Co musisz zrobić do 31 stycznia i na początku lutego 2026? Gotowa ściągawka dla księgowych

Płatnicy rozliczający podatek dochodowy od osób fizycznych, w terminie do 2 lutego 2026 r. (poniedziałek) powinni przekazać do właściwego urzędu skarbowego:

• PIT-11 – informację o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy za 2025 rok,
• PIT-4R – roczną deklarację o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy za 2025 rok,
• PIT-8C – informację o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych za 2025 rok,
• PIT-8AR – roczną deklarację o zryczałtowanym podatku dochodowym za 2025 rok,
• PIT-R – informację o wypłaconych podatnikowi kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich za 2025 rok,
• PIT-40A/11A – roczne obliczenie podatku przez organ rentowy/informację o dochodach uzyskanych od organu rentowego za 2025 rok.

Początek lutego br. to także termin na dopełnienie niektórych obowiązków związanych z  rozliczeniami na gruncie przepisów o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT). Mianowicie 2 lutego 2026 r. upływa termin na złożenie:

• CIT-6AR – deklaracji o wysokości podatku dochodowego od dochodów z tytułu udziału w zyskach osób prawnych za 2025 rok, składanej przez spółkę przejmującą przy połączeniu lub podziale spółek kapitałowych,
• CIT-6R – deklaracji o wysokości pobranego zryczałtowanego podatku dochodowego od  dywidend oraz innych przychodów z tytułu udziału w zyskach osób prawnych, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o CIT, wypłaconych za 2025 rok  podatnikom mającym siedzibę lub zarząd na terytorium Polski,
• CIT-9R – deklaracji o wysokości przychodu za wywóz ładunków i pasażerów przyjętych do przewozu w porcie polskim, uzyskanego przez zagraniczne przedsiębiorstwo żeglugi handlowej od zagranicznych zleceniodawców za 2025 rok,
• CIT-10Z – deklaracji o wysokości pobranego przez płatnika zryczałtowanego podatku dochodowego od osób prawnych, od dochodów (przychodów) osiągniętych przez podmioty zagraniczne za 2025 rok (dotyczy m.in. należności z tytułu odsetek, praw autorskich lub praw pokrewnych, działalności widowiskowej, rozrywkowej lub sportowej, świadczeń doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych oraz niektórych zysków kapitałowych),
• CIT-11R – deklaracji o wysokości podatku dochodowego od dochodów z dywidend oraz innych przychodów z tytułu udziału w zyskach osób prawnych, wydatkowanych na inne cele niż  wymienione w oświadczeniu CIT-5 lub w deklaracji CIT-6AR,
• ZAW-RD – zawiadomienia o wyborze na cztery kolejno następujące po sobie lata podatkowe (tj. lata 2026 - 2029)  opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek (tzw. estońskim CIT)  przez podatników prowadzących działalność w formie spółki z o.o., spółki akcyjnej, prostej spółki akcyjnej, spółki komandytowej lub spółki komandytowo-akcyjnej,
• WH-OSC – oświadczenia następczego przez płatnika podatku u źródła (tzw. WHT),  który w trakcie roku złożył oświadczenie pierwotne, jeżeli w 2025 roku dokonywał dalszych wypłat na rzecz tego samego podmiotu bez pobrania podatku lub przy zastosowaniu stawki niższej niż podstawowa.

W świetle przepisów, początek roku jest ważny także dla niektórych podatników podatku nieruchomości. Jak bowiem wynika z art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych, ww. podmioty mają m.in. obowiązek składać, w terminie do 31 stycznia, organowi podatkowemu (wójtowi, burmistrzowi, prezydentowi miasta) właściwemu ze względu na miejsce położenia przedmiotów opodatkowania – deklaracje na podatek od nieruchomości na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru (DN-1). 

Załącznikami do wspomnianej deklaracji są ZDN-1 („Dane o przedmiotach opodatkowania podlegających opodatkowaniu”) oraz ZDN-2 („Dane o przedmiotach opodatkowania zwolnionych z opodatkowania”).

Na podmiotach tych ciąży również powinność wpłacania obliczonego w deklaracji podatku –  na rachunek właściwej gminy – w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego.  Zasadą jest, że wpłat tych dokonuje się w terminie do dnia 15. każdego miesiąca. Wyjątek stanowi podatek za styczeń danego roku, który uiszczany jest do 31 stycznia (art. 6 ust. 9 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych).  Nie należy jednak dzielić płatności na raty, jeśli roczna kwota podatku nie przekracza 100 zł. W takiej sytuacji cały podatek od nieruchomości należy uiścić jednorazowo, w terminie płatności pierwszej raty.

Do 31 stycznia  br. osoby prawne (np. spółki z o.o. spółki akcyjne), jednostki organizacyjne oraz spółki niemające osobowości prawnej, będące podatnikami tego podatku, muszą: 

·  przekazać organowi podatkowemu  DN-1 – deklarację na podatek od nieruchomości na 2026 rok, oraz 

·  wpłacić podatek od nieruchomości za styczeń 2026 roku.

