Pytanie: Mam pytanie odnośnie akt osobowych pracowników. Jesteśmy firmą transportową i zatrudniamy kierowców samochodów ciężarowych. Chciałabym dowiedzieć się czy w aktach osobowych kierowców powinnam trzymać orzeczenie lekarskie w oryginale czy może odpis? Czy może wystarczy odpowiednie oświadczenie pracownika, który wyraża zgodę na trzymanie przez nas oryginału, który zwrócimy mu dopiero w przypadku jego zwolnienia?

Odpowiedź:

W aktach osobowych pracowników nie mogą Państwo przechowywać oryginału orzeczenia lekarskiego. Wystarczy, że będzie przechowywana jego kopia.

Zgodnie z § 1 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn.zm.) pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

Reasumując, przepis nie przewiduje, zatem prawnej możliwości przechowywania oryginałów dokumentów, w tym również orzeczeń lekarskich, nawet za zgodą pracownika.

§ 1 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn.zm.).

Tekst opublikowany:

29 października 2009 r.