Czy najem prywatny podlega KSeF – kiedy trzeba wystawić fakturę?

Jeden z dziennikarzy wskazał, że przed uruchomieniem KSeF pojawiały się korzystne dla podatników wypowiedzi przedstawicieli tego resortu. Wskazywały one, że osoby wynajmujące prywatnie nieruchomości (korzystające tym samym ze zwolnienia podmiotowego w VAT do 240.000 zł sprzedaży) nie muszą i nie będą musiały wystawiać faktur w KSeF.

Tymczasem  dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 4 lutego 2026 r. (nr 0111-KDIB3-1.4012.845.2025.2.MG) zaprezentował odmienne stanowisko w takiej sprawie. Interpretacja dotyczyła emeryta wynajmującego prywatnie lokal użytkowy.

W związku z tym dziennikarz zwrócił się do Ministerstwa Finansów o zajęcie stanowiska w tej sprawie. Zapytał, czy osoby wynajmujące prywatnie mieszkania – są poza KSeF, natomiast osoby wynajmujące lokale użytkowe – zostaną objęte KSeF (od 1 kwietnia lub 1 stycznia 2027 r.).

Ministerstwo Finansów odniosło się do tej kwestii w wyjaśnieniach, które 1 kwietnia 2026 r. zostały opublikowane na stronie systemu informacji celno-skarbowej „Eureka” (ID informacji: 685097). MF uznało w nich wskazaną przez dziennikarza interpretację indywidualną dyrektora KIS za zgodną ze stanowiskiem tego resortu.  

Ministerstwo odniosło się także m.in. do kwestii posiadania statusu  podatnika w podatku VAT. Wyjaśniło, że jego uzyskanie nie jest uzależnione od spełnienia przesłanki zarejestrowania przez osobę fizyczną działalności gospodarczej w odpowiednim rejestrze, np. w CEIDG. Definicja działalności gospodarczej na gruncie VAT jest bowiem znacznie szersza niż definicja działalności gospodarczej wynikająca z art. 3 ustawy Prawo przedsiębiorców.

Na gruncie podatku VAT, podatnikiem jest także osoba fizyczna prowadząca tzw. najem prywatny. To dlatego, że usługa najmu lokalu – oparta na art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego  –  wyczerpuje  znamiona działalności gospodarczej, o której mowa w art. 15 ust. 2 ustawy o VAT.  Jest bowiem świadczona w sposób ciągły do celów zarobkowych. Zawierane umowy najmu mają zazwyczaj długotrwały charakter, zaś uzyskiwane benefity z tego tytułu mają charakter stały.

Osoby fizyczne prowadzące wyłącznie tzw. najem prywatny, nie mają jednak obowiązku rejestracji jako podatnik VAT czynny.

Jest to możliwe, ponieważ:

- dzięki zwolnieniu podmiotowemu na podstawie art. 113 ustawy o VAT  (tj. ze względu na sprzedaż nieprzekraczającą w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 240.000 zł);

- ma tutaj zastosowanie także  zwolnienie przedmiotowe, wynikające z art. 43 ust. 1 pkt 36 tej ustawy. Są nim objęte usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe(lub na rzecz społecznych agencji najmu).

Następnie resort finansów podkreślił, że wejście w życie obowiązkowego e-fakturowania nie powoduje zmiany zasad wystawiania faktur, określonych w art. 106b ustawy o VAT. Oznacza to, że podatnik korzystający ze zwolnienia przedmiotowego lub podmiotowego – nadal będzie wystawiał fakturę wyłącznie na żądanie nabywcy. Będzie to dotyczyło m.in. podatników, którzy prowadzą najem prywatny.

W świetle wyjaśnień Ministerstwa Finansów, w przypadku świadczenia usług najmu na cele:

• mieszkaniowe (czynność zwolniona na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT) lub
• użytkowe (zwolnienie na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT)

– dokonywanego przez osobę fizyczną na rzecz innej osoby fizycznej, nie wystąpi obowiązek wystawienia faktury nawet na żądanie nabywcy usługi (zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy o VAT).

Przy świadczeniu usług najmu:

- na cele użytkowe, dokonywanym przez osobę fizyczną korzystającą ze zwolnienia na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT,

- na rzecz podatnika prowadzącego działalność gospodarczą

– wystąpi obowiązek wystawienia faktury w przypadku zgłoszenia żądania nabywcy usługi (art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT).

Podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego jest zobowiązany wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.

Dodatkowo Ministerstwo Finansów podkreśliło, że wdrożenie obowiązkowego KSeF nie oznacza, że wszystkie transakcje muszą być dokumentowane fakturami.

W pierwszej kolejności należy ustalić, czy:

• na podstawie obowiązujących przepisów istnieje obowiązek wystawienia faktury, a następnie,
• istnieje obowiązek wystawienia jej przy użyciu KSeF.

Podmiot prowadzący np. najem prywatny (lub działalność nierejestrowaną), jeśli wystawia faktury na rzecz konsumentów i wystawia wyłącznie faktury konsumenckie, nie musi ich wystawiać w KSeF.

• Wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) zasadniczo nie dotyczy sytuacji, gdy najemcą wynajmowanej „prywatnie” nieruchomości jest osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej (konsument).

• Jest jednak możliwość wystawienia tego rodzaju dokumentu na jej rzecz dobrowolnie.

• Obowiązkowy KSeF według Ministerstwa Finansów może natomiast wystąpić w przypadkach, gdy taka usługa najmu lokalu użytkowego jest świadczona na rzecz  przedsiębiorcy.