Jak prawidłowo udzielać urlopów wypoczynkowych

Wymiar urlopu wynosi:

1) 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;

2) 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Do stażu pracy, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy między poszczególnymi umowami oraz sposób ustania stosunku pracy. W przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy.

Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:

1) zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem

nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż trzy lata,

2) średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania

nauki, nie więcej jednak niż pięć lat,

3) średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół

zawodowych – pięć lat,

4) średniej szkoły ogólnokształcącej – cztery lata,

5) szkoły policealnej – sześć lat,

6) szkoły wyższej – osiem lat.

Jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się albo okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, albo okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika.

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Jest to więc urlop nabywany z dołu. Zazwyczaj na początku pracy zawodowej bazowy wymiar urlopu wynosi 20 dni. Za jeden miesiąc pracy przysługuje więc 1,66 dnia urlopu, bez zaokrąglania do pełnego dnia w górę: 1/12 x 20 dni, co w przeliczeniu daje 13 godzin i 17 minut.

Pracownikiem podejmującym pracę po raz pierwszy w roku kalendarzowym jest osoba, która nie była zatrudniona na podstawie umowy o pracę w poprzednim roku kalendarzowym ani wcześniej.

Za pracowników podejmujących pracę po raz pierwszy uważa się także tych, którzy w poprzednich latach nie byli zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, ale w roku bieżącym pracowali już u innego pracodawcy.

Oznacza to, że na zasadę nabywania prawa do pierwszego urlopu nie ma wpływu zmiana pracodawcy w trakcie tego okresu. Kodeks pracy nie określa, jak należy liczyć upływ każdego miesiąca pracy. Wynika to jednak z wyroku Sądu Najwyższego z 19 grudnia 1996 r. (sygn. akt I PKN 47/96): „Sposób liczenia terminów określonych w art. 112 Kodeksu cywilnego nie ma zastosowania do okresów, od których zależy nabycie uprawnień pracowniczych – np. określonych w art. 153 czy 156 § 1 KP”.

Oznacza to, że w przypadku pracownika zatrudnionego 1 czerwca miesiąc pracy upływa 30 czerwca, a nie 1 lipca.

Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę 2-stopniowy wymiar urlopu, tj. 20 lub 26 dni, w zależności od stażu pracy. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Przy udzielaniu urlopu jeden dzień urlopu odpowiada ośmiu godzinom pracy. Przykładowo, 10 dni urlopu to 80 godzin. Jednak jeśli pracownika obowiązuje niższa norma dobowa, np. niepełnosprawnego bądź zatrudnionego w służbie medycznej, to jeden dzień urlopu odpowiada tej niższej normie, np. siedmiu godzinom.

U pracownika niepełnoetatowego również wymiar urlopu w ujęciu godzinowym to iloczyn liczby dni ustalonej zgodnie z wielkością etatu i ośmiu godzin. Jednak w zależności od rozkładu czasu pracy urlop może się „przeciągnąć” w dniach.

Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop.

W razie ustania zatrudnienia w trakcie roku kalendarzowego i podjęcia nowej pracy w tym samym roku, a także w razie nawiązania stosunku pracy z kolejnym pracodawcą w ciągu innego roku kalendarzowego niż rok, w którym ustało zatrudnienie z poprzednim pracodawcą – urlop przysługuje w wymiarze proporcjonalnym.

Kodeks pracy stanowi w tym zakresie, że w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop:

1) u dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze;

2) u kolejnego pracodawcy – w wymiarze:

a) proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego – w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,

 b) proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego. 

1) kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi według stażu pracy i wielkości etatu,

2) niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca,

3) jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca,

4) niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał u dotychczasowego pracodawcy urlop w wymiarze wyższym niż proporcjonalny, przysługuje u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio niższym wymiarze; łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być jednak niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców.

Zasadę proporcjonalności stosuje się także u pracowników niepełnoetatowych.

Urlop w wymiarze proporcjonalnym stosuje się odpowiednio do pracownika powracającego do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej jeden miesiąc okresie:

1) urlopu bezpłatnego;

2) urlopu wychowawczego;

3) odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych;

4) tymczasowego aresztowania;

5) odbywania kary pozbawienia wolności;

6) nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Jeżeli powyższe okresy – oprócz urlopu wychowawczego – przypadają po nabyciu przez pracownika prawa do urlopu w danym roku kalendarzowym, wymiar urlopu pracownika powracającego do pracy w ciągu tego samego roku kalendarzowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu, chyba że przed rozpoczęciem tego okresu pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze. Oznacza to, że jeżeli pracownik w danym roku kalendarzowym nabył prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego, a następnie udał się na urlop wychowawczy i jeszcze w tym samym roku ten urlop zakończył, to urlop wypoczynkowy nie ulega obniżeniu. Przysługuje on w pełnym wymiarze.

W praktyce zdarza się, że w trakcie roku kalendarzowego pracownik przedkłada orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, w wyniku czego jego norma dobowa spada z ośmiu do siedmiu godzin. Czas pracy osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może bowiem przekraczać siedmiu godzin na dobę. Zmiana normy dobowej pracownika nie ma jednak wpływu na sam wymiar urlopu.

