Pytanie: Czy należy naliczać składki ZUS i podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłacanego pracownikowi ryczałtu samochodowego za użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych?

Odpowiedź:

Ryczałt pieniężny przyznany pracownikowi za wykorzystywanie przez niego jego prywatnego samochodu dla potrzeb wykonywania zadań służbowych stanowi, co do zasady przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu niezależnie od wysokości, w jakiej jest wypłacany. Ryczałt zwolniony jest za to z oskładkowania, o ile jego wysokość nie przekracza wartości określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

1. Umowa o używanie pojazdu do celów służbowych

W praktyce nierzadko mamy do czynienia z sytuacjami, kiedy samochód będący własnością pracownika jest używany do celów służbowych, na podstawie umowy cywilnoprawnej (tzw. umowa o używanie pojazdu do celów służbowych). Na mocy takiej umowy następuje zwrot zatrudnionej osobie kosztów używania własnego pojazdu przy wykonywaniu swych służbowych obowiązków.

2. Zwrot kosztów

Zwrot wspomnianych kosztów może następować w dwojaki sposób:

w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub
na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu (w oparciu o tzw. kilometrówkę).

Ad.1) Miesięczny ryczałt obliczany jest, jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Maksymalne limity kilometrów w jazdach lokalnych określają przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 z późn. zm., dalej rozporządzenie Ministra Infrastruktury).

I tak, w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, limit kilometrów wynosi:

300 km - do 100 tys. mieszkańców,
500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Natomiast stawka za 1 km przebiegu nie powinna przekraczać dla samochodu osobowego:

pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Biorąc powyższe pod uwagę, miesięczne kwoty omawianego ryczałtu pieniężnego kształtują się następująco:

Limit kilometrów	Kwota ryczałtu pieniężnego
Limit kilometrów	pojemność silnika do 900 cm³	pojemność silnika powyżej 900 cm³
300 km	156,42 zł	250,74 zł
500 km	260,70 zł	417,90 zł
700 km	364,98 zł	585,06 zł

Warunkiem wypłacenia pracownikowi w danym miesiącu omawianego ryczałtu jest złożenie przez niego pisemnego oświadczenia, które powinno:

zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny),
określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności,
określać ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Pamiętajmy, że ryczałt zmniejsza się o 1/22 za każdy dzień nieobecności w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej, co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Przy czym słusznym wydaje się założenie, że obniżenie ryczałtu ma zastosowanie wyłącznie do dni roboczych pracownika. W sytuacji, kiedy dany dzień nie jest dla pracownika dniem pracy wynikającym z przyjętego u pracodawcy rozkładu czasu pracy, wówczas ryczałtu za ten dzień nie powinniśmy obniżać.

Niezasadne byłoby wszakże pomniejszanie wartości omawianego ryczałtu o nieobecność pracownika w pracy w dniu, który i tak jest dla niego zgodnie z harmonogramem czasu pracy dniem wolnym od pracy.

Jeżeli zwrot kosztów, o których mowa wyżej, następuje w formie stałego miesięcznego ryczałtu, nie ma obowiązku dokumentowania przebiegu pojazdu w ewidencji przebiegu pojazdu.

Ad.2) Pracodawca może również rozliczać wydatki korzystania z prywatnego auta do celów służbowych na podstawie tzw. kilometrówki, czyli faktycznego przebiegu pojazdu, stwierdzonego w ewidencji przebiegu pojazdu.

Zwrot kosztów używania pojazdu do celów służbowych w oparciu o tzw. kilometrówkę następuje w kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu samochodu pracownika w celach służbowych oraz stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu określonej w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury.

Dla celów podatkowych zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów prywatnych dla celów służbowych (zarówno w formie ryczałtu, jak i na podstawie kilometrówki), stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Podatku nie nalicza się tylko wtedy, gdy obowiązek ponoszenia takich kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw (o ile do rozliczeń zostaną zastosowane limity i stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury).

3. Składki na ZUS od kilometrowi oraz ryczałtu pieniężnego

Kilometrówka oraz ryczałt pieniężny za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS (pod warunkiem stosowania limitów przewidzianych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury).

-rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.),
- art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.),
- § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Tekst opublikowany:

3 listopada 2010 r.