jest uzasadnione faktem, że dotyczą one lat ubiegłych),
  • Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”.
Tekst opublikowany: 

15 stycznia 2012 r.

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

wiper-pixel