Długość urlopu wypoczynkowego to 20 lub 26 dni, w zależności od stażu pracy, przy czym dla pracownika niepełnoetatowego wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do części etatu, biorąc za podstawę te dwa wskazane wymiary. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia, a niepełny kalendarzowy miesiąc w górę do pełnego miesiąca.

Pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający. Tak sformułowany przepis wskazuje, że jeżeli do czasu osiągnięcia 10-letniego stażu pracownik zdążył już wykorzystać cały urlop, to przysługuje mu urlop w wymiarze sześciu dni jako uzupełniający. A jeśli nie wykorzystał urlopu (w ogóle lub w części), to jego wymiar ulega skorygowaniu do 26 dni.

Zazwyczaj pracownik osiąga 10-letni staż pracy w trakcie roku kalendarzowego. Nie ma znaczenia, kiedy dokładnie pracownik osiągnie wymagany staż pracy. Gdyby przykładowo pracownik – przed osiągnięciem 10-letniego stażu w danym roku – wybrał już urlop w jakiejś części za ten rok, to wraz z upływem okresu stażu przysługuje mu za ten rok jeden urlop w podwyższonym wymiarze.

Termin i wymiar urlopu powinny być zaplanowane odpowiednio wcześnie, aby obie strony – pracodawca i podwładny – mogły przygotować i zorganizować nieobecność. Z tych powodów urlopów powinno się udzielać zgodnie z planem urlopów lub – jeśli pracodawca go nie tworzy – w terminie uzgodnionym z pracownikiem. Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami.

Kodeks pracy nie precyzuje, co znaczą „ważne przyczyny”. Zatem, „ciężar” powodów ocenia tak naprawdę pracodawca, bo od niego zależy, czy je uwzględni i przyjmie wniosek pracownika o przełożenie urlopu na inny termin. Jako ważną przyczynę można wyróżnić śmierć członka rodziny czy odwołanie zabukowanej imprezy przez organizatora.

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić także z inicjatywy pracodawcy, z powodu szczególnych jego potrzeb, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważnezakłócenie toku pracy (np. awarie maszyn, kontrola organu podatkowego). Kodeks pracy wymienia natomiast zdarzenia, które skutkują przesunięciem terminu rozpoczęcia urlopu, a jeżeli wystąpią w trakcie jego trwania – przerwanie.

Część urlopu niewykorzystaną z tych wyżej wymienionych powodów pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym. Odwołanie z urlopu Może się również zdarzyć, że pracownik udał się już na urlop, ale zostaje wezwany przez pracodawcę do stawienia się w pracy. Wówczas mamy do czynienia z odwołaniem pracownika z urlopu, do którego może dojść tylko pod określonymi rygorami. Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Z tego wynika, że pracodawca decyduje o odwołaniu pracownika z urlopu, jeżeli powstały okoliczności nieprzewidziane w chwili jego rozpoczynania, a obecność pracownika w firmie jest konieczna. Przepisy również i tu nie precyzują, o jakie okoliczności chodzi.

Decyzja o odwołaniu pracownika z urlopu powinna być potwierdzona na piśmie i chociaż Kodeks pracy nie wymaga takiej formy, to lepiej do celów dowodowych ją zachować.

Jeżeli pracownik odmówi powrotu do pracy, może liczyć się z postawieniem wobec niego zarzutu niezastosowania się do polecenia przełożonego i naruszenia tym samym podstawowych obowiązków pracowniczych. Nieposłuszeństwo wobec pracodawcy może skończyć się nałożeniem kary porządkowej, udzieleniem nagany, a nawet zwolnieniem dyscyplinarnym. Może to być przyczyna wypowiedzenia stosunku pracy. Do zwrotu kwalifikują się więc np.:

• opłaty za niedokończony pobyt w ośrodku wczasowym, hotelu, na kwaterze prywatnej, jeśli organizator wypoczynku lub właściciel kwatery ich nie zwraca,

• wykupione wycieczki, z których pracownik nie skorzystał,

• koszty podróży powrotnej z miejsca pobytu w czasie urlopu do firmy, jeżeli stanowią one dla pracownika dodatkowy wydatek – np. koszty podróży były w cenie imprezy, a pracownik, skracając wyjazd, musi sam zapłacić za bilet powrotny.

Jeśli okaże się, że pracownik musi wrócić z całą rodziną (pracownik nie może zostawić ich na miejscu), to pracodawca ma obowiązek zapłacić również za nich. Zatem nie wszystkie wydatki poczynione w związku z urlopem pracodawca musi zwrócić.

Pracownik powinien okazać pracodawcy dowody potwierdzające wysokość poniesionych kosztów wakacji (bilety komunikacji, umowy, pokwitowania, dowody wpłat itp.). W przypadku niewywiązania się pracodawcy z obowiązku zwrotu kosztów, pracownik może wystąpić z roszczeniem do sądu pracy. Gdy rachunków brakuje, pracodawca zwraca koszty podróży jak w przypadku podróży służbowych.