KseF

Obowiązkowe elementy faktury w KSeF – kompletna lista danych i pól FA(3)

Obowiązkowe elementy faktury w KSeF – kompletna lista danych i pól FA(3)

Od 1 lutego 2026 r. prawidłowe wskazanie obowiązkowych elementów faktury w KSeF będzie warunkiem skutecznego wystawienia dokumentu w  systemie. Wystarczy brak jednego pola w strukturze FA(3), aby faktura została odrzucona. Sprawdź, jakie dane muszą znaleźć się na fakturze ustrukturyzowanej i dowiedz się, na co szczególnie powinni zwrócić uwagę księgowi oraz przedsiębiorcy.

Korzyści 

Z tekstu dowiesz się:

  • jakie są obowiązkowe elementy faktury w KSeF zgodnie z art. 106e ustawy o VAT,
  • które pola struktury FA(3) są wymagane technicznie w pliku XML,
  • jakie adnotacje systemowe muszą zostać oznaczone jako „1” lub „2”,
  • jakie dodatkowe dane są konieczne przy fakturach korygujących i zaliczkowych,
  • kiedy faktura zostanie odrzucona przez bramkę KSeF,
  • na co powinny zwrócić uwagę biura rachunkowe i przedsiębiorcy przed 1 lutego 2026 r.

Czy noty zbiorcze trzeba wysyłać do KSeF

Pytanie: Jednostka jest objęta obowiązkiem wysyłania do KSeF faktur sprzedażowych od 1 kwietnia 2026 r. Czy musimy przesyłać do KSeF wszystkie dokumenty, które do tej pory znajdują się u nas w rejestrze sprzedaży? Wystawiamy notę zbiorczą dla sprzedaży zwolnionej dotyczącą lokali mieszkalnych i faktury VAT za miejsca postojowe - głównie dla osób fizycznych i faktury VAT za lokale użytkowe. Czy do KSeF mamy przesyłać tylko faktury za parkingi i lokale użytkowe czy też notę zbiorczą?
Korzyści 

Sprawdzisz, czy noty zbiorcze trzeba przesyłać do KSeF.

Faktura papierowa w KSeF – jak postępować po wprowadzeniu obowiązkowego systemu?

Faktura papierowa w KSeF – jak postępować po wprowadzeniu obowiązkowego systemu?

Faktura papierowa w KSeF budzi dziś wiele wątpliwości wśród księgowych i przedsiębiorców. Czy papierowy dokument nadal jest oryginałem? Kiedy trzeba pobrać plik XML z systemu, a kiedy można rozliczyć fakturę poza KSeF? Sprawdź, jak bezpiecznie postępować z dokumentami przynoszonymi przez klientów i uniknąć błędów w rozliczeniach.

Korzyści 

Z tekstu dowiesz się:

  • czy faktura papierowa w KSeF jest dokumentem księgowym,
  • kiedy sprzedawca może wystawić fakturę poza systemem,
  • jak sprawdzić fakturę za pomocą kodu QR,
  • w jaki sposób pobrać plik XML z KSeF,
  • jak postępować w przypadku faktur bez NIP,
  • co zrobić, gdy dokument został wystawiony podczas awarii KSeF.
Logowanie do KSeF przez Węzeł Krajowy od 14 lutego 2026 r.

Logowanie do KSeF przez Węzeł Krajowy od 14 lutego 2026 r. – MF przyspiesza zmiany

Logowanie do KSeF przez Węzeł Krajowy jest możliwa od 14 lutego 2026 r. Ministerstwo Finansów przyspieszyło zmiany po problemach z logowaniem Profilem Zaufanym w pierwszych dniach działania systemu. Do KSeF użytkownicy zalogują się m.in. przez aplikację mObywatel. Poznaj szczegóły.

Korzyści 
  • Poznasz nowe metody uwierzytelniania w KSeF, w tym mObywatel, bankowość elektroniczną i e-Dowód.
  • Zrozumiesz, dlaczego Ministerstwo Finansów przyspieszyło zmiany w logowaniu do KSeF.
Czy można anulować fakturę w KSeF? Jak postąpić przy błędnej fakturze

Czy można anulować fakturę w KSeF? Jak postąpić przy błędnej fakturze

Czy można anulować fakturę w KSeF? To jedno z najczęstszych pytań zadawanych przez księgowych i biura rachunkowe po wdrożeniu systemu. Sprawdź, jakie możliwości daje KSeF w przypadku błędnie wystawionego dokumentu i dowiedz się, jak prawidłowo naprawić pomyłkę, aby uniknąć konsekwencji podatkowych.

Korzyści 
  • Sprawdzisz, czy można anulować fakturę w KSeF po nadaniu numeru identyfikującego.
  • Dowiesz się, jak postąpić, gdy wystawiono fakturę na błędnego nabywcę.
  • Upewnisz się, czym jest faktura korygująca w KSeF i kiedy należy ją wystawić.
  • Będziesz wiedzieć, na czym polega korekta „do zera”.
  • Przekonasz się, czy możliwe jest usunięcie faktury z systemu KSeF i jak długo faktury są przechowywane w KSeF.