Jeśli chodzi o rozliczenia związane z ubezpieczeniami społecznymi, to należy zaznaczyć, że tylko do 31 stycznia danego roku jest czas na przekazanie przez niektórych płatników do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych informacji o danych (za poprzedni rok kalendarzowy) do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe – ZUS IWA. Wskazuje na to treść art. 31 ust. 6 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Wspomniany obowiązek – w odniesieniu do tego rodzaju informacji za 2025 rok – spoczywa na płatnikach składek, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja (tj. 2025 roku) i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku (tj. 2026 roku),
• w roku, za który składana jest informacja (tj. 2025 roku), zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,
• na 31 grudnia roku, za który jest składana informacja (tj. 2025 roku) byli wpisani do rejestru podmiotów gospodarki narodowej REGON.

W zgłoszeniu tym, oprócz danych identyfikacyjnych płatnika składek i jego adresu, podaje się także m.in. informacje dotyczące rodzaju działalności według PKD, liczby ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego oraz liczby zatrudnionych w warunkach zagrożenia. To samo dotyczy liczby poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, liczby poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich oraz liczby zatrudnionych w warunkach zagrożenia.

Dane wykazane w ZUS IWA posłużą do ustalenia indywidualnej wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe na kolejny rok składkowy, trwający od 1 kwietnia 2026 r. do 31 marca 2027 r.

Coraz mniej czasu mają także przedsiębiorcy zainteresowani przystąpieniem do tzw. Małego ZUS Plus. Przy czym od  1 stycznia 2026 r. osoby, które prowadzą pozarolniczą działalność gospodarczą, mogą  skorzystać z tej  ulgi według nowych zasad. Obecnie polega ona na tym, że w każdym okresie 60 miesięcy kalendarzowych  (tj. 5 lat) prowadzenia tej działalności, przedsiębiorca  może płacić niższe  składki na ubezpieczenia społeczne przez 36 miesięcy kalendarzowych (tj. 3 lata) – niezależnie od tego, czy  wcześniej korzystał  ze wspomnianej ulgi.

Coraz mniej czasu mają także przedsiębiorcy zainteresowani przystąpieniem do tzw. Małego ZUS Plus. Przy czym od  1 stycznia 2026 r. osoby, które prowadzą pozarolniczą działalność gospodarczą, mogą  skorzystać z tej  ulgi według nowych zasad. Obecnie polega ona na tym, że w każdym okresie 60 miesięcy kalendarzowych  (tj. 5 lat) prowadzenia tej działalności, przedsiębiorca  może płacić niższe  składki na ubezpieczenia społeczne przez 36 miesięcy kalendarzowych (tj. 3 lata) – niezależnie od tego, czy  wcześniej korzystał  ze wspomnianej ulgi.

Ulga przysługuje  przedsiębiorcom, którzy m.in.:

• osiągnęli w poprzednim roku kalendarzowym przychód z działalności nie wyższy niż 120.000 zł (w razie krótszego prowadzenia tej działalności. limit przychodu liczy się  proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia firmy),
• prowadzili działalność gospodarczą w poprzednim roku przez co najmniej 60 dni.

Według  informacji  ZUS, obowiązującym  terminem na przekazanie dokumentów zgłoszeniowych jest okres do 31 stycznia danego roku bądź okres 7 dni od momentu rozpoczęcia lub wznowienia działalności po 24 stycznia albo w innym miesiącu.

31 stycznia br. mija  termin na poinformowanie pracowników o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego. Wynika on z przepisów ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (ustawa o ZFŚS). W świetle art. 3 ust. 3 wspomnianej ustawy, pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – nie mają obowiązku tworzenia ZFŚS ani wypłaty świadczenia urlopowego. Mogą natomiast przystąpić do tego funduszu (względnie wypłacać wspomniane świadczenie) dobrowolnie.

Do 31 stycznia 2026 r. jest również czas na poinformowanie Polskiego Funduszu Rozwoju (PFR) o tzw. poziomie partycypacji w Pracowniczych Planach Emerytalnych (PPE). Poziom ten jest istotny pod kątem kontynuacji zwolnienia pracodawcy od obowiązku prowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK). Jest ono możliwe, jeśli dany podmiot prowadzi PPE, pod warunkiem, że należy do nich co najmniej 25% załogi. Dodatkowym wymogiem jest naliczanie i odprowadzanie składek podstawowych do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia.

W celu weryfikacji wskazanych wcześniej wymogów, ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych planach emerytalnych (ustawa o PPE) nałożyła na pracodawców obowiązki informacyjne w tym zakresie. Polegają one na złożeniu oświadczenia o liczbie pracowników i uczestników PPE zatrudnionych u danego pracodawcy, według stanu na dzień 1 stycznia i na dzień 1 lipca w danym roku kalendarzowym. Podmiot ten musi zatem co pół roku sprawdzać, czy nadal przysługuje mu zwolnienie z obowiązku prowadzenia PPK. W myśl art. 23a powołanej ustawy, oświadczenia, o których mowa, należy przekazywać (w postaci elektronicznej albo w formie papierowej) dwukrotnie w danym  roku kalendarzowym, tj. odpowiednio do 31 stycznia i 31 lipca.

Koniec stycznia  wyznacza ważne terminy informacyjne, istotne z  punktu widzenia  przedsiębiorców i księgowych. Jednak ze względu na to, że 31 stycznia 2026 r. przypada w sobotę, niektóre z nich  (np. do złożenia w urzędzie skarbowym informacji PIT-11 za 2025 rok)  zgodnie z art. 12. § 5  Ordynacji podatkowej ulegną przesunięciu na 2 lutego br.