Zakupy JDG i gospodarstwo rolne a KSeF – czy trzeba je rozgraniczać

Pytanie: Osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą jako JDG, jest czynnym podatnikiem VAT opodatkowana skalą podatkową. Na ten sam NIP podatnik prowadzi gospodarstwo rolne, którego jest właścicielem i także czynnym podatnikiem VAT. Jak  rozgraniczyć zakupy na JDG i zakupy na gospodarstwo w kontekście KSeF. Podatnik ma obowiązek wejścia do systemu od 1 kwietnia 2026 r. 
Korzyści 

Dowiesz się, czy trzeba rozdzielać zakupy między JDG a gospodarstwo rolne.

Upewnisz się, czy KSeF od 1 kwietnia 2026 r. zmienia zasady rozliczeń.

Rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur – komentarz do zmian wchodzących w życie 13 lutego 2026 r.

Zmianę wprowadza rozporządzenie z dnia 13 lutego 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U.2026.169). Jej celem jest zmiana przepisów w zakresie daty rozpoczęcia uwierzytelniania podmiotów korzystających z KSeF przy użyciu środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej.

Certyfikat KSeF na NIP spółki – jakie certyfikaty wybrać, aby nie ujawniać danych pracowników?

Certyfikat KSeF na NIP spółki – jakie certyfikaty wybrać, aby nie ujawniać danych pracowników?

Certyfikat KSeF na NIP spółki to rozwiązanie, które pozwala firmie zachować kontrolę nad uprawnieniami i jednocześnie ograniczyć widoczność danych osobowych pracowników w systemie. Sprawdź, jakie typy certyfikatów należy wygenerować, jak działa model podmiotowy oraz na co zwrócić uwagę przy organizacji trybu online i offline w KSeF. Dowiesz się, które rozwiązanie będzie bezpieczne i zgodne z przepisami.

Korzyści 

Z tekstu dowiesz się:

  • czy posiadając kwalifikowaną pieczęć elektroniczną trzeba generować certyfikaty na osoby fizyczne,
  • czym różni się certyfikat KSeF na NIP spółki od certyfikatu przypisanego do pracownika,
  • jakie certyfikaty (typ 1 i typ 2) są potrzebne do trybu online i offline,
  • jak działa anonimowość pracowników w systemie KSeF,
  • jakie są limity aktywnych certyfikatów dla jednego NIP.
Korekta faktury w KSeF – co zrobić, gdy kontrahent zgłosi błąd?

Korekta faktury w KSeF – co zrobić, gdy kontrahent zgłosi błąd?

Korekta faktury w KSeF wymaga zastosowania ściśle określonej procedury – dokumentu nie można edytować ani usunąć po nadaniu numeru systemowego. Sprawdź, jak prawidłowo poprawić błędny NIP, dane nabywcy lub kwoty i dowiedz się, kiedy konieczna jest korekta do zera oraz wystawienie nowej faktury.

Korzyści 

Z tekstu dowiesz się:

  • jak przebiega korekta faktury w KSeF po nadaniu numeru systemowego,
  • kiedy należy wystawić fakturę korygującą „do zera”,
  • jak postąpić przy błędnym numerze NIP nabywcy,
  • jakie są metody prezentacji korekty w strukturze FA(3),
  • jak poprawić błąd w załączniku ustrukturyzowanym,
  • kiedy faktura korygująca jest uznana za otrzymaną.
Faktury zagraniczne w KSeF – kiedy powstaje obowiązek, a kiedy transakcja jest wyłączona?

Faktury zagraniczne w KSeF – kiedy powstaje obowiązek, a kiedy transakcja jest wyłączona?

Faktury zagraniczne w KSeF budzą wiele wątpliwości – zwłaszcza w przypadku sprzedaży do kontrahentów spoza Polski, procedur OSS czy samofakturowania. Sprawdź, kiedy powstaje obowiązek wystawienia faktury w systemie i dowiedz się, które transakcje pozostają poza KSeF.

Korzyści 

Z tekstu dowiesz się:

  • kiedy faktury zagraniczne w KSeF są obowiązkowe,
  • które transakcje są całkowicie wyłączone z systemu,
  • jak postępować przy sprzedaży do kontrahenta zagranicznego,
  • czy zagraniczny podmiot może dobrowolnie korzystać z KSeF,
  • jak wygląda kwestia WDT, eksportu i procedur OSS/IOSS,
  • kiedy samofakturowanie odbywa się poza KSeF.
Rozliczanie delegacji w KSeF – jak zorganizować proces w firmie?

Rozliczanie delegacji w KSeF – jak zorganizować proces w firmie?

Rozliczanie delegacji w KSeF to jedno z większych wyzwań organizacyjnych dla księgowych i przedsiębiorców po wdrożeniu systemu. Zmiana z papierowych dokumentów na ustrukturyzowane faktury wymaga nowych procedur i jasnych zasad współpracy z pracownikami. Sprawdź, jak uporządkować ten proces i dowiedz się, na co zwrócić szczególną uwagę przy ewidencji wydatków z delegacji.

Korzyści 

Z tekstu dowiesz się:

  • jak prawidłowo zidentyfikować nabywcę przy rozliczaniu delegacji w KSeF,
  • w jaki sposób przypisać fakturę do konkretnego pracownika (IDWew, Podmiot3, DodatkowyOpis),
  • jak zorganizować dostęp do faktur zakupowych w firmie,
  • które dokumenty związane z delegacją nie trafiają do KSeF,
  • jak usprawnić współpracę między pracownikiem a działem księgowości w procesie rozliczeń.
Udostępnienie certyfikatu KSeF księgowej – zasady i bezpieczny model współpracy

Udostępnienie certyfikatu KSeF księgowej – zasady i bezpieczny model współpracy

Udostępnienie certyfikatu KSeF księgowej to temat, który budzi wiele wątpliwości wśród przedsiębiorców i biur rachunkowych. Czy można przekazać certyfikat wystawiony na spółkę? A co z certyfikatem osoby fizycznej? Sprawdź, jakie rozwiązania są dopuszczalne i dowiedz się, jak zapewnić księgowej dostęp do faktur w KSeF bez ryzyka naruszenia zasad bezpieczeństwa.

Korzyści 

Z tekstu dowiesz się:

  • czy udostępnienie certyfikatu KSeF księgowej jest zgodne z zasadami systemu,
  • czym różni się certyfikat podmiotowy od certyfikatu osoby fizycznej,
  • kiedy przekazanie certyfikatu jest dopuszczalne, a kiedy niedozwolone,
  • jak nadać księgowej uprawnienia do dostępu do faktur w KSeF,
  • jaki model współpracy z biurem rachunkowym jest najbezpieczniejszy dla firmy.
ZAW-FA (3) – nowy formularz do KSeF 2026

ZAW-FA (3) – nowy formularz do nadania lub odebrania uprawnień do KSeF

W e-Urzędzie Skarbowym został udostępniony nowy formularz zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur ZAW-FA (3). Zawiadomienie to jest udostępnione w formie interaktywnego, intuicyjnego formularza. Dowiedz się więcej na ten temat.

Korzyści 
  • Sprawdzisz, kto może złożyć zawiadomienie na formularzu ZAW-FA (3)
  • Dowiesz się, jak znaleźć ten formularz interaktywny w e-Urzędzie Skarbowym.
  • 11 lutego 2026 r.
  • VAT
KSeF a kontrole podatkowe – dostęp fiskusa do danych

KSeF a kontrole podatkowe – czy organy podatkowe wiedzą teraz wszystko?

KSeF a kontrole podatkowe to temat, który budzi coraz więcej pytań wśród podatników i księgowych wraz z wejściem w życie obowiązkiem stosowania Krajowego Systemu e-Faktur. Centralny dostęp organów podatkowych do faktur ustrukturyzowanych w czasie niemal rzeczywistym rodzi wątpliwości, czy fiskus zyskuje pełną wiedzę o obrocie gospodarczym oraz jak zmienia się charakter czynności sprawdzających, kontroli podatkowych i sporów z organami. Sprawdź, jakie dane są dostępne w KSeF, czy wpływa to na zakres uprawnień kontrolnych oraz jakie konsekwencje te zmiany niosą dla podatników.

Korzyści 
  • Dowiesz się, czym jest Krajowy System e-Faktur i jakie informacje o fakturach trafiają do organów podatkowych,
  • Będziesz wiedzieć, jak zmienia się zakres danych dostępnych dla organów podatkowych, czy organy podatkowe zyskują nowe uprawnienia, czy jedynie lepszy dostęp do danych,
  • Zrozumiesz, jak dostęp do danych KSeF może zmienić charakter sporów podatkowych i odpowiedzialność dowodową podatników.
Porównanie trybów wystawiania faktur ustrukturyzowanych w systemie

Porównanie trybów wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF – online, offline24 i tryb awaryjny

Porównanie trybów wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF to praktyczna ściąga dla księgowych i przedsiębiorców. Zestawiamy tryb online, offline24, tryb niedostępności KSeF oraz tryb awaryjny, wskazując różnice w zakresie daty wystawienia faktury, terminu przesłania do KSeF, sposobu udostępnienia dokumentu nabywcy oraz obowiązku stosowania kodu QR. Dzięki temu szybko sprawdzisz, jakie zasady obowiązują w konkretnej sytuacji.

Korzyści 

Z e-booka dowiesz się: 

  • czym różni się tryb online, offline24, tryb niedostępności KSeF i tryb awaryjny, 
  • jaka jest data wystawienia faktury w każdym trybie, 
  • w jakim terminie należy przesłać fakturę do KSeF, 
  • kiedy faktura nie jest w ogóle przesyłana do KSeF, 
  • jak ustalić datę otrzymania faktury przez nabywcę, 
  • kiedy obowiązkowe jest oznaczenie faktury kodem QR i ile kodów należy zastosować, 
  • jakie są podstawy prawne dla poszczególnych trybów wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.